Tanto si trabajas en ventas y/o marketing, contabilidad o compras, como en cualquiera de los innumerables puestos operativos del sector manufacturero o de la distribución (o quizá formes parte de la alta dirección como propietario o director financiero), si tu empresa tiene más de UN CONTACTO a su nombre, tu éxito depende de que dispongas de información precisa sobre tus contactos: empleados, proveedores y distribuidores, clientes y clientes potenciales. No mantener tus listas «limpias» y ordenadas no es una opción.
Cuando me incorporé al mundo empresarial —hace mucho, mucho tiempo, en la época del «Oeste salvaje», antes de Internet y de los dispositivos móviles—, dependíamos del lápiz y el papel, los cuadernos y las tarjetas de visita guardadas en un Rolodex. Cuando teníamos que hacer una llamada, parábamos el coche y salíamos corriendo a utilizar cualquier cabina telefónica que hubiera cerca.
En cuanto salió al mercado el software de gestión de relaciones con los clientes (CRM), me sumé a la tendencia como usuario avanzado y nunca me he arrepentido. ¡El CRM me ahorra tiempo y me salva la vida!
Lección aprendida: No basta con utilizar únicamente un software de gestión de relaciones con los clientes. Hay que dominar el CRM.
¿Qué es la «higiene de las listas»?
La «limpieza de la lista» consiste en actualizar tu lista de direcciones de correo electrónico de contacto...
... para eliminar las direcciones en las que no se puede entregar el correo y los contactos no deseados, tanto si han optado por no recibir comunicaciones tuyas —es decir, si se han dado de baja— como si el contacto está inactivo o ya no forma parte de tu mercado objetivo. Si sigues utilizando el marketing por correo directo, te interesará «limpiar» tu lista de direcciones postales. A efectos de este artículo, nos referimos a las listas de correo electrónico.
Regla general: en una lista de contactos normal, las direcciones postales pueden cambiar a un ritmo del 10-20 % al año. Las direcciones de correo electrónico cambian a un ritmo similar, aunque al mes. Por supuesto, las tasas varían en función de muchas variables, como la ubicación, el sector, si se trata de direcciones de particulares o de empresas, etc.
¿Por qué es importante la «higiene de las listas»?
En pocas palabras: la reputación de tu empresa está en juego.
Los proveedores de servicios de correo electrónico (ESP) de terceros son inteligentes y cada vez lo son más. Lo que funcionaba hace tan solo un año no tiene por qué funcionar hoy. Sus algoritmos, en constante evolución, son más eficaces que nunca a la hora de entregar ÚNICAMENTE lo que los destinatarios quieren recibir en su bandeja de entrada, por no hablar de los datos que las empresas pueden utilizar para supervisar y realizar un seguimiento del comportamiento de los suscriptores de correo electrónico a lo largo del tiempo, como las tasas de apertura, las tasas de clics (CTR), las bajas, la interacción y la inactividad. Una lista de contactos «limpia» mejora esos resultados de entregabilidad y mejora la experiencia de tus clientes (y clientes potenciales) con tu empresa.
Si quieres que tus correos electrónicos lleguen a su destino, es decir, a la bandeja de entrada del destinatario deseado —y que no sean filtrados ni bloqueados como spam o correo no deseado—, debes supervisar y actualizar continuamente tus datos para mantener tus listas lo más «limpias» posible. Mantener los contactos más activos y comprometidos en tu base de datos CRM es esencial para el éxito a largo plazo de tu negocio.
¿Por qué la gestión de listas es una prioridad empresarial?
Ahorra tiempo, ahorra dinero y ahorra recursos.
Aunque nada garantiza al 100 % que tus correos electrónicos de empresa lleguen a su destino, mantener tus listas de contactos «limpias» puede suponer una mejora considerable, ya que te permite identificar los registros erróneos que debes eliminar de tu lista ANTES de enviarlos.
Si no mantienes «limpias» tus listas de correo electrónico, tu empresa queda expuesta a las trampas de spam provocadas por clientes potenciales que se han registrado con direcciones de correo electrónico que no son válidas (o falsas), errores ortográficos y otros problemas. La limpieza de las listas de correo electrónico te ayuda a evitar estos riesgos.
Las listas de direcciones incorrectas pueden ralentizar la entrega de tus correos electrónicos al destinatario final, ya que los destinatarios pueden filtrar tus mensajes o bloquear por completo el dominio de tu empresa. Enviar correos electrónicos a una lista «limpia» de clientes y clientes potenciales realmente interesados mejora tu imagen de marca y aumenta el retorno de la inversión (ROI).
Evitar la temida «lista negra» de correo electrónico es una de las mejores formas de proteger la REPUTACIÓN DIGITAL de tu empresa.
5 cosas que debes saber para que tu marketing por correo electrónico cumpla con la ley
Muchos países regulan mediante leyes cómo pueden utilizar el correo electrónico las empresas. En EE. UU., se trata de la Ley CAN-SPAM. En el caso de nuestros vecinos del norte, es la Ley Antispam de Canadá. Independientemente de dónde vivas y de cómo te dirijas a tus contactos, conoce las normas y asegúrate de que tu empresa las cumpla. Aunque muchos proveedores de servicios de correo electrónico (ESP) se encargan de ello automáticamente, aquí tienes algunos aspectos básicos:
- No incluyas información falsa o engañosa en los encabezados: identifica claramente a tu empresa en los campos «Para», «De» y «Responder a», así como en el nombre de dominio y la dirección de correo electrónico.
- No utilices asuntos engañosos: no induces a error a los destinatarios sobre el contenido del correo electrónico e indica si el mensaje es un anuncio.
- Indica tu dirección —incluye la calle o el apartado de correos para poder ponernos en contacto con tu empresa—
- Explica a los destinatarios cómo «darse de baja» o cancelar la suscripción; haz que sea fácil de encontrar e incluye una dirección de correo electrónico o una página web para hacerlo.
- Respeta las solicitudes de «baja»: si un contacto te pide que lo elimines de tu lista, hazlo sin demora.
Resumen
En primer lugar, asegúrate de tener en cuenta un sistema CRM sólido en tu proceso de selección de un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) y de destinar un presupuesto adecuado a la adquisición del ERP.
Mantén tu CRM al día limpiando las listas de contactos; no es solo una prioridad de marketing; la limpieza de las listas es una prioridad para todas las personas de cualquier empresa. Realizar un mantenimiento periódico de tus listas de contactos te garantiza disponer de datos coherentes que analizar y sobre los que actuar mediante campañas de correo electrónico dirigidas y flujos de trabajo de interacción con tus clientes y clientes potenciales. ¡Piensa en ello como en la limpieza habitual de tu casa!
La competencia es feroz, así que asegúrate de que tu empresa tenga una reputación online excelente.
