Hva har ERP (enterprise resource planning) og luftfart til felles?
Som mange av dere jeg har jobbet med vet, er jeg en aktiv instrumentflyger. Jeg gir ofte denne informasjonen når jeg presenterer meg selv i håp om å møte andre piloter som jeg kan dele endeløse timer med hangarhistorier med. Og det forteller meg også noe om den personen.
Å være en god pilot betyr mye mer enn bare å utvikle ferdighetene til å kontrollere flyet. Det betyr å tilslutte seg og omfavne en kultur, prosesser og prosedyrer som styrer hvordan du forbereder deg til, gjennomfører og lærer av hver flyvning. Gjennom årene har jeg ofte trukket på disiplinen som luftfart krever og anvendt dette i arbeidet jeg gjør innen ERP.
Inspirasjonen til dette innlegget kom fra en nylig opplevelse. En venn og jeg tok med oss vårt beskjedne Piper Warrior-fly for første gang siden vi installerte en ny avionikkpakke til 20 000 dollar. Garmin GTN650 kombinerer GPS-, COM- og NAV-funksjoner med kraftige multifunksjonsskjermfunksjoner; den ville bringe vår lille fugl opp til 2000-tallets standarder, slik at vi kan fly enhver GPS-innflyging, motta trafikkvarsler i sanntid og se værinformasjon i nær fremtid. Wow!
Garmin GTN650 YouTube-videoene , som andre piloter har lagt ut på nettet, er ofte tatt opp fra cockpittet på et fancy forretningsfly, og likevel har vi den samme kapasiteten i vår lille fugl! La meg gå litt tilbake. Det var mye som gikk med til den første flyturen. En uke tidligere lastet jeg ned simulatorprogramvaren for den nye enheten på PC-en min. Jeg hadde en kommersiell tur til Los Angeles (LAX) og brukte derfor de 6 timene med tvungen fangenskap til å lese manualen (ja, jeg leste hele den 550 sider lange manualen) og deretter anvende det jeg lærte på forskjellige scenarier jeg satte opp i simulatoren. Mens vi cruiset avgårde i den virkelige verden i 35 000 fots høyde, fotograferte jeg innflyginger i den virtuelle verdenen hjemme på flyplassen min.
Forberedelse og simulering
Så hva har luftfart med ERP og din bedrift å gjøre? I likhet med ERP-programvare har GTN650 millioner av kodelinjer. Faktisk er kostnaden for maskinvaren en liten brøkdel av den virkelige verdien i den lille boksen som sitter i panelet på Piper-flyet vårt. Programvaren inni boksen er den virkelige «hemmelige ingrediensen» som forvandlet et par voksne menn til svimlende smågutter på den jomfruturen. Jeg tror ikke jeg noen gang har sagt «dette er så kult» så mange ganger i løpet av så kort tid.
I motsetning til små barn med et nytt leketøy, hoppet vi ikke bare inn i flyet og forventet å finne ut av det mens vi fløy innflygningene våre. Den første flyturen varte i tre timer, men hver av oss hadde tidligere brukt flere timer på å lese manualen og deretter flere timer på å øve med simulatoren. Å ja, og den første flyturen var under perfekte visuelle forhold med en medpilot. Før jeg flyr solo på en IFR-flygeplan (instrumentflyregler) for første gang med vår oppgraderte avionikk, vil jeg bruke mer kvalitetstid med manualen og simulatoren og foreta flere visuelle flyginger. Samhandling med dette kritiske systemet må være raskt og naturlig.
{{cta('fd7d4588-efa2-4fe3-b638-bc1032e2bf3c','justifycenter')}}
ERP er ditt kritiske forretningssystem. Det krever også forberedelser og simulering.
Enten det er snakk om å forberede seg på å gå live, implementere en ny prosess eller prosedyre, eller migrere til en ny utgivelse, investerer veldrevne bedrifter tiden det tar for brukerne å forberede seg på endringen, slik at introduksjonen går så sømløst som mulig og fordelene ved å implementere ERP realiseres umiddelbart. Hvordan? Først analyserer vi endringens art. Deretter trener vi brukerne på en kopi av databasen som gjenspeiler hva de vil se når endringen implementeres. Når jeg jobber med ERP, refererer jeg til dette som pilotering; innen luftfart refereres det til som simulering.
Når vi er sikre på at de ønskede resultatene vi observerte i pilotfasen er oppnåelige og reproduserbare i produksjonsmiljøet, ferdigstiller vi en skriftlig plan som viser trinnene som kreves for å implementere endringen. Hmmm, hvis det høres mye ut som en sjekkliste, så er det det!
Sjekklister er en del av luftfartskulturen, og bør være en del av din. De bidrar til å sikre at de riktige trinnene utføres til rett tid og i riktig rekkefølge. Jeg bruker dem mye i ERP-arbeidet jeg gjør med kunder. Hver enkelt gjenspeiler det vi har lært i løpet av pilotfasen, slik at når det er på tide å gjennomføre endringen i produksjonsmiljøet, er det ingen overraskelser, bare resultatene vi planla og forventer.
Kompleksitet og enkelhet
Etter vår første flytur med Garmin, begynte jeg å tenke på kompleksiteten til algoritmene i enheten, og de utallige måtene den kan konfigureres på for å møte kravene til hver pilot, hvert fly og hver flyvning. Husk at den samme enheten finnes i sofistikerte forretningsjetfly og enmotors Piper-fly som vårt. Til syvende og sist er imidlertid hensikten at pilotens interaksjon med enheten er det minimale som er nødvendig for å avslutte flyturen på en sikker måte, og at minimal pilotinteraksjon er rask og repeterende. I mitt tilfelle – dette er kritisk – siden vi ikke har autopilot. All tid jeg bruker på å samhandle med GTN650 er tid avledet fra å fly flyet.
Før en flytur laster piloten inn flyplanen. Under flyturen oppdateres den basert på endringer dirigert av flygekontrollen. Med jevne mellomrom overvåker piloten navigasjons-, vær- og trafikkinformasjon som vises på de ulike skjermene som er tilgjengelige i brukergrensesnittet. Ved ankomst laster piloten inn og utfører deretter innflygingen. Hvis du gjør dette nok ganger, aktiveres muskelminnet, og du trenger knapt å se på skjermen for å gjøre en endring. Til syvende og sist koker all kompleksiteten inne i den svarte boksen (bokstavelig talt – GPS-algoritmer som tar hensyn til Einsteins tidsdilatasjonsformel for å sikre nøyaktig global posisjonering!) ned til noen få raske, repeterbare tastetrykk som resulterer i en trygg flytur.
ERP er veldig likt dette. ERP-systemer er utformet for å være fleksible og tilpasningsdyktige til en rekke forretningsmiljøer og krav. Jeg jobber med kunder som har så få som fem brukere og andre som har 75 brukere eller flere. Noen er multinasjonale av natur med anlegg og brukere over hele verden. Andre er bedrifter med én valuta som opererer fra ett fysisk sted.
Uansett definerer alle de globale og modulspesifikke konfigurasjonsinnstillingene (og andre) unikt hvordan hver kunde, leverandør, lokasjon, vare (og mange andre elementer i systemet) oppfører seg, og dette styrer hvordan sluttbrukere samhandler med systemet tusenvis av ganger hver dag. Når ledere investerer tid og fremsyn i implementeringen og den løpende driften, omdannes denne enorme kompleksiteten til noen få enkle, repeterbare transaksjoner som sikrer at kundeservicen er utmerket, driftskostnadene minimeres, og ledelsen har informasjonen den trenger for å justere forretningsplanen etter behov.
Investering for langsiktig drift, investering for fremtiden
Noen ganger, når jeg ankommer for et besøk hos en klient, blir jeg spurt: «Fløy du hit?» Hvis destinasjonen er mindre enn 240 kilometer unna, er svaret ofte nei. Hvorfor? For enhver flyvning er det flere tidkrevende trinn. Resultat: turer under den korte distansen tar faktisk lengre tid for meg å fly enn å kjøre.
Når jeg flyr, må jeg forberede meg til flyturen ved å få en værmelding og legge inn en flyplan. Deretter må jeg fortsatt kjøre til flyplassen og forhåndsflyge flyet. Etter at jeg ankommer, må jeg sikre flyet og kjøre til den endelige destinasjonen. Så korte turer er – tidsmessig – ikke økonomiske. Turer som overstiger 240 kilometer begynner imidlertid å gi mening. Jeg har familie i Winston Salem, Nord-Carolina. Fra der jeg bor, i nærheten av Washington, DC, tar den turen nesten syv timer å kjøre. Med fly er det fem til seks timer – frem og tilbake – noe som gjør en dagsutflukt mulig.
Med ERP-valg foretar vi også en investering som krever planlegging og forberedelser på forhånd. Budsjetter for ERP-kjøpet deretter. I likhet med luftfart er det løpende vedlikehold og opplæring, selv etter den første investeringen, men vi gjør det for å forberede virksomheten vår på den lange reisen fremover og for å holde alt på rett spor underveis. Dette er en bestrebelse med et perspektiv utover, ikke bare neste uke, måned eller år. Bedrifter som implementerer og driver ERP på en vellykket måte, gjør det med en visjon om hva de vil bli, og ser ERP som en del av planen som vil gjøre det mulig for dem å oppnå denne visjonen.
Endring er noe piloter lærer å håndtere nøye. Implisitt i endring er risiko og kostnad . Selv om de fleste piloter liker utfordringen forbundet med å fly et nytt fly, er opplevelsen vanligvis et mål i seg selv. Så er det tilbake til vårt daglige fly; det der vi kan senke flapsene, justere trimmen og slå på landingslysene, alt med øynene lukket. Kjennskap fremmer trygghet og sikkerhet.
Så er det kostnadene . Å fly et nytt fly krever studier av systemene, en eller flere kontrollturer med en instruktør, ofte en skriftlig eksamen og flytid for å virkelig bli komfortabel med maskinen.
Det er også andre ting vi ikke liker å endre . En av dem er mekanikken vår.
Juridisk sett må et fly ha en årlig inspeksjon for å forbli luftdyktig. Våre har kostet mellom 3500 og 15 000 dollar. Hvis du bytter mekaniker, kan du forvente at den første årlige inspeksjonen med den nye blir dyrere. Hvorfor? Mekanikeren signerer på inspeksjonen sin; de holdes ansvarlige . Når du bytter mekaniker, vil de første årlige inspeksjonene bli utført med et ekstra nivå av gransking for å sikre at nødvendig arbeid som ble utført tidligere ble gjort – og gjort riktig.
Implementering av et ERP-system er et prosjekt som best utføres med et langsiktig perspektiv. Disse systemene er plattformen som virksomheten vil operere på i årene som kommer. De er forankret i nesten alle hjørner av virksomheten, bruken av dem blir en selvfølge for brukerne, og de er integrert med andre systemer. Jeg påpeker ofte til medlemmer av implementeringsteamet: forvent å pensjonere seg med systemet de implementerer.
Et ERP-systems effektivitet på lang sikt er også direkte relatert til vedlikehold : hvor godt det vedlikeholdes og hvem som vedlikeholder det.
Den årlige luftfartsinspeksjonen er et lovkrav, men det er en minimumsstandard. I næringslivet finnes det ikke engang en minimumsstandard. Jeg kan fortelle deg av erfaring at de selskapene som dedikerer en ansatt til ERP-systemet sitt (den interne ERP-programlederen) og de som utvikler et langsiktig forhold til en ekstern konsulent, får mest mulig ut av ERP-investeringen sin. Den interne ressursen er godt kjent med hvordan virksomheten utnytter programvaren, hvordan virksomheten endrer seg og hva behovet er for fremtidige krav. Den eksterne ressursen bringer perspektivet som følger med erfaring på tvers av et bredt spekter av kunder og hvordan programvarens funksjonssett og funksjonalitet vokser og endrer seg for å møte disse fremtidige kravene.
Relater dette tilbake til luftfart: tenk på nytten vi får av vår beskjedne lille Piper Warrior, bygget i 1979. Et helt nytt fireseters enmotors stempelmotorfly koster 10 ganger verdien av vår Warrior ... egentlig . Vedlikeholdskostnadene våre er lavere, og med noen få oppgraderinger vil det forbli trygt og pålitelig i årene som kommer. Et forhold til et fly er litt som et ekteskap; man inngår det med en ubestemt tidsramme. Du bør også gjøre det samme med ERP-systemet ditt.
Det er én viktig forskjell mellom ERP og luftfart. Selv om vi kan oppgradere avionikken, forbedre motoren og legge til hastighetsmodifikasjoner, vil vår lille Piper alltid være et «lavtflygende» firesetersfly. Det samme kan ikke sies om ERP. Mange små selskaper implementerer ERP for å etablere driftsplattformen som virksomheten skal vokse fra på lang sikt.
ERP-implementeringen din kan bli mer sofistikert og skalert i takt med bedriftens behov.
Konklusjon
Når jeg tar noen med på flyreise, tenker jeg ofte på hvilket fantastisk ansvar det er å gjøre det. Jeg er virkelig ansvarlig for deres sikkerhet; livet deres ligger i mine hender. Det er ikke som om vi bare kan stoppe og stoppe hvis de bestemmer seg for å komme seg ut.
Jeg føler det samme ansvaret når jeg jobber med en klients ERP-system. Det er tider når arten av det vi gjør betyr at hjerterytmen – sentralnervesystemet – i virksomheten deres er betrodd min omsorg. Med flyging, som med ERP, er innsatsen høy, investeringen betydelig, og den kontinuerlige opplæringen og vedlikeholdet er avgjørende for suksess. Gevinsten i løpet av virksomhetens levetid er betydelig. For å forbedre måten jeg og bedriftseiere tilnærmer meg ERP på, anbefaler jeg å trekke på erfaringer fra andre prosjekter med lignende høye risiko-belønningsprofiler.
For meg er det å fly ut i det ville, blå der borte.
Visste du at første gang en pilot lander en ny flytype, er det med passasjerer om bord; simulatorene er så bra!
