Quer trabalhe em vendas e/ou marketing, contabilidade ou compras, ou em qualquer uma das inúmeras funções operacionais na indústria transformadora ou na distribuição (ou talvez faça parte da direção executiva como proprietário ou diretor financeiro), se a sua empresa tiver mais do que UM CONTACTO registado, o seu sucesso depende de informações precisas sobre os seus contactos — colaboradores, fornecedores e prestadores de serviços, clientes e potenciais clientes. Não manter as suas listas «limpas» e organizadas não é uma opção.
Quando entrei no mundo dos negócios — há muito, muito tempo, na época do «Oeste Selvagem», antes da Internet e dos dispositivos móveis —, dependíamos de caneta e papel, cadernos e cartões de visita guardados num Rolodex. Parávamos os carros e saíamos a correr para usar qualquer telefone público nas proximidades quando era necessário fazer uma chamada.
Assim que o software de Gestão de Relações com o Cliente (CRM) ficou disponível, aderi logo à tendência como utilizador avançado e nunca mais olhei para trás. O CRM poupa tempo e é uma verdadeira salvação!
Lição aprendida: não basta utilizar apenas um software de gestão de relações com os clientes. É preciso dominar o CRM.
O que é a «higiene de listas»?
A «limpeza da lista» consiste em atualizar a sua lista de e-mails de contacto...
... para eliminar endereços onde não é possível efetuar entregas e contactos indesejados, quer tenham optado por não receber comunicações da sua parte (ou seja, tenham-se desinscrito), quer o contacto esteja inativo ou já não faça parte do seu mercado-alvo. Se ainda estiver a utilizar o marketing por correio direto, convém «limpar» a sua lista de endereços físicos. Para efeitos do presente artigo, estamos a referir-nos a listas de e-mail.
Regra geral: numa lista de contactos normal, os endereços físicos podem mudar a uma taxa de 10 a 20 % por ano. Os endereços de e-mail mudam a uma taxa semelhante — embora por mês. É claro que as taxas variam em função de muitos fatores, tais como a localização, o setor de atividade, se se trata de endereços de particulares ou de empresas, etc.
Por que é que a «higiene das listas» é importante?
Dito de forma simples: a reputação da sua empresa está em jogo.
Os prestadores de serviços de e-mail (ESPs) de terceiros são inteligentes e estão a tornar-se cada vez mais inteligentes. O que funcionava há apenas um ano não funciona necessariamente hoje. Os seus algoritmos em constante mudança são melhores do que nunca a entregar APENAS o que os destinatários querem na sua caixa de entrada, para não falar dos dados que as empresas podem utilizar para monitorizar e acompanhar o comportamento dos subscritores de e-mail ao longo do tempo, tais como taxas de abertura, taxas de cliques (CTR), cancelamentos de subscrição, envolvimento e inatividade. Uma lista de contactos «limpa» melhora esses resultados de entregabilidade e melhora a experiência dos seus clientes (e potenciais clientes) com a sua empresa.
Se pretende que os seus e-mails cheguem ao destino pretendido, ou seja, à caixa de entrada do destinatário pretendido — e não sejam filtrados ou bloqueados como spam ou lixo eletrónico —, então deve monitorizar e atualizar continuamente os seus dados para manter as suas listas o mais «limpas» possível. Manter os contactos mais ativos e envolvidos na sua base de dados de CRM é essencial para o sucesso a longo prazo do seu negócio.
Por que razão a «higiene das listas» é uma prioridade empresarial?
Poupe tempo/poupe dinheiro/poupe recursos.
Embora nada garanta uma taxa de entrega de 100% dos seus e-mails empresariais, manter as suas listas de contactos «limpas» pode representar uma melhoria significativa, ao identificar registos inválidos que deve eliminar da sua lista ANTES do envio.
Não manter as suas listas de e-mail «limpas» deixa a sua empresa vulnerável a armadilhas de spam provenientes de potenciais clientes que se inscreveram utilizando endereços de e-mail não válidos (ou falsos), erros ortográficos e outros problemas. A limpeza das listas de e-mail ajuda-o a evitar estes riscos.
As listas de endereços de má qualidade podem diminuir a taxa de entrega dos seus e-mails ao destinatário final, uma vez que os destinatários podem ignorar os seus e-mails ou bloquear completamente o domínio da sua empresa. O envio de e-mails para uma lista «limpa» de clientes e potenciais clientes genuinamente interessados valoriza a sua marca e aumenta o retorno do investimento (ROI).
Evitar a temida «lista negra» de e-mails é uma das melhores formas de proteger a REPUTAÇÃO DIGITAL da sua empresa.
5 coisas que precisa de saber para que o seu marketing por e-mail cumpra a lei
Muitos países regulamentam a forma como as empresas podem utilizar o e-mail. Nos EUA, trata-se da Lei CAN-SPAM. No caso dos nossos vizinhos do norte, é a Legislação Antispam do Canadá. Independentemente de onde viva e da forma como faz marketing junto dos seus contactos, conheça as regras e certifique-se de que a sua empresa as cumpre. Embora muitos fornecedores de serviços de e-mail (ESPs) o façam automaticamente por si, eis alguns dos princípios básicos:
- Não inclua informações falsas ou enganosas nos cabeçalhos — identifique claramente a sua empresa nos campos «Para», «De» e «Responder a», bem como no nome de domínio e no endereço de e-mail
- Não utilize assuntos enganosos — não induza as pessoas em erro quanto ao conteúdo do e-mail e indique se a mensagem é um anúncio
- Indique a sua morada — inclua a rua ou a caixa postal para que possamos contactar a sua empresa
- Explique aos destinatários como «cancelar a subscrição» — certifique-se de que essa opção seja fácil de encontrar e inclua um endereço de e-mail ou um site onde possam fazê-lo
- Respeite os pedidos de «exclusão» — se um contacto pedir para ser removido da sua lista, faça-o sem demora
Resumo
Em primeiro lugar, certifique-se de que tem em conta um sistema de CRM robusto no seu processo de seleção de um sistema de planeamento de recursos empresariais (ERP) e que prevê um orçamento adequado para a aquisição do ERP.
Mantenha o seu CRM em ordem, limpando as listas de contactos; isto não é apenas uma prioridade de marketing; a limpeza das listas é uma prioridade para todas as pessoas em todas as empresas. Realizar uma manutenção regular das suas listas de contactos garante que dispõe de dados consistentes para analisar e com base nos quais agir, através de campanhas de e-mail direcionadas e de fluxos de trabalho de interação com os seus clientes e potenciais clientes. Pense nisso como uma limpeza regular da casa!
A concorrência é acirrada, por isso certifique-se de que a sua empresa tem uma reputação online excelente.
