¿Qué tienen en común la planificación de recursos empresariales (ERP) y la aviación?
Como saben muchos de vosotros con los que he trabajado, soy piloto privado con habilitación de vuelo por instrumentos en vigor. Suelo mencionar este dato cuando me presento, con la esperanza de conocer a otros pilotos con los que pueda compartir interminables horas de historias de hangar. Además, eso también me da una idea de cómo es esa persona.
Ser un buen piloto significa mucho más que limitarse a desarrollar las habilidades necesarias para pilotar un avión. Significa adherirse y adoptar una cultura, unos procesos y unos procedimientos que rigen la forma en que uno se prepara para cada vuelo, lo lleva a cabo y aprende de él. A lo largo de los años, a menudo he recurrido a la disciplina que exige la aviación y la he aplicado al trabajo que realizo en el ámbito de los sistemas ERP.
La inspiración para esta entrada me vino de una experiencia reciente. Un amigo y yo sacamos a volar nuestro humilde avión Piper Warrior por primera vez desde que instalamos un nuevo paquete de aviónica de 20.000 dólares. El Garmin GTN650 combina funciones de GPS, COM y NAV con potentes capacidades de pantalla multifunción; esto pondría a nuestro pajarito a la altura de los estándares del siglo XXI, permitiéndonos realizar cualquier aproximación por GPS, recibir alertas de tráfico en tiempo real y consultar información meteorológica casi en tiempo real. ¡Guau!
Los vídeos del Garmin GTN650 en YouTube, que otros pilotos han publicado en Internet, suelen estar grabados desde la cabina de un lujoso jet ejecutivo, ¡y sin embargo tendremos las mismas prestaciones en nuestro pajarito! Déjame retroceder un poco. Hubo mucho trabajo detrás de ese primer vuelo. Una semana antes, instalé el software del simulador para la nueva unidad en mi ordenador. Tenía un vuelo comercial a Los Ángeles (LAX), así que aproveché esas seis horas de «confinamiento forzoso» para leer el manual (sí, me leí las 550 páginas enteras) y luego aplicar lo que iba aprendiendo a diversos escenarios que configuré en el simulador. Mientras volábamos en el mundo real a 35 000 pies, yo practicaba aproximaciones en el mundo virtual desde mi aeropuerto de origen.
Preparación y simulación
¿Y qué tiene que ver la aviación con los sistemas ERP y tu negocio? Al igual que el software ERP, el GTN650 tiene millones de líneas de código. De hecho, el coste del hardware es solo una pequeña fracción del valor real que encierra esa pequeña caja situada en el panel de nuestro avión Piper. El software que hay dentro de la caja es el verdadero «ingrediente secreto» que convirtió a un par de hombres adultos en niños emocionados durante ese vuelo inaugural. Creo que nunca había dicho «esto es genial» tantas veces en tan poco tiempo.
A diferencia de los niños pequeños con un juguete nuevo, no nos subimos al avión sin más esperando aprender sobre la marcha mientras realizábamos las aproximaciones. Ese primer vuelo duró tres horas, pero cada uno de nosotros había dedicado previamente varias horas a leer el manual y luego varias horas más a practicar con el simulador. Ah, y ese primer vuelo se realizó en condiciones de visibilidad impecables y acompañado de otro piloto. Antes de volar en solitario por primera vez con un plan de vuelo IFR (Reglas de Vuelo por Instrumentos) utilizando nuestra aviónica actualizada, dedicaré más tiempo de calidad al manual y al simulador y realizaré vuelos visuales adicionales. La interacción con este sistema crítico tiene que ser rápida y salir de forma natural.
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El ERP es tu sistema empresarial clave. También requiere preparación y simulación.
Ya sea para prepararse para la puesta en marcha, implementar un nuevo proceso o procedimiento, o migrar a una nueva versión, las empresas bien gestionadas dedican el tiempo necesario para que los usuarios se preparen para el cambio, de modo que su introducción sea lo más fluida posible y los beneficios de la implementación del ERP se materialicen de inmediato. ¿Cómo? En primer lugar, analizamos la naturaleza del cambio. A continuación, formamos a los usuarios en una copia de la base de datos que refleja lo que verán cuando se implemente el cambio. En el ámbito del ERP, a esto lo denomino «prueba piloto»; en aviación se conoce como «simulación».
Una vez que estamos seguros de que los resultados deseados que observamos durante la fase piloto son alcanzables y reproducibles en el entorno de producción, elaboramos un plan por escrito en el que se detallan los pasos necesarios para implementar el cambio. Mmm, si eso suena mucho a una lista de comprobación, ¡es que lo es!
Las listas de comprobación forman parte de la cultura de la aviación y deberían formar parte de la tuya. Ayudan a garantizar que se lleven a cabo los pasos adecuados en el momento oportuno y en el orden correcto. Las utilizo ampliamente en el trabajo con sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) que realizo con mis clientes. Cada una de ellas refleja lo que hemos aprendido durante la fase piloto, de modo que, cuando llega el momento de aplicar el cambio en el entorno de producción, no hay sorpresas, sino solo los resultados que habíamos planificado y esperábamos.
Complejidad y simplicidad
Tras nuestro primer vuelo con el Garmin, me puse a pensar en la complejidad de los algoritmos del dispositivo y en la infinidad de formas en que se puede configurar para adaptarse a las necesidades de cada piloto, aeronave y vuelo. Recordad que este mismo dispositivo se puede encontrar tanto en sofisticados jets ejecutivos como en aviones Piper monomotores como el nuestro. En última instancia, sin embargo, la intención es que la interacción del piloto con el dispositivo sea la mínima necesaria para concluir el vuelo de forma segura, y que esa interacción mínima sea rápida y de carácter repetitivo. En mi caso —y esto es fundamental—, ya que no disponemos de piloto automático. Cualquier tiempo que dedique a interactuar con el GTN650 es tiempo que no dedico a pilotar el avión.
Antes de un vuelo, el piloto carga el plan de vuelo. Durante el vuelo, este se actualiza en función de los cambios indicados por el control de tráfico aéreo. Periódicamente, el piloto supervisa la información de navegación, meteorológica y de tráfico que se muestra en las distintas pantallas disponibles en la interfaz de usuario. Al llegar, el piloto carga y, a continuación, ejecuta la aproximación. Si haces esto suficientes veces, la memoria muscular entra en acción y apenas tienes que mirar la pantalla para realizar un cambio. Al final, toda la complejidad que hay dentro de la caja negra (¡literalmente: algoritmos de GPS que tienen en cuenta la fórmula de dilatación del tiempo de Einstein para garantizar un posicionamiento global preciso!) se reduce a unas pocas pulsaciones rápidas y repetibles que dan como resultado un vuelo seguro.
El ERP funciona más o menos así. Los sistemas ERP están diseñados para ser flexibles y adaptarse a numerosos entornos y requisitos empresariales. Trabajo con clientes que tienen tan solo cinco usuarios y otros que cuentan con 75 usuarios o más. Algunos son empresas multinacionales con instalaciones y usuarios en todo el mundo. Otros son negocios que operan con una sola moneda desde una única ubicación física.
En cualquier caso, todos los parámetros de configuración globales y específicos de cada módulo (entre otros) definen de forma única cómo se comportan cada cliente, proveedor, centro, artículo (y muchos otros elementos del sistema), y esto determina la forma en que los usuarios finales interactúan con el sistema miles de veces al día. Cuando los responsables dedican tiempo y reflexión a la implementación y al funcionamiento continuo, esta enorme complejidad se transforma en unas pocas transacciones sencillas y repetibles que garantizan un servicio al cliente excelente, minimizan los costes operativos y proporcionan a la dirección la información necesaria para ajustar el plan de negocio según sea necesario.
Invertir a largo plazo, invertir en el futuro
A veces, cuando llego a la visita in situ de un cliente, me preguntan: «¿Has venido en avión?». Si el destino está a menos de 150 millas, la respuesta suele ser no. ¿Por qué? Cualquier vuelo conlleva varios pasos que requieren mucho tiempo. Resultado: los desplazamientos de esa distancia tan corta me llevan más tiempo en avión que en coche.
Cuando vuelo, tengo que prepararme para el vuelo consultando el parte meteorológico y presentando un plan de vuelo. Después, todavía tengo que conducir hasta el aeropuerto y realizar la inspección previa al vuelo de la aeronave. Una vez allí, debo asegurar la aeronave y conducir hasta el destino final. Por eso, los viajes cortos no resultan económicos, en términos de tiempo. Sin embargo, los viajes que superan las 150 millas empiezan a tener sentido. Tengo familia en Winston-Salem, Carolina del Norte. Desde donde vivo, cerca de Washington D. C., ese viaje dura casi siete horas en coche. En avión, son entre cinco y seis horas —ida y vuelta—, lo que permite hacer una escapada de un día.
Con la selección de un ERP, también estamos realizando una inversión que requiere planificación y preparación previas. Presupuesta la adquisición de tu ERP en consecuencia. Al igual que en la aviación, incluso tras la inversión inicial, hay un mantenimiento y una formación continuos, pero lo hacemos para preparar nuestra empresa para el largo camino que tenemos por delante y para mantener todo en el rumbo correcto a lo largo del trayecto. Se trata de un esfuerzo con una visión que va más allá, no solo de la próxima semana, mes o año. Las empresas que implementan y gestionan con éxito un ERP lo hacen con una visión de lo que llegarán a ser y consideran el ERP como parte del plan que les permitirá hacer realidad esa visión.
El cambio es algo que los pilotos aprenden a gestionar con cuidado. El cambio conlleva riesgos y costes. Aunque a la mayoría de los pilotos les gusta el reto que supone pilotar una nueva aeronave, la experiencia suele ser un fin en sí misma. Después, volvemos a nuestro avión de siempre; aquel en el que podemos bajar los flaps, ajustar el trim y encender las luces de aterrizaje con los ojos cerrados. La familiaridad fomenta la seguridad y la protección.
Luego está la cuestión del coste. Para pilotar un avión nuevo hay que estudiar sus sistemas, realizar una o varias pruebas de vuelo con un instructor, a menudo un examen escrito, y acumular horas de vuelo para sentirse realmente cómodo con la aeronave.
Hay otras cosas que tampoco nos apetece cambiar. Una de ellas es nuestro mecánico.
Por ley, una aeronave debe someterse a una inspección anual para mantener su aptitud para el vuelo. Las nuestras han oscilado entre los 3.500 y los 15.000 dólares. Si cambias de mecánico, es probable que la primera inspección anual con el nuevo te resulte más cara. ¿Por qué? El mecánico es quien da el visto bueno a la inspección; él es el responsable. Cuando cambias de mecánico, las primeras inspecciones anuales se realizan con un mayor nivel de rigor para asegurarse de que los trabajos necesarios que se realizaron en el pasado se llevaron a cabo —y se hicieron correctamente—.
La implantación de un sistema ERP es una tarea que conviene abordar con una visión a largo plazo. Estos sistemas constituyen la plataforma sobre la que funcionará la empresa durante los próximos años. Están arraigados en prácticamente todos los ámbitos de la empresa, su uso se convierte en algo natural para los usuarios y están integrados con otros sistemas. A menudo les digo a los miembros del equipo de implantación: preparáos para jubilaros con el sistema que estáis implantando.
La eficacia a largo plazo de un sistema ERP también está directamente relacionada con el mantenimiento: cómo se mantiene y quién se encarga de ello.
La inspección anual de aviación es un requisito legal, pero se trata de un estándar mínimo. En el ámbito empresarial, ni siquiera existe un estándar mínimo. Puedo decirte por experiencia que aquellas empresas que destinan a un empleado a su sistema ERP (el gestor interno del programa ERP) y aquellas que establecen una relación a largo plazo con un consultor externo son las que sacan el máximo partido a su inversión en ERP. El recurso interno conoce a la perfección cómo la empresa aprovecha el software, cómo está cambiando el negocio y cuáles son las necesidades de cara al futuro. El recurso externo aporta la perspectiva que le da la experiencia con una amplia gama de clientes, así como el conocimiento de cómo el conjunto de características y la funcionalidad del software están creciendo y cambiando para satisfacer esas necesidades futuras.
Relacionemos esto con la aviación: pensemos en la utilidad que nos aporta nuestro humilde y pequeño Piper Warrior, fabricado en 1979. Un avión monomotor de pistón nuevo, de cuatro plazas (o asientos), cuesta 10 veces más que nuestro Warrior… de verdad. Nuestros costes de mantenimiento son más bajos y, con unas cuantas mejoras, seguirá siendo seguro y fiable durante muchos años. La relación con un avión se parece un poco a un matrimonio: uno se compromete a ello sin un plazo determinado. Deberías hacer lo mismo con tu sistema ERP.
Hay una diferencia importante entre los sistemas ERP y la aviación. Aunque podamos actualizar la aviónica, introducir mejoras en el motor y realizar modificaciones para aumentar la velocidad, nuestro pequeño Piper siempre será un avión de cuatro plazas que vuela «bajo y lento». No se puede decir lo mismo de los sistemas ERP. Muchas pequeñas empresas implantan un sistema ERP para establecer la plataforma operativa desde la que el negocio crecerá a largo plazo.
La complejidad y la envergadura de la implantación de su ERP pueden crecer al ritmo de las necesidades de su empresa.
Conclusión
Cuando llevo a alguien a volar, a menudo pienso en la enorme responsabilidad que eso supone. Soy el único responsable de su seguridad; su vida está en mis manos. No es como si pudiéramos simplemente apartarnos a un lado y parar si decide que quiere bajarse.
Siento la misma responsabilidad cuando trabajo en el sistema ERP de un cliente. Hay ocasiones en las que la naturaleza de lo que hacemos implica que el corazón —el sistema nervioso central— de su negocio queda bajo mi cuidado. Tanto en la aviación como en los sistemas ERP, hay mucho en juego, la inversión es considerable y la formación y el mantenimiento continuos son fundamentales para el éxito. Las recompensas a lo largo de la vida de la empresa son significativas. Para ayudar a mejorar la forma en que tanto yo como los empresarios abordamos el ERP, recomiendo aprovechar las lecciones aprendidas de otras iniciativas con perfiles similares de alto riesgo y alta recompensa.
Para mí, eso es volar hacia el azul infinito del cielo.
¿Sabías que la primera vez que un piloto de línea aérea aterriza un nuevo modelo de avión lo hace con pasajeros a bordo? ¡Los simuladores son así de buenos!
