Ich habe im Laufe der Jahre mit mehreren Buchhaltern zusammengearbeitet, und mir ist dabei aufgefallen, dass sie es im Allgemeinen gerne ordentlich und übersichtlich haben. Leider ist die Realität oft unübersichtlich und chaotisch. Buchungen werden auf den falschen Konten, mit falschen Mengen oder Daten erfasst, was zu Stornobuchungen und anschließend zu einer weiteren Reihe von Korrekturbuchungen führt. Selbst bei einer fehlerfreien Buchungshistorie kann ein Unternehmen selbst mittlerer Größe am Ende Tausende von Hauptbuchbuchungen haben, sodass das Auffinden der Quellbuchung für einen fragwürdigen Posten in der Probebilanz der Suche nach der sprichwörtlichen Nadel im Heuhaufen gleicht.
Für Buchhalter in der Praxis können verschiedene Funktionen Ihrer Buchhaltungssoftware den Arbeitsalltag übersichtlicher und besser überschaubar machen, darunter eine intelligentere Suchfunktion für Sachkonten, die Möglichkeit, fehlerhafte Sachbuchungen zu korrigieren, sowie ein optionales Journal-System.
Hauptbuchkontencluster
Intelligente Suche
Worauf sollten Sie bei einem Widget zur Suche nach Hauptbuchkonten achten? Zu den Anforderungen gehören: eine systemweite Autovervollständigungsfunktion sowie die Möglichkeit, direkt aus dem Widget heraus zu Kontonummern zu springen und diese zu erstellen oder zu bearbeiten – sofern die entsprechenden Berechtigungen vorliegen –, sowie Voreinstellungen für die Suche nach den für den jeweiligen Kontext geeigneten Kontotypen. Wenn beispielsweise die erwartete Kontonummer in einem bestimmten Kontext entweder ein Aktiv- oder ein Passivkonto sein sollte, werden bei der Suche nur Kontonummern dieser Typen angezeigt. Schon diese Schutzfunktion allein kann dazu beitragen, Fehler bei der Einrichtung und bei laufenden Geschäftsvorgängen zu vermeiden. Wer jedoch Bedenken hinsichtlich eines Flexibilitätsverlusts hat, kann beruhigt sein: Sie sollten weiterhin in der Lage sein, eine Kontonummer für einen „falschen“ Kontotyp einzugeben, und diese wird akzeptiert – allerdings erst, nachdem Sie vor möglichen „unerwarteten“ Ergebnissen gewarnt wurden.
Bearbeitung bereits gebuchter Transaktionen
Auf welche Funktion in Ihrem Buchhaltungssystem sollten Sie achten, um fehlerhafte Sachkontenbuchungen zu bearbeiten? Zu den Anforderungen gehört die Möglichkeit, bereits gebuchte Journalbuchungen zu ändern. Möglicherweise hat Ihre Buchhaltungslösung das Löschen und Bearbeiten von Sachkontenbuchungen bisher als absolutes Tabu betrachtet, doch in der Praxis erschwert dies die Arbeit erheblich. Fehler passieren nun einmal. Prüfen Sie, ob Ihr System das Konzept einer „weichen“ Löschung manuell eingegebener Buchungsarten (Journalbuchung und Sachkontenreihe) unterstützt. Ein „Soft-Delete“ bedeutet, dass der Datensatz in der Datenbank als gelöscht gekennzeichnet wird, aus den meisten Berichten verschwindet und seine Beträge aus der Rohbilanz entfernt werden … der Datensatz existiert jedoch weiterhin. Auf diese Weise profitieren Sie von beiden Vorteilen: der Flexibilität, unerwünschte Buchungen zu „löschen“, während gleichzeitig ein lückenloser Prüfpfad aller Aktivitäten erhalten bleibt. Löschungen können bei entsprechenden Buchungen aus der Anzeige einer Hauptbuchreihe vorgenommen werden. Beispiel:
Der folgende Screenshot zeigt, wie Sie „gelöschte“ Transaktionen weiterhin anzeigen können, indem Sie die entsprechende Option im Bericht „Sachkonten-Transaktionen“ aktivieren. Bei der Detailansicht wird deutlich, dass die Transaktionsnotizen automatisch mit dem Namen des Benutzers und dem Zeitpunkt der Löschung versehen wurden.
Eine weitere Option, die Ihnen zur Verfügung stehen sollte: das „Bearbeiten“ manueller Journalbuchungen, die direkt im Hauptbuch verbucht wurden. Dabei werden die ursprünglichen Buchungen als gelöscht markiert und anschließend in eine neue Hauptbuchserie kopiert, die im Bearbeitungsfenster für Hauptbuchserien geöffnet wird. Sie können sie nach Belieben bearbeiten und anschließend erneut verbuchen. Die bearbeitete Serie hat dieselbe Journalnummer wie die vorherige, aber der Verlauf der ursprünglichen Buchungen bleibt erhalten und ist ebenso wie gelöschte Buchungen nachprüfbar. Eine wichtige Voraussetzung: die „Berechtigungssteuerung“ für das Löschen und Bearbeiten gebuchter Journalbuchungen. Wenn Sie niemandem die Berechtigung zur Nutzung dieser Funktionen erteilen (was die Standardeinstellung ist), ist dieses Vorgehen nicht zulässig.
Zeitschriften
Verfügt Ihr Buchhaltungssystem über das Konzept neuer Zwischenjournale, die Transaktionsdetails enthalten, die das Hauptbuch unterstützen (nicht zu verwechseln mit dem Transaktionstyp „Journalbuchung“, der unabhängig davon verwendet werden kann, ob diese Journalfunktion aktiviert ist oder nicht)? In einigen Buchhaltungssystemen werden alle erfassten Finanztransaktionen direkt in das Hauptbuch gebucht, anstatt die Buchungen aus allen Einzelposten zu einer zusammengefassten Hauptbuchbuchung zu aggregieren, wodurch Sie potenziell Tausende von Hauptbuchtransaktionen auf nur wenige reduzieren können. Es sollte Ihnen die Möglichkeit geboten werden, die Buchung in Zwischenjournalen täglich, monatlich oder wöchentlich als Option durchzuführen. Sobald diese Funktion aktiviert ist, werden alle Finanztransaktionen in Zwischenjournalen statt im Hauptbuch verbucht, und als Zwischenjournalbuchungen erfasste Transaktionen wirken sich erst dann auf die Probebilanz aus, wenn sie in das Hauptbuch gebucht werden. Beispiel:
Um in diesem Beispiel herauszufinden, woher die Zahlen stammen, können Sie mit der rechten Maustaste klicken und die Transaktionsdetails hinter diesen Zahlen aufrufen. Diese Drilldown-Funktion per Rechtsklick ist auch im Fenster „Hauptbuchtransaktionen“ und im Fenster „Hauptbuchserien“ verfügbar, selbst nachdem die Journalbuchungen verbucht wurden.
Einer der großen Vorteile dieser Journalfunktion besteht darin, dass sie nicht nur eine hervorragende Zusammenfassung der Daten liefert, sondern Ihnen auch die Möglichkeit bietet, fehlerhafte Buchungen zu überprüfen und gegebenenfalls rückgängig zu machen oder zu korrigieren, bevor sie Ihr Hauptbuch durcheinanderbringen. Aber wissen Sie was? Selbst wenn einige dieser fehlerhaften Buchungen es bis ins Hauptbuch schaffen, können Sie Journalbuchungen genauso „weich löschen“ wie Journalbuchungen, die direkt ins Hauptbuch gebucht wurden. Wenn Sie dies tun, werden die Journalbuchungen in ihren ursprünglichen Zustand zurückversetzt, sodass Sie alle notwendigen Korrekturen vornehmen und den Satz erneut buchen können.
Und schließlich gibt es noch einen weiteren Vorteil von Journalen: Sie können sie an einem beliebigen Datum verbuchen. Sollten Sie also jemals das Problem haben, dass Sie Buchungen nachträglich rückwirkend oder vorverlegt verbuchen möchten, bieten Ihnen Journalbuchungen eine flexible Möglichkeit, dies zu tun.
Buchhaltungssysteme bieten zahlreiche leistungsstarke Funktionen, die Buchhaltern das Leben erleichtern. Das Erstaunlichste daran ist: Mit diesen Tools ist es nun sogar für jenen zwanghaften Buchhalter, den Sie kennen (oder der Sie selbst sind), möglich, ein absolut sauberes und makelloses Hauptbuch zu führen – selbst wenn die ganze Welt um Sie herum ihr Bestes tut, um ein riesiges Chaos anzurichten.
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