Qu'est-ce qu'une visite sur le terrain (Gemba Walk) ?
« Gemba » est un terme japonais qui signifie « le lieu réel ». Dans le secteur industriel, il désigne l’endroit où le travail s’effectue : l’atelier de production. Ce concept s’inscrit dans la philosophie de gestion Lean et a été développé par Taiichi Ohno, le père du système de production Toyota, qui a inspiré le mouvement Lean Manufacturing aux États-Unis.
Une visite « Gemba » consiste à parcourir l'atelier. Elle permet aux directeurs d'usine et aux responsables d'observer les processus de travail réels, d'échanger avec les employés, de poser des questions, de recueillir des informations et des retours d'expérience sur la manière dont le travail est effectué. Il s'agit d'une pratique qui permet aux responsables de tisser des liens avec leurs collaborateurs de première ligne, d'identifier les gaspillages et, à terme, d'explorer les moyens de favoriser l'amélioration continue.
Pourquoi les visites sur le terrain sont-elles importantes ?
L'idée derrière les visites « Gemba » est de permettre aux responsables et aux dirigeants de quitter leur bureau pour se rendre là où le travail s'effectue réellement. C'est l'occasion d'explorer la chaîne de valeur et de mettre au jour d'éventuels problèmes grâce à la collaboration et à la communication. En utilisant une technique telle que la méthode des « 5 pourquoi » peut vous aider à approfondir votre analyse et à dégager davantage de valeur.
N’oubliez pas : une visite « Gemba » ne vise pas à trouver des défauts ni à pointer du doigt qui que ce soit – c’est précisément ce qu’il faut éviter de faire. En tant que responsable, votre objectif principal est de collaborer avec votre équipe pour identifier ensemble les problèmes. Concentrez-vous sur la recherche des points faibles dans les processus de travail, et non sur vos collaborateurs.
7 étapes pour une visite de terrain efficace
Pour tirer le meilleur parti de votre visite sur le terrain (Gemba walk), il est conseillé d’établir un plan avant de commencer. Voici sept étapes qui vous aideront à mettre toutes les chances de votre côté.
- Choisissez un thème pour votre visite – La première étape consiste à déterminer quel est l’objectif principal de la visite de terrain. Cela vous aidera à rester concentré et à délimiter votre champ d’action. Il existe de nombreux thèmes à explorer, par exemple la sécurité, la productivité, l’innovation ou l’efficacité de l’espace de travail, pour n’en citer que quelques-uns. Une fois le thème identifié, vous pouvez commencer à dresser la liste des questions à poser tout au long de la visite.
- Préparez l’équipe – Évitez de prendre votre équipe au dépourvu ; mieux vaut les prévenir à l’avance. Expliquez-leur en amont ce qu’est une visite de terrain (Gemba walk), à quoi ils peuvent s’attendre et quel en est l’objectif. Ainsi, ils se sentiront plus à l’aise et seront plus enclins à collaborer. N’oubliez pas de leur rappeler que l’objectif ultime est l’amélioration continue.
- Concentrez-vous sur le processus – N’oubliez pas qu’il ne s’agit pas d’une évaluation des performances de votre équipe. L’objectif est d’observer, de poser des questions et de recueillir des informations qui serviront à améliorer les processus. Vous êtes là pour identifier les obstacles, le gaspillage et les inefficacités sur le lieu de production qui nuisent à la productivité.
- Concentrez-vous sur la chaîne de valeur – Identifiez la valeur produite par votre entreprise et veillez à prendre en compte l’ensemble de la chaîne de valeur. Il est conseillé de noter vos questions à l’avance afin de ne négliger aucun processus opérationnel ou tâche. En vous concentrant sur la chaîne de valeur, vous pourrez identifier les goulots d’étranglement, les tâches qui ne sont pas réparties de manière optimale ou les activités génératrices de gaspillage. L’élimination de ces activités contribuera à améliorer vos performances.
- Consignez vos observations – Notez autant d’informations que possible au fur et à mesure de votre visite sur le terrain (Gemba walk). Prenez des photos, enregistrez des vidéos ou prenez facilement des notes à l’aide d’applications professionnelles sur votre smartphone ou votre tablette. Il peut être tentant de formuler des recommandations ou de proposer des solutions sur-le-champ, mais réservez l’analyse pour plus tard.
- Demandez un deuxième avis – Une fois que vous avez rassemblé toutes vos informations, il peut être utile de les partager avec un collègue, quelqu’un qui aura un regard neuf et qui n’est pas impliqué dans le processus. Obtenir un deuxième avis peut vous aider à identifier d’éventuelles lacunes, à mettre en lumière des opportunités manquées ou simplement à vous offrir une perspective différente.
- Faites le point avec l’équipe – N’oubliez pas de faire le point et de partager vos conclusions avec l’équipe. N’oubliez pas qu’il s’agit d’un effort collaboratif et que la dernière chose que vous souhaitez, c’est que votre équipe ait l’impression d’être surveillée. Impliquez-la tout au long du processus. Partagez ce que vous avez appris, y compris les problèmes ou les lacunes identifiés, ainsi que les solutions immédiates et les mesures à prendre. Profitez de ce moment pour déterminer les processus que vous souhaitez conserver et ceux qui peuvent être améliorés.
Favoriser l'amélioration continue grâce aux technologies de travail connectées
Le problème avec les visites de terrain (Gemba walks), c’est qu’il s’agit souvent de rencontres ponctuelles. Les responsables parcourent l’atelier de production sans nécessairement disposer d’un processus structuré ou standardisé. De plus, vous prenez probablement des notes sur papier, voire parfois aucune note du tout, ce qui ne vous donne qu’un aperçu anecdotique de la situation. Une fois votre visite de terrain terminée, vous saisissez ensuite ces informations dans un tableur ou un système d’enregistrement. Cela entraîne un décalage temporel, également appelé « retard dans le processus », entre le moment où vous avez fait l’observation et celui où vous la consignez. Cela contribue à générer du gaspillage sous forme de travail sans valeur ajoutée et à passer à côté d’une opportunité d’amélioration continue.
Tirez le meilleur parti de toute votre équipe
L’idée derrière la « Gemba walk » est d’aller sur le terrain pour observer ce qui se passe réellement dans l’atelier. De nombreuses activités de production fonctionnent souvent 24 heures sur 24. Et si vous êtes un responsable qui travaille généralement pendant la journée, vous n’avez pas une vision globale de la situation et vous passez à côté d’informations essentielles. Il se peut que les employés de l’équipe de nuit soient confrontés à des défis totalement différents. De plus, vous risquez de n’entendre que les plaintes des employés les plus bruyants, ce qui ne vous donne pas une vision globale de vos activités. L’objectif principal est de recueillir autant de points de vue différents que possible afin de prendre la meilleure décision, celle qui permettra réellement d’apporter des améliorations.
Offrez à votre équipe les outils numériques dont elle a besoin
Grâce aux technologies dédiées aux travailleurs connectés, telles que Connected Worker® de Parsable, vous pouvez connecter numériquement vos collaborateurs de terrain à l’aide d’appareils mobiles ou de tablettes directement dans l’usine. En plus de garantir à votre équipe l’accès à des informations actualisées, disponibles au bout des doigts pour accomplir leurs tâches, l’application leur permet de signaler les problèmes en temps réel en prenant des photos, en enregistrant des vidéos ou en rédigeant des notes, créant ainsi un dossier numérique.
Faites-en un effort collectif
Le collaborateur connecté de Parsable relie numériquement vos équipes au-delà des équipes de travail, des usines et des sites, et leur fournit les outils nécessaires pour collaborer et contribuer à votre processus de collecte d’informations. Le fonctionnement en temps réel de l’application permet aux collaborateurs d’enregistrer immédiatement les informations, plutôt que d’attendre la prochaine visite de terrain prévue. Cela permet non seulement de valoriser le savoir-faire collectif, puisque ces précieuses informations sont désormais saisies numériquement, mais aussi d’assurer la transparence et de favoriser le dialogue, les collaborateurs et les responsables pouvant échanger des retours d’expérience en temps réel de manière fluide.
Exploiter les données pour favoriser l'amélioration des processus
Traditionnellement, en tant que responsable, vous deviez regrouper les données provenant de différentes sources, services et systèmes, pour finalement identifier des possibilités d'amélioration.
Grâce à Connected Worker, vousdisposez désormais d'un flux continu d'informations et pouvez effectuer vos visites sur le terrain (Gemba walks) de manière plus structurée et guidée, ce qui vous permet de consigner vos observations et vos données sur un appareil mobile pendant votre visite.
Non seulement cela vous offre une visibilité permanente sur vos opérations, mais cela encourage également votre équipe en atelier à s’impliquer et à consigner ses observations ainsi que les points qu’elle estime pouvoir être améliorés. Vous bénéficiez ainsi d’une vue d’ensemble permettant d’identifier où et quand des problèmes surviennent, et vous pouvez affecter vos ressources en conséquence sans attendre votre prochaine visite sur le terrain (Gemba walk). En impliquant en permanence l’ensemble de votre équipe dans ce processus, les collaborateurs de première ligne ont le sentiment que leur voix est entendue et qu’elle contribue à un changement positif.
Lorsqu’elles sont menées correctement, les visites de terrain constituent un outil puissant pour favoriser le partage des connaissances, permettre une collecte exhaustive d’informations et stimuler la motivation de vos collaborateurs de production, qui travaillent d’arrache-pied. Les visites de terrain profitent non seulement à la direction, mais aussi à l’ensemble de votre équipe en améliorant le fonctionnement de l’usine. Les processus sont rationalisés, le quotidien de votre équipe s’en trouve facilité, le gaspillage est éliminé et la productivité peut être améliorée : que demander de plus ?
