Ganz gleich, ob Sie im Vertrieb und/oder Marketing, in der Buchhaltung oder im Einkauf tätig sind oder eine der unzähligen operativen Funktionen in der Fertigung oder im Vertrieb ausüben (oder vielleicht sogar als Inhaber oder Finanzvorstand in der Führungsetage sitzen) – wenn Ihr Unternehmen mehr als EINEN ANSPRECHPARTNER vorweisen kann, hängt Ihr Erfolg von präzisen Informationen über Ihre Ansprechpartner ab – Mitarbeiter, Lieferanten und Anbieter, Kunden und Interessenten. Es ist keine Option, Ihre Listen nicht „sauber“ und übersichtlich zu halten.
Als ich meine ersten Schritte in der Geschäftswelt machte – vor langer, langer Zeit, im „Wilden Westen“ der Zeit vor dem Internet und vor dem Zeitalter der Mobilgeräte –, verließen wir uns auf Stift und Papier, Notizbücher und Visitenkarten in einem Rolodex. Wenn wir telefonieren mussten, hielten wir unsere Autos an und sprangen heraus, um das nächste Münztelefon zu benutzen.
Sobald CRM-Software (Customer Relationship Management) auf den Markt kam, bin ich als Power-User sofort auf den Zug aufgesprungen und habe es nie bereut. CRM spart Zeit und ist ein echter Lebensretter!
Die Erkenntnis: Der bloße Einsatz einer CRM-Software allein reicht nicht aus. Man muss CRM beherrschen.
Was versteht man unter „Listenhygiene“?
Unter „Listenpflege“ versteht man die Aktualisierung Ihrer E-Mail-Kontaktliste …
... um unzustellbare Adressen und unerwünschte Kontakte zu entfernen, unabhängig davon, ob diese sich gegen den Erhalt von Mitteilungen von Ihnen entschieden haben (d. h. ein „Opt-out“), oder ob der Kontakt inaktiv ist oder nicht mehr zu Ihrer Zielgruppe gehört. Wenn Sie weiterhin Direktwerbung per Post betreiben, sollten Sie Ihre physische Adressliste „bereinigen“. In diesem Zusammenhang geht es uns jedoch um E-Mail-Listen.
Faustregel: In einer durchschnittlichen Kontaktliste ändern sich die Postanschriften in der Regel um 10 bis 20 % pro Jahr. E-Mail-Adressen ändern sich in ähnlichem Umfang – allerdings pro Monat. Natürlich variieren die Raten in Abhängigkeit von vielen Variablen, wie beispielsweise Standort, Branche, Privat- oder Geschäftsadressen usw.
Warum ist Listenhygiene wichtig?
Einfach ausgedrückt: Der Ruf Ihres Unternehmens steht auf dem Spiel.
Externe E-Mail-Dienstleister (ESPs) sind clever und werden immer schlauer. Was noch vor einem Jahr funktioniert hat, funktioniert heute nicht mehr unbedingt. Ihre sich ständig ändernden Algorithmen sind besser denn je darin, NUR das in den Posteingang der Empfänger zu liefern, was diese auch wirklich wollen – ganz zu schweigen von den Daten, mit denen Unternehmen das Verhalten ihrer E-Mail-Abonnenten im Laufe der Zeit überwachen und nachverfolgen können, wie beispielsweise Öffnungsraten, Klickraten (CTR), Abmeldungen, Interaktion und Inaktivität. Eine „saubere“ Kontaktliste verbessert diese Zustellungsergebnisse und steigert die Zufriedenheit Ihrer Kunden (und Interessenten) mit Ihrem Unternehmen.
Wenn Sie möchten, dass Ihre E-Mails ihr Ziel erreichen, d. h. den Posteingang des gewünschten Empfängers – und nicht als Spam oder Junk-Mail herausgefiltert oder blockiert werden –, müssen Sie Ihre Daten kontinuierlich überwachen und aktualisieren, um Ihre Listen so „sauber“ wie möglich zu halten. Die Beibehaltung der aktivsten und engagiertesten Kontakte in Ihrer CRM-Datenbank ist für den langfristigen Erfolg Ihres Unternehmens von entscheidender Bedeutung.
Warum ist die „List Hygiene“ eine geschäftliche Priorität?
Zeit sparen / Geld sparen / Ressourcen sparen.
Zwar gibt es keine Garantie für eine 100-prozentige Zustellbarkeit Ihrer geschäftlichen E-Mails, doch wenn Sie Ihre Kontaktlisten „sauber“ halten, können Sie die Zustellbarkeit erheblich verbessern, indem Sie fehlerhafte Einträge identifizieren, die Sie VOR dem Versand aus Ihrer Liste entfernen sollten.
Wenn Sie Ihre E-Mail-Listen nicht „sauber“ halten, setzt sich Ihr Unternehmen der Gefahr von Spam-Fallen aus – beispielsweise durch Interessenten, die sich mit unzustellbaren (oder gefälschten) E-Mail-Adressen angemeldet haben, durch Tippfehler und vieles mehr. Durch die Bereinigung Ihrer E-Mail-Listen können Sie diese Risiken vermeiden.
Fehlerhafte Adresslisten können die Zustellrate Ihrer E-Mails an den Endempfänger beeinträchtigen, da Empfänger Ihre E-Mails unterdrücken oder Ihre Unternehmensdomain vollständig blockieren können. Das Versenden von E-Mails an eine „saubere“ Liste von Kunden und wirklich interessierten Interessenten stärkt Ihre Marke und steigert Ihre Kapitalrendite (ROI).
Die Vermeidung der gefürchteten E-Mail-„Blacklist“ ist eine der besten Möglichkeiten, den DIGITALEN RUF Ihres Unternehmens zu schützen.
5 Dinge, die Sie wissen müssen, damit Ihr E-Mail-Marketing den gesetzlichen Vorschriften entspricht
In vielen Ländern gibt es gesetzliche Vorschriften dafür, wie Unternehmen E-Mails nutzen dürfen. In den USA ist dies der CAN-SPAM Act. Bei unseren Nachbarn im Norden gilt das kanadische Anti-Spam-Gesetz. Unabhängig davon, wo Sie leben und wie Sie Ihre Kontakte ansprechen – machen Sie sich mit den Vorschriften vertraut und stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen diese einhält. Zwar übernehmen viele E-Mail-Dienstleister (ESPs) dies automatisch für Sie, doch hier sind einige grundlegende Punkte:
- Keine falschen oder irreführenden Kopfzeilenangaben – geben Sie Ihr Unternehmen in den Feldern „An“, „Von“ und „Antwort an“ sowie im Domainnamen und in der E-Mail-Adresse eindeutig an
- Keine irreführenden Betreffzeilen – führen Sie die Empfänger nicht hinsichtlich des Inhalts der E-Mail in die Irre und geben Sie an, ob es sich bei der Nachricht um Werbung handelt
- Geben Sie Ihre Adresse an – einschließlich Straße oder Postfach, damit wir Ihr Unternehmen kontaktieren können
- Erklären Sie den Empfängern, wie sie sich abmelden können – machen Sie diese Option leicht auffindbar und geben Sie eine E-Mail-Adresse oder eine Website an, über die dies möglich ist.
- Kommen Sie „Opt-out“-Anfragen nach – wenn ein Kontakt darum bittet, aus Ihrer Liste entfernt zu werden, tun Sie dies unverzüglich
Zusammenfassung
Stellen Sie zunächst sicher, dass Sie bei der Auswahl eines Enterprise-Resource-Planning-Systems (ERP) ein leistungsfähiges CRM-System in Betracht ziehen und ausreichend Mittel für die Anschaffung des ERP-Systems einplanen.
Pflegen Sie Ihr CRM, indem Sie Ihre Kontaktlisten bereinigen; dies ist nicht nur eine Priorität für das Marketing, sondern die Pflege der Kontaktlisten ist eine Priorität für jeden Mitarbeiter in jedem Unternehmen. Durch die regelmäßige Pflege Ihrer Kontaktlisten stellen Sie sicher, dass Sie über konsistente Daten verfügen, die Sie analysieren und auf deren Grundlage Sie gezielte E-Mail-Kampagnen sowie Interaktionsabläufe mit Ihren Kunden und Interessenten durchführen können. Betrachten Sie es einfach als regelmäßige Hausreinigung!
Der Wettbewerb ist hart – sorgen Sie daher dafür, dass Ihr Unternehmen online einen hervorragenden Ruf genießt.
