Ao longo dos anos, trabalhei com vários contabilistas e uma coisa que reparei neles é que, geralmente, gostam que as coisas estejam organizadas e em ordem. Infelizmente, o mundo real é muitas vezes desorganizado e caótico. As transações são lançadas nas contas, quantidades ou datas erradas, o que leva a transações de estorno e, posteriormente, a mais um conjunto de transações corrigidas. Mesmo com um registo de transações impecável, uma empresa de dimensão moderada pode acabar com milhares de lançamentos no livro-razão (G/L), o que torna a localização da transação de origem de qualquer valor questionável no balanço de verificação semelhante a procurar a proverbial agulha num palheiro.
Para os contabilistas no mundo real, várias funcionalidades do seu software de contabilidade empresarial podem tornar o dia-a-dia mais simples e mais fácil de gerir, incluindo um widget de pesquisa de contas do Razão mais inteligente, a possibilidade de corrigir lançamentos gerais errados e um sistema de Diário opcional.
Grupo de contas do Razão Geral
Pesquisa inteligente
O que deve procurar num widget de pesquisa de contas do Razão? Os requisitos incluem: a funcionalidade de preenchimento automático presente em todo o sistema, juntamente com a capacidade de aceder, criar ou editar números de conta diretamente a partir do widget para quem tiver privilégios para o fazer, e predefinições para pesquisar os tipos de conta adequados ao contexto. Por exemplo, se o número de conta esperado num determinado contexto for uma conta de ativo ou de passivo, então apenas os números de conta desses tipos serão apresentados na pesquisa. Essa funcionalidade de proteção, por si só, pode ajudar a evitar erros na configuração e nas transações comerciais correntes. Para quem está preocupado com a perda de flexibilidade, no entanto, não há motivo para receio: ainda deverá ser possível introduzir um número de conta de um tipo «incorreto», e este será aceite, mas não sem antes o alertar para potenciais resultados «inesperados».
Editar transações publicadas
Que funcionalidade deve procurar no seu sistema de contabilidade para lidar com lançamentos gerais errados? Os requisitos incluem a capacidade de modificar lançamentos contábeis já lançados. A sua solução de contabilidade pode ter considerado a eliminação e a edição de qualquer transação do Razão como algo absolutamente proibido; no entanto, isso complica a vida no mundo real. Erros acontecem. Verifique se o seu sistema utiliza o conceito de eliminação «suave» de tipos de transações introduzidas manualmente (Lançamento Contábil e Série do Razão). Uma eliminação «suave» significa que o registo é marcado como eliminado na base de dados, desaparece da maioria dos relatórios e os seus montantes são removidos do balanço de verificação... mas o registo continua a existir. Desta forma, obtém o melhor dos dois mundos: a flexibilidade para «eliminar» transações indesejadas, mas mantém-se uma pista de auditoria completa de toda a atividade. As eliminações podem ser realizadas em transações elegíveis a partir de uma visualização da série do Razão. Exemplo:
A captura de ecrã abaixo mostra como ainda é possível visualizar transações «eliminadas», definindo a opção correspondente no relatório «Transações do Razão». Ao aprofundar a análise, verifica-se que as notas das transações foram automaticamente marcadas com o nome do utilizador e a hora da eliminação.
Outra opção que deve ter: «editar» lançamentos manuais lançados diretamente no Razão. O que acontece quando faz isto é que os lançamentos originais são marcados como eliminados e, em seguida, copiados para uma nova série do Razão, que é aberta na janela de edição de séries do Razão. Pode editá-los como quiser e, depois, voltar a lançá-los. A série editada terá o mesmo número de diário que a anterior, mas o histórico dos lançamentos originais continuará a existir e poderá ser auditado da mesma forma que os lançamentos eliminados. Um requisito importante: o «controlo de privilégios» sobre a capacidade de eliminar e editar lançamentos contabilísticos lançados. Se não conceder privilégios a ninguém para utilizar estas funcionalidades (o que é a configuração predefinida), então este comportamento não será permitido.
Revistas
O seu sistema de contabilidade dispõe da funcionalidade de novos livros-razão intermédios que contêm detalhes transacionais de apoio ao Razão Geral (não confundir com o tipo de transação «Lançamento no Livro-razão», que pode ser utilizado independentemente de esta funcionalidade do Livro-razão estar ativada ou não)? Em alguns sistemas de contabilidade, qualquer tipo de transação financeira criada é lançada diretamente no Razão, em vez de se agregarem todos os detalhes num lançamento resumido no Razão, permitindo-lhe assim reduzir potencialmente milhares de transações do Razão a apenas algumas. Deve ser-lhe permitida a funcionalidade de lançamento de diários diariamente, mensalmente ou semanalmente, como opção. Uma vez ativada, todas as transações financeiras são lançadas nos diários em vez de no Razão, e as transações registadas como diários não afetam o balanço de verificação até serem lançadas no Razão. Exemplo:
Neste exemplo, para descobrir de onde vieram os números, pode clicar com o botão direito do rato e aprofundar a análise dos detalhes transacionais subjacentes a esses números. Esta funcionalidade de aprofundamento da análise através do clique com o botão direito do rato também está disponível na janela «Transações do Razão» e na janela «Séries do Razão», mesmo após o lançamento dos Diários.
Uma das grandes vantagens desta funcionalidade do Diário é que, além de consolidar bem as transações, oferece a oportunidade de rever e, eventualmente, reverter ou corrigir quaisquer transações erradas antes que estas prejudiquem o seu Razão. Mas adivinhem só? Mesmo que algumas dessas transações incorretas cheguem ao Razão, também é possível efetuar a mesma eliminação temporária dos lançamentos do Diário que se faz com os lançamentos do Diário registados diretamente no Razão. Se o fizer, as transações do Diário são revertidas para o seu estado original, para que possa efetuar as correções necessárias e voltar a lançar o conjunto.
Por fim, há outra vantagem dos Diários: é possível registá-los na data que se desejar. Assim, se alguma vez tiver a necessidade de antecipar ou atrasar a data de transações a posteriori, os lançamentos no Diário oferecem-lhe um mecanismo flexível para o fazer.
Existem inúmeras funcionalidades práticas e poderosas nos sistemas de contabilidade destinados aos contabilistas. O mais surpreendente é que, com estas ferramentas, agora é possível que aquele contabilista obsessivo-compulsivo que conheces (ou que tu próprio és) consiga manter um Razão completamente limpo e impecável, mesmo quando tudo à tua volta está a fazer o possível para criar uma grande confusão.
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