O que é um «Gemba Walk»?
«Gemba» é um termo japonês que significa «o local real». Na indústria transformadora, é onde o trabalho se realiza – no chão de fábrica. Faz parte da filosofia de gestão Lean e foi um conceito desenvolvido por Taiichi Ohno – o pai do Sistema de Produção da Toyota, que inspirou a Produção Lean nos EUA.
Uma visita ao Gemba é um percurso pelo chão de fábrica. Permite aos diretores de fábrica e aos líderes observar os processos de trabalho reais, interagir com os colaboradores, fazer perguntas, recolher informações e feedback sobre a forma como o trabalho é executado. É uma prática que permite aos gestores estabelecer uma ligação com os seus colaboradores da linha da frente, identificar desperdícios e, em última análise, explorar formas de promover a melhoria contínua.
Por que razão as visitas ao gemba são importantes?
A ideia subjacente às visitas ao Gemba é que estas permitem que os gestores e executivos saiam das suas secretárias e se desloquem para o local onde o trabalho é efetivamente realizado. É uma oportunidade para explorar o fluxo de valor e identificar potenciais problemas através da colaboração e da comunicação. Recorrendo a uma técnica como a «5 Porquês» pode ajudá-lo a aprofundar a análise e a descobrir mais valor.
Lembre-se de que uma visita ao Gemba não tem como objetivo encontrar falhas ou atribuir culpas – isso é exatamente o que não deve fazer. Como gestor, o seu principal objetivo é colaborar com a sua equipa e identificar os problemas em conjunto. Concentre-se em identificar pontos fracos nas operações de trabalho, e não nas pessoas.
7 passos para uma visita ao gemba eficaz
Para tirar o máximo partido da sua visita ao Gemba, é aconselhável ter um plano definido antes de começar. Aqui estão sete passos que o ajudarão a preparar-se para o sucesso.
- Escolha um tema para a sua visita ao Gemba – O primeiro passo é identificar qual é o objetivo principal da visita ao Gemba. Isto irá ajudá-lo a manter-se concentrado e a delimitar o âmbito da visita. Existem muitos temas diferentes a explorar, por exemplo, segurança, produtividade, inovação ou eficiência do espaço de trabalho, para citar alguns. Depois de identificar o tema, pode começar a elaborar a lista de perguntas a fazer ao longo da visita.
- Prepare a equipa – Não deve apanhar a equipa de surpresa; em vez disso, deve avisá-la com antecedência. Informe a equipa antecipadamente sobre o que é uma visita ao Gemba, o que podem esperar e qual é o seu objetivo. Desta forma, sentir-se-ão mais à vontade e mais dispostos a colaborar. Não se esqueça de comunicar que o objetivo final é a melhoria contínua.
- Concentre-se no processo – Lembre-se de que isto não é uma avaliação do desempenho da sua equipa. O objetivo é observar, fazer perguntas e recolher informações que contribuam para a melhoria dos processos. Está aqui para identificar obstáculos, desperdício e ineficiências no chão de fábrica que prejudicam a produtividade.
- Concentre-se no fluxo de valor – Identifique o valor que a sua empresa produz e certifique-se de que se concentra no fluxo de valor na sua totalidade. É uma boa ideia anotar as suas perguntas com antecedência para garantir que não deixa escapar nenhum trabalho ou processo operacional. Ao concentrar-se na cadeia de valor, poderá identificar pontos de estrangulamento, tarefas que não estão distribuídas de forma otimizada ou atividades que causam desperdício. A eliminação destas atividades ajudará a melhorar o seu desempenho.
- Registe as suas observações – Registe o máximo de informação possível enquanto realiza a sua visita ao Gemba. Tire fotografias, grave vídeos ou tome notas facilmente utilizando soluções para trabalhadores conectados no seu telemóvel ou tablet. Pode ser tentador fazer recomendações ou propor soluções no momento, mas deixe a análise para mais tarde.
- Procure um segundo ponto de vista – Depois de reunir toda a informação, não custa nada partilhá-la com um colega, alguém com um olhar novo e que não esteja envolvido no processo. Obter uma segunda opinião pode ajudar a identificar eventuais lacunas, a descobrir oportunidades que tenham escapado ou, simplesmente, a dar-lhe uma perspetiva diferente.
- Faça o acompanhamento com a equipa – Não se esqueça de fazer o acompanhamento e partilhar as suas conclusões com a equipa. Lembre-se de que este é um esforço colaborativo e a última coisa que quer é que a sua equipa sinta que está a ser vigiada. Envolva-os ao longo de todo o processo. Partilhe o que aprendeu, incluindo problemas ou lacunas, bem como a resolução imediata e as medidas a tomar. Aproveite este momento para identificar quais os processos que pretende manter e onde há margem para melhorias.
Impulsionar a melhoria contínua com tecnologia de trabalho interligada
O problema com as visitas ao Gemba é que, muitas vezes, são encontros improvisados. Os gestores percorrem o chão de fábrica e nem sempre dispõem de um processo estruturado ou padronizado. Além disso, é provável que se tomem notas em papel ou, por vezes, que nem sequer se tomem notas – o que resulta numa visão pontual e anedótica. E assim que a sua visita ao Gemba estiver concluída, irá introduzir essa informação numa folha de cálculo ou num sistema de registo. Isto leva a um intervalo de tempo ou a uma espera, também conhecido como atraso no processo — desde o momento em que fez a observação até à sua comunicação. Isto contribui para o desperdício sob a forma de trabalho sem valor acrescentado e para a perda de uma oportunidade de melhoria contínua.
Aproveite todo o potencial da sua equipa
A ideia por trás da visita ao Gemba é sair e ver o que está realmente a acontecer no chão de fábrica. Muitas operações de produção funcionam frequentemente 24 horas por dia. E se for um gestor que normalmente trabalha durante o dia, não está a ter uma visão completa da situação e está a perder informações essenciais. Talvez os trabalhadores do turno da noite enfrentem um conjunto de desafios completamente diferente. Além disso, corre o risco de ouvir apenas as queixas dos trabalhadores mais expressivos, o que não proporciona uma visão holística das suas operações. O principal objetivo é obter o maior número possível de pontos de vista diferentes para tomar a melhor decisão que realmente conduza a melhorias.
Dê à sua equipa as ferramentas digitais de que necessita
Com a tecnologia do trabalhador conectado, como o Connected Worker® da Parsable, pode ligar digitalmente os seus trabalhadores da linha da frente utilizando dispositivos móveis ou tablets no chão de fábrica. Além de garantir que a sua equipa tem acesso a informações atualizadas na palma da mão para realizar o seu trabalho, a aplicação permite-lhes registar problemas em tempo real, tirando fotografias, gravando vídeos ou tomando notas – criando assim um registo digital.
Faça com que seja um esforço colaborativo
Trabalhador Conectado O aplicativo da Parsable conecta digitalmente as suas equipas entre turnos, fábricas e locais de trabalho, proporcionando-lhes as ferramentas necessárias para colaborarem e contribuírem para o seu processo de recolha de informações. A natureza em tempo real da aplicação permite que os trabalhadores registem informações imediatamente, em vez de terem de esperar pela próxima visita ao local de trabalho (Gemba walk) agendada. Isto não só liberta o conhecimento implícito, uma vez que essas informações valiosas passam a ser captadas digitalmente, como também proporciona visibilidade e facilita o diálogo, uma vez que trabalhadores e gestores podem partilhar feedback instantâneo de forma integrada.
Aproveitar os dados para impulsionar melhorias nos processos
Tradicionalmente, enquanto gestor, o que se fazia era agregar dados provenientes de diferentes fontes, departamentos e sistemas – e, por fim, identificar oportunidades de melhoria.
Com o Connected Worker, temagora acesso a um fluxo contínuo de informação e pode realizar as suas visitas ao Gemba de uma forma mais estruturada e orientada, o que lhe permite registar conclusões e dados num dispositivo móvel durante a sua visita.
Além de lhe proporcionar uma visão constante das suas operações, também incentiva a sua equipa no chão de fábrica a participar e a registar observações, bem como a indicar onde consideram que há margem para melhorias. Isto dá-lhe uma visão global de onde e quando surgem problemas, permitindo-lhe direcionar os recursos em conformidade, sem ter de esperar pela sua próxima visita ao Gemba. Ao continuar a envolver toda a sua equipa no processo, os colaboradores da linha da frente percebem que as suas opiniões estão a ser ouvidas e a impulsionar mudanças positivas.
Quando bem realizadas, as visitas ao Gemba são uma ferramenta poderosa para promover a partilha de conhecimentos, permitir uma recolha exaustiva de informações e aumentar a motivação dos seus dedicados colaboradores da produção. As visitas ao Gemba não beneficiam apenas a liderança, mas toda a sua equipa, ao melhorarem as operações da fábrica. Os processos são simplificados, o dia-a-dia da sua equipa pode tornar-se mais fácil, o desperdício é eliminado e a produtividade pode ser aumentada — o que mais se poderia pedir?
