Was haben Enterprise-Resource-Planning (ERP) und die Luftfahrt gemeinsam?
Wie viele von euch, mit denen ich zusammengearbeitet habe, wissen, bin ich ein aktiver Privatpilot mit Instrumentenflugberechtigung. Diese Information erwähne ich oft, wenn ich mich vorstelle, in der Hoffnung, andere Piloten zu treffen, mit denen ich endlose Stunden lang Hangar-Geschichten austauschen kann. Und außerdem verrät mir das auch etwas über die jeweilige Person.
Ein guter Pilot zu sein bedeutet weit mehr, als nur die Fähigkeiten zu entwickeln, ein Flugzeug zu steuern. Es bedeutet, sich einer Kultur, bestimmten Abläufen und Verfahren anzuschließen und diese zu verinnerlichen, die bestimmen, wie man sich auf jeden Flug vorbereitet, ihn durchführt und daraus lernt. Im Laufe der Jahre habe ich oft auf die Disziplin zurückgegriffen, die die Luftfahrt erfordert, und diese auf meine Arbeit im ERP-Bereich übertragen.
Die Inspiration für diesen Beitrag stammt aus einem Erlebnis, das ich kürzlich hatte. Ein Freund und ich sind mit unserem bescheidenen Piper Warrior zum ersten Mal seit dem Einbau eines neuen Avionikpakets im Wert von 20.000 Dollar geflogen. Das Garmin GTN650 vereint GPS-, COM- und NAV-Funktionen mit leistungsstarken Multifunktionsdisplay-Fähigkeiten; es würde unser kleines Flugzeug auf den Stand des 21. Jahrhunderts bringen und es uns ermöglichen, jeden GPS-Anflug zu fliegen, Verkehrswarnungen in Echtzeit zu empfangen und Wetterinformationen nahezu in Echtzeit abzurufen. Wow!
Die YouTube-Videos zum Garmin GTN650, die andere Piloten online gestellt haben, wurden oft vom Cockpit eines schicken Geschäftsflugzeugs aus aufgenommen – und doch werden wir in unserem kleinen Flieger über dieselben Funktionen verfügen! Lassen Sie mich etwas ausholen. In diesen ersten Flug steckte eine Menge Arbeit . Eine Woche zuvor hatte ich die Simulator-Software für das neue Gerät auf meinen PC geladen. Ich hatte einen Geschäftsflug nach Los Angeles (LAX) vor mir und nutzte diese sechs Stunden „Zwangsaufenthalt“ dazu, das Handbuch zu lesen (ja, ich habe das gesamte 550-seitige Handbuch gelesen) und das Gelernte anschließend auf verschiedene Szenarien anzuwenden, die ich im Simulator eingerichtet hatte. Während wir in der realen Welt in 35.000 Fuß Höhe dahinglitten, übte ich in der virtuellen Welt Anflüge auf meinen Heimatflughafen.
Vorbereitung und Simulation
Was hat die Luftfahrt nun mit ERP und Ihrem Unternehmen zu tun? Genau wie ERP-Software besteht auch das GTN650 aus Millionen von Codezeilen. Tatsächlich machen die Kosten für die Hardware nur einen kleinen Bruchteil des tatsächlichen Werts dieser kleinen Box aus, die im Cockpit unseres Piper-Flugzeugs sitzt. Die Software in dieser Box ist das eigentliche „Geheimnis“, das bei diesem Jungfernflug aus ein paar erwachsenen Männern wieder begeisterte kleine Jungen gemacht hat. Ich glaube, ich habe noch nie in so kurzer Zeit so oft gesagt: „Das ist ja so cool.“
Anders als kleine Kinder mit einem neuen Spielzeug sind wir nicht einfach ins Flugzeug gestiegen und haben erwartet, dass wir den Dreh schon während der Anflüge herausbekommen würden. Dieser erste Flug dauerte drei Stunden, aber jeder von uns hatte zuvor mehrere Stunden damit verbracht, das Handbuch zu lesen, und anschließend noch mehrere Stunden mit dem Simulator geübt. Ach ja, und dieser erste Flug fand bei hervorragender Sicht zusammen mit einem anderen Piloten statt. Bevor ich zum ersten Mal allein nach einem IFR-Flugplan (Instrument Flight Rules) mit unserer aufgerüsteten Avionik fliege, werde ich noch mehr Zeit mit dem Handbuch und dem Simulator verbringen und zusätzliche Sichtflüge absolvieren. Der Umgang mit diesem kritischen System muss schnell und ganz selbstverständlich sein.
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Das ERP-System ist Ihr zentrales Geschäftssystem. Auch hierfür sind Vorbereitungen und Simulationen erforderlich.
Ob bei der Vorbereitung auf die Inbetriebnahme, der Einführung eines neuen Prozesses oder einer neuen Vorgehensweise oder der Migration auf eine neue Version: Gut geführte Unternehmen investieren die Zeit, die die Anwender benötigen, um sich auf die Änderung vorzubereiten, damit deren Einführung so reibungslos wie möglich verläuft und die Vorteile der ERP-Implementierung sofort zum Tragen kommen. Wie? Zunächst analysieren wir die Art der Änderung. Anschließend schulen wir die Anwender anhand einer Datenbankkopie, die genau das widerspiegelt, was sie nach der Umsetzung der Änderung vorfinden werden. Im Zusammenhang mit ERP bezeichne ich dies als „Pilotierung“; in der Luftfahrt spricht man von „Simulation“.
Sobald wir davon überzeugt sind, dass die gewünschten Ergebnisse, die wir während der Pilotphase beobachtet haben, in der Produktionsumgebung erreichbar und reproduzierbar sind, erstellen wir einen schriftlichen Plan , in dem die zur Umsetzung der Änderung erforderlichen Schritte aufgeführt sind . Hmmm, wenn das sehr nach einer Checkliste klingt – genau das ist es auch!
Checklisten sind Teil der Luftfahrtkultur und sollten auch Teil Ihrer Kultur sein. Sie tragen dazu bei, dass die richtigen Schritte zur richtigen Zeit und in der richtigen Reihenfolge ausgeführt werden. Ich setze sie bei meiner ERP-Arbeit mit Kunden intensiv ein. Jede einzelne spiegelt wider, was wir während der Pilotphase gelernt haben, sodass es bei der Umsetzung der Änderung in der Produktionsumgebung keine Überraschungen gibt, sondern nur die Ergebnisse, die wir geplant haben und erwarten.
Komplexität und Einfachheit
Nach unserem ersten Flug mit dem Garmin habe ich über die Komplexität der Algorithmen in dem Gerät nachgedacht und über die unzähligen Möglichkeiten, wie es konfiguriert werden kann, um den Anforderungen jedes Piloten, jedes Flugzeugs und jedes Fluges gerecht zu werden. Man darf nicht vergessen, dass dasselbe Gerät sowohl in hochmodernen Geschäftsflugzeugen als auch in einmotorigen Pipers wie unserer zu finden ist. Letztendlich soll die Interaktion des Piloten mit dem Gerät jedoch auf das für einen sicheren Abschluss des Fluges unbedingt Notwendige beschränkt sein, und diese minimale Interaktion soll schnell und routinemäßig von Natur aus sein. In meinem Fall ist dies entscheidend, da wir keinen Autopiloten haben. Jede Zeit, die ich mit der Bedienung des GTN650 verbringe, ist Zeit, die mir für das Fliegen des Flugzeugs fehlt.
Vor einem Flug lädt der Pilot den Flugplan. Während des Fluges wird dieser auf Grundlage von Änderungen aktualisiert, die von der Flugsicherung vorgegeben werden. In regelmäßigen Abständen überwacht der Pilot die Navigations-, Wetter- und Verkehrsinformationen, die auf den verschiedenen Bildschirmen der Benutzeroberfläche angezeigt werden. Bei der Ankunft lädt der Pilot den Anflug ein und führt ihn anschließend durch. Wenn man dies oft genug tut, setzt das Muskelgedächtnis ein, und man muss kaum noch auf den Bildschirm schauen, um eine Änderung vorzunehmen. Letztendlich lässt sich die gesamte Komplexität im Inneren der „Black Box“ (im wahrsten Sinne des Wortes – GPS-Algorithmen, die Einsteins Zeitdilatationsformel berücksichtigen, um eine genaue globale Positionsbestimmung zu gewährleisten!) auf wenige schnelle, wiederholbare Tastenanschläge reduzieren, die zu einem sicheren Flug führen.
Bei ERP verhält es sich ganz ähnlich. ERP-Systeme sind so konzipiert, dass sie flexibel sind und sich an zahlreiche Geschäftsumgebungen und Anforderungen anpassen lassen. Ich arbeite mit Kunden zusammen, die nur fünf Nutzer haben, und mit anderen, die 75 oder mehr Nutzer haben. Einige sind multinationale Unternehmen mit Standorten und Nutzern auf der ganzen Welt. Andere sind Unternehmen, die nur mit einer Währung arbeiten und von einem einzigen Standort aus tätig sind.
Unabhängig davon legen alle globalen und modulspezifischen Konfigurationseinstellungen (sowie weitere) eindeutig fest, wie sich jeder Kunde, Lieferant, Standort, Artikel (und viele andere Elemente im System) verhält, und dies bestimmt, wie Endbenutzer täglich tausende Male mit dem System interagieren. Wenn Führungskräfte Zeit und Weitsicht in die Implementierung und den laufenden Betrieb investieren, wird diese enorme Komplexität in wenige einfache, wiederholbare Vorgänge umgewandelt, die einen exzellenten Kundenservice gewährleisten, die Betriebskosten minimieren und dem Management die Informationen liefern, die es benötigt, um den Geschäftsplan bei Bedarf anzupassen.
Langfristig investieren, in die Zukunft investieren
Manchmal, wenn ich zu einem Kundenbesuch vor Ort komme, werde ich gefragt: „Sind Sie hierher geflogen?“ Liegt das Ziel weniger als 150 Meilen entfernt, lautet die Antwort häufig „nein“. Warum? Denn jeder Flug ist mit mehreren zeitaufwändigen Schritten verbunden. Das Ergebnis: Bei Strecken unter dieser kurzen Entfernung dauert die Anreise für mich mit dem Flugzeug tatsächlich länger als mit dem Auto.
Wenn ich fliege, muss ich mich auf den Flug vorbereiten, indem ich mir eine Wetterberatung hole und einen Flugplan einreiche. Dann muss ich noch zum Flughafen fahren und das Flugzeug vor dem Start überprüfen. Nach meiner Ankunft muss ich das Flugzeug sichern und zum endgültigen Zielort fahren. Daher sind kurze Reisen – zeitlich gesehen – nicht wirtschaftlich. Reisen, die 150 Meilen überschreiten, lohnen sich jedoch bereits. Ich habe Verwandte in Winston-Salem, North Carolina. Von meinem Wohnort in der Nähe von Washington, D.C. aus dauert die Fahrt mit dem Auto fast sieben Stunden. Mit dem Flugzeug sind es fünf bis sechs Stunden – hin und zurück –, sodass ein Tagesausflug möglich ist.
Mit der Auswahl eines ERP-Systems tätigen wir zudem eine Investition, die eine frühzeitige Planung und Vorbereitung erfordert. Planen Sie das Budget für Ihre ERP-Anschaffung entsprechend ein. Ähnlich wie in der Luftfahrt fallen auch nach der Anfangsinvestition laufende Wartungs- und Schulungskosten an, doch wir tun dies, um unser Unternehmen auf die vor uns liegende lange Reise vorzubereiten und sicherzustellen, dass wir auf diesem Weg stets auf Kurs bleiben. Dies ist ein Vorhaben, dessen Blick weit über die nächste Woche, den nächsten Monat oder das nächste Jahr hinausreicht. Unternehmen, die ein ERP-System erfolgreich implementieren und betreiben, tun dies mit einer Vision davon, was aus ihnen werden soll, und betrachten das ERP-System als Teil des Plans, der es ihnen ermöglicht, diese Vision zu verwirklichen.
Veränderungen sind etwas, mit dem Piloten sorgfältig umgehen zu lernen. Veränderungen bringen Risiken und Kosten mit sich. Zwar genießen die meisten Piloten die Herausforderung, die das Fliegen eines neuen Flugzeugs mit sich bringt, doch ist diese Erfahrung in der Regel ein Selbstzweck. Danach kehren wir zu unserem alltäglichen Flugzeug zurück – jenem, bei dem wir die Klappen ausfahren, die Trimmung einstellen und die Landescheinwerfer einschalten können, und zwar mit geschlossenen Augen. Vertrautheit fördert Sicherheit und Zuversicht.
Dann sind da noch die Kosten. Um ein neues Flugzeug zu fliegen, muss man sich mit dessen Systemen vertraut machen, eine oder mehrere Prüfungsflüge mit einem Fluglehrer absolvieren, oft eine schriftliche Prüfung ablegen und Flugstunden sammeln, um sich wirklich sicher im Umgang mit dem Flugzeug zu fühlen.
Es gibt noch andere Dinge, die wir nur ungern ändern würden. Eines davon ist unser Mechaniker.
Laut Gesetz muss ein Flugzeug einer jährlichen Inspektion unterzogen werden, um lufttüchtig zu bleiben. Bei uns lagen die Kosten dafür zwischen 3.500 und 15.000 Dollar. Wenn Sie den Mechaniker wechseln, müssen Sie damit rechnen, dass die erste jährliche Inspektion beim neuen Mechaniker teurer ausfällt. Warum? Der Mechaniker unterzeichnet den Inspektionsbericht; er trägt die Verantwortung dafür. Wenn Sie den Mechaniker wechseln, werden die ersten jährlichen Inspektionen besonders gründlich durchgeführt, um sicherzustellen, dass die in der Vergangenheit erforderlichen Arbeiten tatsächlich – und korrekt – ausgeführt wurden.
Die Einführung eines ERP-Systems ist ein Vorhaben, das am besten mit einer langfristigen Perspektive angegangen wird. Diese Systeme bilden die Plattform, auf der das Unternehmen in den kommenden Jahren arbeiten wird. Sie sind in nahezu jedem Bereich des Unternehmens fest verankert, ihre Nutzung wird für die Anwender zur Selbstverständlichkeit, und sie sind mit anderen Systemen integriert. Ich weise die Mitglieder des Implementierungsteams oft darauf hin: Rechnet damit, dass ihr mit dem System, das ihr gerade einführt, in den Ruhestand geht.
Die langfristige Effektivität eines ERP-Systems hängt auch direkt von der Wartung ab: davon, wie gut es gewartet wird und wer dafür zuständig ist.
Die jährliche Luftfahrtinspektion ist zwar gesetzlich vorgeschrieben, stellt jedoch lediglich einen Mindeststandard dar. In der Wirtschaft gibt es nicht einmal einen Mindeststandard. Aus eigener Erfahrung kann ich Ihnen sagen, dass jene Unternehmen, die einen Mitarbeiter speziell für ihr ERP-System abstellen (den internen ERP-Programmmanager), und jene, die eine langfristige Beziehung zu einem externen Berater aufbauen, den größten Nutzen aus ihrer ERP-Investition ziehen. Der interne Mitarbeiter ist bestens damit vertraut, wie das Unternehmen die Software nutzt, wie sich das Unternehmen verändert und welche Anforderungen in Zukunft zu erwarten sind. Der externe Berater bringt die Perspektive mit, die sich aus seiner Erfahrung mit einer Vielzahl von Kunden ergibt, und weiß, wie sich der Funktionsumfang und die Funktionalität der Software weiterentwickeln und verändern, um diesen zukünftigen Anforderungen gerecht zu werden.
Beziehen wir das auf die Luftfahrt: Denken Sie an den Nutzen, den wir aus unserer bescheidenen kleinen Piper Warrior aus dem Jahr 1979 ziehen. Ein brandneues einmotoriges Kolbenflugzeug mit vier Sitzen kostet das Zehnfache unseres Warrior … wirklich. Unsere Wartungskosten sind niedriger, und mit ein paar Modernisierungen wird sie noch viele Jahre lang sicher und zuverlässig bleiben. Eine Beziehung zu einem Flugzeug ist ein bisschen wie eine Ehe; man geht sie auf unbestimmte Zeit ein. Das sollten Sie auch bei Ihrem ERP-System so handhaben.
Es gibt einen wichtigen Unterschied zwischen ERP und der Luftfahrt. Wir können zwar die Avionik aufrüsten, Verbesserungen am Triebwerk vornehmen und Modifikationen zur Geschwindigkeitssteigerung vornehmen, doch unsere kleine Piper wird immer ein „Low-and-Slow“-Viersitzer bleiben. Das Gleiche lässt sich von ERP nicht sagen. Viele kleine Unternehmen führen ERP ein, um eine operative Plattform zu schaffen, auf der das Unternehmen langfristig wachsen kann.
Der Umfang und die Komplexität Ihrer ERP-Implementierung können mit Ihren geschäftlichen Anforderungen mitwachsen.
Fazit
Wenn ich jemanden mitnehme, denke ich oft darüber nach, was für eine enorme Verantwortung das ist. Ich bin tatsächlich für seine Sicherheit verantwortlich; sein Leben liegt in meinen Händen. Es ist ja nicht so, dass wir einfach an den Straßenrand fahren und anhalten können, wenn er beschließt, aussteigen zu wollen.
Die gleiche Verantwortung spüre ich, wenn ich am ERP-System eines Kunden arbeite. Manchmal bedeutet die Art unserer Tätigkeit, dass mir der Herzschlag – das zentrale Nervensystem – des Unternehmens anvertraut wird. Beim Fliegen wie auch beim ERP steht viel auf dem Spiel, die Investition ist beträchtlich, und die fortlaufende Schulung und Wartung sind entscheidend für den Erfolg. Die Vorteile über die gesamte Lebensdauer des Unternehmens hinweg sind beträchtlich. Um die Herangehensweise von mir und den Geschäftsinhabern an ERP zu verbessern, empfehle ich, auf Erfahrungen aus anderen Bereichen mit ähnlich hohem Risiko-Ertrags-Profil zurückzugreifen.
Für mich bedeutet das, in die weite, blaue Ferne zu fliegen.
Wusstest du, dass ein Pilot einer Fluggesellschaft ein neues Flugzeugmodell bereits beim ersten Mal mit Passagieren an Bord landet? So gut sind die Simulatoren!
