Qu'ont en commun les progiciels de gestion intégrée (ERP) et l'aviation ?
Comme le savent bon nombre d'entre vous avec qui j'ai travaillé, je suis pilote privé titulaire d'une qualification de vol aux instruments. Je mentionne souvent cette information lorsque je me présente, dans l'espoir de rencontrer d'autres pilotes avec qui je pourrai partager des heures et des heures d'anecdotes de hangar. Et cela m'en dit aussi long sur la personne en question.
Être un bon pilote ne se résume pas simplement à acquérir les compétences nécessaires pour piloter un avion. Cela implique d’adhérer pleinement à une culture, à des processus et à des procédures qui régissent la manière dont on se prépare à chaque vol, dont on le mène à bien et dont on en tire les enseignements. Au fil des années, je me suis souvent inspiré de la discipline qu’exige l’aviation pour l’appliquer à mon travail dans le domaine des progiciels de gestion intégrée (ERP).
C'est une expérience récente qui m'a inspiré cet article. Un ami et moi avons fait voler notre modeste Piper Warrior pour la première fois depuis l'installation d'un nouveau pack avionique à 20 000 dollars. Le Garmin GTN650 combine les fonctions GPS, COM et NAV avec de puissantes capacités d'affichage multifonction ; il allait permettre à notre petit avion de répondre aux normes du XXIe siècle, nous permettant ainsi d'effectuer n'importe quelle approche GPS, de recevoir des alertes de trafic en temps réel et de consulter des informations météorologiques en temps quasi réel. Waouh !
Les vidéos YouTube consacrées au Garmin GTN650, mises en ligne par d’autres pilotes, sont souvent filmées depuis le poste de pilotage d’un jet d’affaires haut de gamme, et pourtant, nous disposerons des mêmes fonctionnalités dans notre petit avion ! Mais revenons un peu en arrière. Ce premier vol a nécessité beaucoup de préparation . Une semaine plus tôt, j’avais installé le logiciel de simulation de ce nouvel appareil sur mon PC. J’avais un vol commercial à destination de Los Angeles (LAX) et j’ai donc profité de ces six heures de « captivité forcée » pour lire le manuel (oui, j’ai lu l’intégralité de ce manuel de 550 pages), puis pour mettre en pratique ce que j’apprenais dans divers scénarios que j’avais configurés dans le simulateur. Alors que nous volions en croisière dans le monde réel à 35 000 pieds, je m’entraînais à effectuer des approches dans le monde virtuel, depuis mon aéroport d’attache.
Préparation et simulation
Mais quel est donc le rapport entre l’aviation, les progiciels ERP et votre entreprise ? À l’instar d’un progiciel ERP, le GTN650 contient des millions de lignes de code. En réalité, le coût du matériel ne représente qu’une infime fraction de la valeur réelle de ce petit boîtier installé sur le tableau de bord de notre Piper. C’est le logiciel qu’il renferme qui constitue la véritable « recette secrète » qui a transformé deux hommes d’âge mûr en petits garçons surexcités lors de ce vol inaugural. Je ne pense pas avoir jamais dit « c'est trop cool » autant de fois en si peu de temps.
Contrairement à des enfants qui reçoivent un nouveau jouet, nous ne nous sommes pas contentés de monter dans l’avion en espérant comprendre le fonctionnement au fur et à mesure de nos approches. Ce premier vol a duré trois heures, mais chacun d’entre nous avait auparavant passé plusieurs heures à lire le manuel, puis plusieurs autres heures à s’entraîner sur le simulateur. Oh, et ce premier vol s’est déroulé dans des conditions de visibilité parfaites, en compagnie d’un autre pilote. Avant de voler en solo pour la première fois selon un plan de vol IFR (règles de vol aux instruments) en utilisant notre avionique modernisée, je vais passer davantage de temps sur le manuel et le simulateur, et effectuer des vols à vue supplémentaires. L’utilisation de ce système critique doit être rapide et devenir un réflexe.
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L'ERP est votre système métier essentiel. Sa mise en place nécessite également une préparation et des simulations.
Qu'il s'agisse de préparer une mise en production, de mettre en œuvre un nouveau processus ou une nouvelle procédure, ou encore de migrer vers une nouvelle version, les entreprises bien gérées consacrent le temps nécessaire à la préparation des utilisateurs au changement, afin que sa mise en place se fasse de la manière la plus fluide possible et que les avantages de la mise en œuvre d'un ERP soient immédiatement perceptibles. Comment ? Tout d'abord, nous analysons la nature du changement. Ensuite, nous formons les utilisateurs sur une copie de la base de données qui reflète ce qu'ils verront une fois le changement mis en œuvre. Dans le domaine de l’ERP, j’appelle cela un « pilotage » ; dans l’aviation, on parle de « simulation ».
Une fois que nous sommes convaincus que les résultats escomptés, observés lors de la phase pilote, sont réalisables et reproductibles dans l'environnement de production, nous finalisons un plan écrit qui répertorie les étapes nécessaires à la mise en œuvre du changement. Hum, si cela ressemble beaucoup à une liste de contrôle, c'est bien le cas !
Les listes de contrôle font partie intégrante de la culture aéronautique et devraient également faire partie de la vôtre. Elles permettent de s'assurer que les étapes appropriées sont exécutées au bon moment et dans le bon ordre. Je les utilise très fréquemment dans le cadre des projets ERP que je mène avec mes clients. Chacune d'entre elles reflète les enseignements tirés lors de la phase pilote, de sorte que, lorsque vient le moment de mettre en œuvre le changement dans l'environnement de production, il n'y a pas de surprises, mais uniquement les résultats que nous avions prévus et auxquels nous nous attendions.
Complexité et simplicité
Après notre premier vol avec le Garmin, je me suis mis à réfléchir à la complexité des algorithmes de cet appareil et aux innombrables façons dont il peut être configuré pour répondre aux besoins de chaque pilote, de chaque avion et de chaque vol. N’oublions pas que ce même appareil équipe aussi bien des jets d’affaires sophistiqués que des Piper monomoteurs comme le nôtre. En fin de compte, cependant, l’objectif est que l’interaction du pilote avec l’appareil soit réduite au strict minimum nécessaire pour mener le vol à bon terme en toute sécurité, et que cette interaction minimale soit rapide et de nature répétitive. Dans mon cas — et c’est essentiel —, nous ne disposons pas de pilote automatique. Tout le temps que je passe à interagir avec le GTN650 est du temps que je ne consacre pas au pilotage de l’avion.
Avant un vol, le pilote charge le plan de vol. Pendant le vol, celui-ci est mis à jour en fonction des modifications dictées par le contrôle aérien. Périodiquement, le pilote surveille les informations de navigation, météorologiques et de trafic affichées sur les différents écrans disponibles dans l’interface utilisateur. À l’arrivée, le pilote charge puis exécute l’approche. Si l’on répète cette opération suffisamment de fois, la mémoire musculaire prend le relais, et l’on n’a pratiquement plus besoin de regarder l’écran pour effectuer une modification. Au final, toute la complexité contenue dans la « boîte noire » (au sens propre : des algorithmes GPS qui tiennent compte de la formule de dilatation du temps d’Einstein pour garantir un positionnement global précis !) se résume à quelques frappes rapides et reproductibles qui garantissent un vol en toute sécurité.
C'est exactement le cas des progiciels de gestion intégrée (ERP). Ces systèmes sont conçus pour être flexibles et s'adapter à de nombreux environnements et besoins professionnels. Je travaille avec des clients qui comptent aussi peu que cinq utilisateurs, et d'autres qui en comptent 75 ou plus. Certains sont des multinationales disposant d'installations et d'utilisateurs partout dans le monde. D'autres sont des entreprises opérant dans une seule devise et depuis un seul site physique.
Quoi qu’il en soit, l’ensemble des paramètres de configuration globaux et spécifiques à chaque module (entre autres) définissent de manière unique le comportement de chaque client, fournisseur, site, article (et de nombreux autres éléments du système), ce qui détermine la manière dont les utilisateurs finaux interagissent avec le système des milliers de fois par jour. Lorsque les responsables consacrent le temps et la réflexion nécessaires à la mise en œuvre et à l’exploitation continue du système, cette immense complexité se transforme en quelques transactions simples et reproductibles qui garantissent un excellent service client, minimisent les coûts d’exploitation et fournissent à la direction les informations dont elle a besoin pour ajuster le plan d’affaires si nécessaire.
Investir sur le long terme, investir pour l'avenir
Il m’arrive parfois, lorsque je me rends chez un client, qu’on me demande : « Vous avez pris l’avion pour venir ? » Si la destination se trouve à moins de 150 miles, la réponse est souvent « non ». Pourquoi ? Parce que tout voyage en avion implique plusieurs étapes qui prennent du temps. Résultat : pour des trajets aussi courts, il me faut en réalité plus de temps en avion qu’en voiture.
Lorsque je prends l’avion, je dois me préparer au vol en consultant les prévisions météorologiques et en déposant un plan de vol. Ensuite, je dois encore me rendre en voiture à l’aéroport et effectuer les vérifications prévol de l’appareil. Une fois arrivé, je dois immobiliser l’appareil en toute sécurité et me rendre en voiture à ma destination finale. Ainsi, les trajets courts ne sont pas rentables en termes de temps. En revanche, les trajets de plus de 150 miles commencent à être intéressants. J'ai de la famille à Winston-Salem, en Caroline du Nord. Depuis chez moi, près de Washington, D.C., ce trajet prend près de sept heures en voiture. En avion, il faut compter cinq à six heures aller-retour, ce qui permet de faire l'aller-retour dans la journée.
Le choix d’un ERP représente également un investissement qui nécessite une planification et une préparation en amont. Prévoyez donc votre budget d’achat en conséquence. À l’instar de l’aviation, même après l’investissement initial, il y a des coûts de maintenance et de formation récurrents, mais nous les assumons pour préparer notre entreprise au long parcours qui l’attend et pour maintenir le cap tout au long de ce chemin. Il s’agit d’une démarche dont la vision va bien au-delà de la semaine, du mois ou de l’année à venir. Les entreprises qui mettent en œuvre et exploitent avec succès un ERP le font en ayant une vision de ce qu’elles deviendront et considèrent l’ERP comme un élément du plan qui leur permettra de concrétiser cette vision.
Le changement est une chose que les pilotes apprennent à gérer avec prudence. Il comporte en effet des risques et des coûts. Si la plupart des pilotes apprécient le défi que représente le pilotage d’un nouvel appareil, cette expérience reste généralement une fin en soi. Ensuite, on revient à notre avion de tous les jours, celui dans lequel on peut abaisser les volets, régler le compensateur et allumer les feux d’atterrissage les yeux fermés. La familiarité est gage de sécurité et de sûreté.
Et puis, il y a la question du coût. Pour piloter un nouvel avion, il faut étudier ses systèmes, passer un ou plusieurs vols de contrôle avec un instructeur, souvent passer un examen écrit, et accumuler des heures de vol pour se sentir vraiment à l'aise avec l'appareil.
Il y a d'autres choses que nous hésitons également à changer. L'une d'entre elles, c'est notre mécano.
D'un point de vue légal, un aéronef doit faire l'objet d'un contrôle annuel pour conserver sa navigabilité. Les nôtres ont coûté entre 3 500 et 15 000 dollars. Si vous changez de mécanicien, vous pouvez vous attendre à ce que votre première révision annuelle avec le nouveau soit plus coûteuse. Pourquoi ? Le mécanicien certifie son inspection ; il en est tenu responsable. Lorsque vous changez de mécanicien, les premières révisions annuelles seront effectuées avec une rigueur accrue afin de s'assurer que les travaux requis effectués par le passé l'ont bien été — et correctement.
La mise en place d’un système ERP est une entreprise qu’il vaut mieux aborder dans une perspective à long terme. Ces systèmes constituent la plateforme sur laquelle l’entreprise fonctionnera pendant de nombreuses années. Ils s’intègrent dans pratiquement tous les aspects de l’activité, leur utilisation devient une seconde nature pour les utilisateurs et ils sont interconnectés avec d’autres systèmes. Je le rappelle souvent aux membres de l’équipe de mise en œuvre : attendez-vous à prendre votre retraite avec le système qu’ils sont en train de mettre en place.
L'efficacité à long terme d'un système ERP est également directement liée à sa maintenance: la qualité de cette maintenance et les personnes qui s'en chargent.
L’inspection aéronautique annuelle est une obligation légale, mais il s’agit d’une norme minimale. Dans le monde des affaires, il n’existe même pas de norme minimale. Je peux vous affirmer par expérience que les entreprises qui affectent un collaborateur à leur système ERP (le responsable interne du programme ERP) et celles qui nouent une relation à long terme avec un consultant externe tirent le meilleur parti de leur investissement ERP. Le collaborateur interne connaît parfaitement la manière dont l’entreprise exploite le logiciel, les évolutions de l’activité et les besoins futurs. Le consultant externe apporte quant à lui une perspective issue de son expérience auprès d’un large éventail de clients, ainsi qu’une vision de la manière dont les fonctionnalités du logiciel évoluent pour répondre à ces besoins futurs.
Faisons le parallèle avec l’aviation : pensons à tout ce que nous apporte notre modeste petit Piper Warrior, construit en 1979. Un avion monomoteur à pistons flambant neuf, à quatre places (ou sièges), coûte dix fois la valeur de notre Warrior… vraiment. Nos coûts de maintenance sont moins élevés, et avec quelques mises à niveau, il restera sûr et fiable pendant de nombreuses années encore. Une relation avec un avion, c’est un peu comme un mariage : on s’y engage pour une durée indéterminée. Vous devriez adopter la même approche avec votre système ERP.
Il existe une différence importante entre les progiciels de gestion intégrée (ERP) et l’aviation. Même si nous pouvons moderniser l’avionique, apporter des améliorations au moteur et modifier la vitesse, notre petit Piper restera toujours un avion à quatre places conçu pour voler « bas et lentement ». On ne peut pas en dire autant des ERP. De nombreuses petites entreprises mettent en place un ERP afin de se doter d’une plateforme opérationnelle qui leur permettra de se développer sur le long terme.
La complexité et l'ampleur de la mise en œuvre de votre ERP peuvent évoluer au rythme des besoins de votre entreprise.
Conclusion
Quand j’emmène quelqu’un en avion, je me rends souvent compte à quel point c’est une énorme responsabilité. Je suis véritablement responsable de sa sécurité ; sa vie est entre mes mains. Ce n’est pas comme si on pouvait simplement se garer et s’arrêter s’il décidait de descendre.
Je ressens la même responsabilité lorsque je travaille sur le système ERP d’un client. Il arrive parfois que la nature même de notre intervention implique que le cœur — le système nerveux central — de son entreprise soit confié à mes soins. Dans le domaine de l’aviation, tout comme dans celui des ERP, les enjeux sont élevés, l’investissement considérable, et la formation continue ainsi que la maintenance sont essentielles à la réussite. Les retombées positives sur toute la durée de vie de l’entreprise sont considérables. Pour aider les chefs d’entreprise et moi-même à mieux aborder l’ERP, je recommande de s’inspirer des enseignements tirés d’autres projets présentant un profil similaire de risques et de gains élevés.
Pour moi, c'est s'envoler vers l'horizon bleu et sauvage.
Saviez-vous que la première fois qu'un pilote de ligne atterrit aux commandes d'un nouveau type d'avion, il y a déjà des passagers à bord ? Les simulateurs sont vraiment très performants !
