J'ai travaillé avec plusieurs comptables au fil des ans et j'ai remarqué qu'ils aiment généralement que tout soit bien rangé et ordonné. Malheureusement, la réalité est souvent désordonnée et chaotique. Les opérations sont parfois enregistrées sur les mauvais comptes, avec des quantités ou des dates erronées, ce qui entraîne des opérations de contre-passation, puis une nouvelle série d’opérations rectificatives. Même avec un registre des opérations irréprochable, une entreprise, même de taille modeste, peut se retrouver avec des milliers d’écritures dans le grand livre, ce qui fait que retrouver l’opération d’origine d’un chiffre douteux dans la balance de vérification revient à chercher la fameuse aiguille dans une botte de foin.
Pour les comptables dans la vie réelle, plusieurs fonctionnalités de votre logiciel de comptabilité d'entreprise peuvent vous faciliter la vie et vous permettre de mieux gérer vos tâches, notamment un widget de recherche de comptes généraux plus intuitif, la possibilité de modifier des écritures générales erronées et un système de journal comptable en option.
Groupe de comptes du grand livre
Recherche avancée
Que faut-il rechercher dans un widget de recherche de comptes généraux ? Parmi les exigences figurent : une fonctionnalité d’autocomplétion présente dans l’ensemble du système, ainsi que la possibilité d’accéder directement aux numéros de compte, de les créer ou de les modifier depuis le widget pour les utilisateurs disposant des droits nécessaires, et des préréglages permettant de rechercher les types de comptes adaptés au contexte. Par exemple, si le numéro de compte attendu dans un contexte particulier doit être soit un compte d’actif, soit un compte de passif, seuls les numéros de compte correspondant à ces types s’affichent lors de la recherche. Cette fonctionnalité de protection suffit à elle seule à prévenir les erreurs lors de la configuration et des opérations commerciales courantes. Pour ceux qui craignent une perte de flexibilité, rassurez-vous : vous devriez toujours pouvoir saisir un numéro de compte d’un type « incorrect », et celui-ci sera accepté, mais pas sans que le système vous ait préalablement averti des résultats « inattendus » potentiels.
Modification des opérations enregistrées
Quelle fonctionnalité devez-vous rechercher dans votre système comptable pour gérer les écritures générales erronées ? Parmi les exigences figure la possibilité de modifier les écritures comptables déjà enregistrées. Il se peut que votre solution comptable ait toujours considéré la suppression et la modification de toute opération du grand livre comme strictement interdites, mais cela complique grandement les choses dans la pratique. Les erreurs sont inévitables. Vérifiez si votre système prend en charge la notion de « suppression temporaire » des types d’opérations saisies manuellement (écritures comptables et séries du grand livre). Une suppression « souple » signifie que l'enregistrement est marqué comme supprimé dans la base de données, qu'il disparaît de la plupart des états et que ses montants sont retirés de la balance de vérification… mais que l'enregistrement existe toujours. Vous bénéficiez ainsi du meilleur des deux mondes : la flexibilité de « supprimer » les opérations indésirables, tout en conservant une piste d'audit complète de toutes les activités. Les suppressions peuvent être effectuées sur les opérations éligibles à partir de l'affichage d'une série du grand livre. Exemple :
La capture d'écran ci-dessous montre comment il est possible de consulter les opérations « supprimées » en activant l'option correspondante dans le rapport « Opérations du grand livre ». L'exploration détaillée révèle que les notes d'opération ont été automatiquement complétées par le nom de l'utilisateur et l'heure de la suppression.
Une autre option qui devrait vous être proposée : la « modification » des écritures manuelles enregistrées directement dans le Grand Livre. Lorsque vous effectuez cette opération, les écritures d’origine sont marquées comme supprimées, puis copiées dans une nouvelle série du Grand Livre qui s’ouvre dans la fenêtre d’édition des séries du Grand Livre. Vous pouvez les modifier comme vous le souhaitez, puis les réenregistrer. La série modifiée portera le même numéro de pièce que la précédente, mais l'historique des écritures d'origine sera toujours présent et pourra faire l'objet d'un audit, au même titre que les écritures supprimées. Une exigence importante : le « contrôle des privilèges » concernant la possibilité de supprimer et de modifier des écritures comptables enregistrées. Si vous n'accordez à personne les privilèges nécessaires pour utiliser ces fonctionnalités (ce qui est le cas par défaut), cette opération ne sera pas autorisée.
Revues
Votre système comptable intègre-t-il la notion de nouveaux journaux intermédiaires contenant les détails des transactions qui alimentent le grand livre (à ne pas confondre avec le type d'opération « Écriture comptable », qui peut être utilisé que cette fonctionnalité de journal soit activée ou non) ? Dans certains systèmes comptables, toute transaction financière créée est enregistrée directement dans le grand livre, plutôt que de regrouper l’ensemble des détails en une seule écriture synthétique dans le grand livre, ce qui vous permet potentiellement de réduire des milliers d’écritures du grand livre à seulement quelques-unes. Vous devriez disposer, en option, d’une fonctionnalité permettant de passer des écritures dans des journaux de manière quotidienne, mensuelle ou hebdomadaire. Une fois cette fonctionnalité activée, toutes les opérations financières sont enregistrées dans des journaux plutôt que dans le grand livre, et les opérations enregistrées en tant qu’écritures de journal n’affectent pas la balance de vérification tant qu’elles n’ont pas été enregistrées dans le grand livre. Exemple :
Dans cet exemple, pour savoir d'où proviennent ces chiffres, vous pouvez cliquer avec le bouton droit de la souris et explorer les détails des transactions qui se cachent derrière ces chiffres. Cette fonction d'exploration accessible par un clic droit est également disponible depuis la fenêtre « Transactions du grand livre » et la fenêtre « Séries du grand livre », même après la comptabilisation des journaux.
L'un des grands avantages de cette fonctionnalité de journal est qu'elle permet non seulement de regrouper efficacement les données, mais aussi de passer en revue et, le cas échéant, d'annuler ou de corriger toute transaction erronée avant qu'elle ne vienne perturber votre grand livre. Mais devinez quoi ? Même si certaines de ces transactions erronées parviennent jusqu’au grand livre, vous pouvez également effectuer la même suppression temporaire des écritures du journal que celle possible avec les écritures comptables enregistrées directement dans le grand livre. Si vous procédez ainsi, les transactions du journal sont rétablies dans leur état d’origine, ce qui vous permet d’apporter les corrections nécessaires et de réenregistrer l’ensemble.
Enfin, les journaux présentent un autre avantage : vous pouvez les enregistrer à la date de votre choix. Ainsi, si vous souhaitez, a posteriori, antidater ou antidater des opérations, les écritures de journal vous offrent un moyen flexible de le faire.
Les logiciels de comptabilité offrent aux comptables de nombreuses fonctionnalités pratiques et performantes. Le plus étonnant, c’est qu’avec ces outils, il est désormais possible pour ce comptable obsessionnel-compulsif que vous connaissez (ou que vous êtes vous-même) de tenir un grand livre général parfaitement propre et impeccable, même lorsque tout le monde autour de vous fait tout son possible pour semer le chaos.
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