He trabajado con varios contables a lo largo de los años y una cosa que he observado en ellos es que, por lo general, les gusta que todo esté ordenado y bien organizado. Por desgracia, el mundo real suele ser desordenado y caótico. Las operaciones se contabilizan en cuentas, cantidades o fechas erróneas, lo que da lugar a operaciones de anulación y, a su vez, a otra serie de operaciones corregidas. Incluso con un registro de operaciones impecable, una empresa de tamaño medio puede acabar teniendo miles de asientos en el libro mayor, lo que hace que encontrar la operación original de cualquier cifra dudosa del balance de comprobación sea como buscar la proverbial aguja en un pajar.
Para los contables del mundo real, hay varias funciones de tu software de contabilidad empresarial que pueden hacer que tu trabajo sea más sencillo y manejable, como un widget de búsqueda de cuentas del libro mayor más inteligente, la posibilidad de modificar asientos generales erróneos y un sistema de diario opcional.
Grupo de cuentas del libro mayor
Búsqueda inteligente
¿Qué debes buscar en un widget de búsqueda de cuentas del libro mayor? Entre los requisitos se incluyen: la función de autocompletado presente en todo el sistema, junto con la posibilidad de acceder directamente a los números de cuenta y crearlos o editarlos desde el propio widget para aquellos usuarios con los privilegios necesarios, así como ajustes preestablecidos para buscar los tipos de cuenta adecuados según el contexto. Por ejemplo, si el número de cuenta esperado en un contexto concreto debe ser una cuenta de activo o de pasivo, en la búsqueda solo aparecerán los números de cuenta de esos tipos. Esa función de protección por sí sola puede ayudar a evitar errores en la configuración y en las transacciones comerciales habituales. Sin embargo, quienes teman perder flexibilidad no deben preocuparse: seguirá siendo posible introducir un número de cuenta de un tipo «incorrecto», y se aceptará, pero no sin antes advertirle de posibles resultados «inesperados».
Edición de transacciones publicadas
¿Qué característica de tu sistema de contabilidad deberías buscar para gestionar los asientos generales erróneos? Entre los requisitos se incluye la capacidad de modificar los asientos contables ya contabilizados. Es posible que tu solución de contabilidad haya considerado la eliminación y la edición de cualquier operación del libro mayor como algo totalmente prohibido; sin embargo, esto complica mucho las cosas en la práctica. Los errores ocurren. Comprueba si tu sistema utiliza el concepto de «eliminación blanda» de los tipos de operaciones introducidas manualmente (asientos contables y series del libro mayor). Una eliminación «suave» significa que el registro se marca como eliminado en la base de datos, desaparece de la mayoría de los informes y sus importes se eliminan del balance de comprobación... pero el registro sigue existiendo. De esta forma, se obtiene lo mejor de ambos mundos: la flexibilidad de «eliminar» transacciones no deseadas, pero se mantiene un registro de auditoría completo de toda la actividad. Las eliminaciones pueden realizarse en transacciones que cumplan los requisitos desde la pantalla de una serie del libro mayor. Ejemplo:
La captura de pantalla que aparece a continuación muestra cómo se pueden seguir viendo las transacciones «eliminadas» activando la opción correspondiente en el informe «Transacciones del libro mayor». Al profundizar en los datos, se observa que en las notas de las transacciones se ha añadido automáticamente el nombre del usuario y la hora de la eliminación.
Otra opción de la que deberías disponer: la «edición» de asientos manuales contabilizados directamente en el Libro Mayor. Al hacerlo, los asientos originales se marcan como eliminados y, a continuación, se copian en una nueva serie del Libro Mayor que se abre en la ventana de edición de series del Libro Mayor. Puedes editarlos como desees y, después, volver a contabilizarlos. La serie editada tendrá el mismo número de asiento que la anterior, pero el historial de los asientos originales seguirá existiendo y podrá auditarse de la misma forma que los asientos eliminados. Un requisito importante: el «control de privilegios» sobre la capacidad de eliminar y editar asientos contables contabilizados. Si no concedes privilegios a nadie para utilizar estas funciones (que es la configuración por defecto), entonces este comportamiento no estará permitido.
Revistas
¿Cuenta su sistema de contabilidad con la función de nuevos libros de contabilidad intermedios que contengan los detalles de las transacciones que respaldan el libro mayor (que no debe confundirse con el tipo de transacción «Asiento contable», que puede utilizarse independientemente de si esta funcionalidad de libro de contabilidad está activada o no)? En algunos sistemas contables, cualquier tipo de transacción financiera que se cree se contabiliza directamente en el libro mayor, en lugar de agrupar los asientos de todos los detalles en un asiento resumido del libro mayor, lo que permite reducir potencialmente miles de transacciones del libro mayor a solo unas pocas. Deberías disponer de la opción de contabilizar en los libros de diario de forma diaria, mensual o semanal. Una vez activada, todas las transacciones financieras se contabilizan en los libros de diario en lugar de en el libro mayor, y las transacciones registradas como entradas en los libros de diario no afectan al balance de comprobación hasta que se contabilizan en el libro mayor. Ejemplo:
En este ejemplo, para averiguar de dónde proceden las cifras, puedes hacer clic con el botón derecho del ratón y profundizar en los detalles de las transacciones que hay detrás de ellas. Esta función de profundización mediante clic con el botón derecho también está disponible desde la ventana «Transacciones del libro mayor» y la ventana «Series del libro mayor», incluso después de que se hayan contabilizado los diarios.
Una de las grandes ventajas de esta función del Diario es que no solo hace un buen trabajo a la hora de consolidar los datos, sino que te ofrece la oportunidad de revisar y, en su caso, anular o corregir cualquier transacción errónea antes de que afecte negativamente a tu Libro Mayor. Pero, ¿sabes qué? Incluso si algunas de estas transacciones erróneas llegan al libro mayor, también puedes realizar la misma eliminación temporal de los asientos del diario que con los asientos contables contabilizados directamente en el libro mayor. Si lo haces, las transacciones del diario vuelven a su estado original, de modo que puedes realizar las correcciones necesarias y volver a contabilizar el conjunto.
Por último, hay otra ventaja de los libros de diario: puedes contabilizarlos en la fecha que desees. Así que, si alguna vez te encuentras con el problema de querer antedatar o posfechar transacciones a posteriori, los asientos en los libros de diario te ofrecen un mecanismo flexible para hacerlo.
Los sistemas de contabilidad ofrecen numerosas y potentes funciones que facilitan el trabajo de los contables. Lo más sorprendente es que, gracias a estas herramientas, ahora es posible que ese contable obsesivo-compulsivo que conoces (o que eres tú mismo) mantenga un libro mayor completamente limpio e impecable, incluso cuando todo el mundo a tu alrededor se esfuerza por crear un gran desorden.
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