¿Qué es un «gemba walk»?
«Gemba» es un término japonés que significa «el lugar real». En el ámbito de la fabricación, es el lugar donde se lleva a cabo el trabajo: la planta de producción. Forma parte de la filosofía de gestión Lean y es un concepto desarrollado por Taiichi Ohno, el padre del Sistema de Producción de Toyota, que inspiró la fabricación Lean en Estados Unidos.
Un «Gemba walk» es un recorrido por la planta de producción. Permite a los directores de planta y a los responsables observar los procesos de trabajo reales, interactuar con los empleados, hacer preguntas y recabar información y opiniones sobre cómo se lleva a cabo el trabajo. Se trata de una práctica que permite a los responsables establecer un vínculo con sus trabajadores de primera línea, identificar el desperdicio y, en última instancia, explorar cómo impulsar la mejora continua.
¿Por qué son importantes las visitas al gemba?
La idea que subyace a las visitas al «gemba» es que permiten a los responsables y ejecutivos alejarse de sus escritorios y acercarse al lugar donde se desarrolla realmente el trabajo. Se trata de una oportunidad para explorar la cadena de valor y detectar posibles problemas a través de la colaboración y la comunicación. El uso de una técnica como la «5 porqués» puede ayudarte a profundizar y descubrir más valor.
Recuerda que una visita al «gemba» no consiste en buscar fallos ni en culpar a nadie; eso es precisamente lo que no debes hacer. Como responsable, tu objetivo principal es colaborar con tu equipo y detectar juntos los problemas. Céntrate en identificar los puntos débiles de los procesos de trabajo, no en tu personal.
7 pasos para realizar una visita al gemba eficaz
Para sacar el máximo partido a tu visita al gemba, es recomendable que tengas un plan preparado antes de empezar. A continuación te presentamos siete pasos que te ayudarán a prepararte para el éxito.
- Elige un tema para tu recorrido: el primer paso es identificar cuál es el objetivo principal del recorrido por el Gemba. Esto te ayudará a mantener la concentración y a delimitar el alcance. Hay muchos temas diferentes que explorar; por ejemplo, la seguridad, la productividad, la innovación o la eficiencia del espacio de trabajo, por citar algunos. Una vez identificado el tema, ya puedes empezar a elaborar la lista de preguntas que harás durante el recorrido.
- Prepara al equipo: no conviene sorprender a tu equipo con esto, sino que es mejor avisarles con antelación. Explícales de antemano qué es una visita al gemba, qué pueden esperar y cuál es su objetivo. De esta forma, se sentirán más cómodos y estarán más dispuestos a colaborar. No olvides dejar claro que el objetivo final es la mejora continua.
- Céntrate en el proceso: recuerda que esto no es una evaluación del rendimiento de tu equipo. El objetivo es observar, hacer preguntas y recabar información que sirva para mejorar los procesos. Estás aquí para identificar los obstáculos, el desperdicio y las ineficiencias en la planta de producción que merman la productividad.
- Céntrate en la cadena de valor: identifica el valor que genera tu empresa y asegúrate de centrarte en toda la cadena de valor. Es recomendable anotar tus preguntas con antelación para asegurarte de que no se te pase por alto ningún proceso operativo o de trabajo. Al centrarte en la cadena de valor, podrás identificar cuellos de botella, tareas que no están distribuidas de forma óptima o actividades que generan desperdicio. La eliminación de estas actividades te ayudará a mejorar tu rendimiento.
- Anota tus observaciones: recopila toda la información posible mientras realizas tu recorrido por el gemba. Haz fotos, graba vídeos o toma notas fácilmente utilizando soluciones para trabajadores conectados en tu móvil o tableta. Puede resultar tentador hacer recomendaciones o proponer soluciones en el momento, pero deja el análisis para más tarde.
- Busca una segunda opinión: una vez que hayas recopilado toda la información, no está de más compartirla con un compañero, alguien que pueda aportar una mirada fresca y que no esté involucrado en el proceso. Contar con una segunda opinión puede ayudarte a identificar posibles lagunas, descubrir oportunidades que se te hayan pasado por alto o, simplemente, ofrecerte una perspectiva diferente.
- Haz un seguimiento con el equipo: no te olvides de hacer un seguimiento y compartir tus conclusiones con el equipo. Recuerda que se trata de un esfuerzo colaborativo y que lo último que quieres es que tu equipo se sienta vigilado. Involúcralos a lo largo de todo el proceso. Comparte lo que has aprendido, incluyendo los problemas o carencias, así como la solución inmediata y las medidas que hay que tomar. Aprovecha este momento para determinar qué procesos quieres mantener y en qué aspectos hay margen de mejora.
Impulsar la mejora continua con tecnología de trabajo conectado
El problema de las visitas al gemba es que suelen ser reuniones improvisadas. Los responsables recorren la planta de producción y no siempre cuentan con un proceso estructurado o estandarizado. Además, es probable que se tomen notas en papel, o que a veces ni siquiera se tomen notas, lo que ofrece una visión puntual y anecdótica. Y una vez finalizada la visita al gemba, se introduce esa información en una hoja de cálculo o en un sistema de registro. Esto genera un lapso de tiempo o una espera, también conocido como retraso en el proceso, desde el momento en que se realiza la observación hasta que se comunica. Esto contribuye a la generación de desperdicio en forma de trabajo que no aporta valor añadido y supone una oportunidad perdida para la mejora continua.
Aprovecha todo el potencial de tu equipo
La idea que subyace al «Gemba walk» es salir y ver qué está ocurriendo realmente en la planta de producción. Muchas operaciones de fabricación suelen funcionar las 24 horas del día. Y si eres un directivo que suele trabajar durante el día, no tienes una visión completa de la situación y te estás perdiendo información clave. Quizás los trabajadores del turno de noche se enfrenten a una serie de retos completamente diferentes. Además, corres el riesgo de escuchar únicamente las quejas de los trabajadores más expresivos, lo que no te proporciona una visión global de tus operaciones. El objetivo principal es recabar tantos puntos de vista diferentes como sea posible para tomar la mejor decisión que realmente impulse mejoras.
Proporciona a tu equipo las herramientas digitales que necesita
Gracias a la tecnología para trabajadores conectados, como Connected Worker® de Parsable, puedes conectar digitalmente a tus trabajadores de primera línea mediante dispositivos móviles o tabletas en la planta de producción. Además de garantizar que tu equipo tenga acceso a información actualizada en la palma de la mano para realizar su trabajo, la aplicación les permite registrar problemas en tiempo real tomando fotos, grabando vídeos o tomando notas, creando así un registro digital.
Haz que sea un esfuerzo colaborativo
Trabajador conectado de Parsable conecta digitalmente a tus equipos de distintos turnos, plantas y centros, y les proporciona las herramientas que necesitan para colaborar y contribuir a tu proceso de recopilación de información. El carácter en tiempo real de la aplicación permite a los trabajadores registrar la información de forma inmediata, en lugar de tener que esperar a la próxima ronda de inspección de Gemba programada. Esto no solo permite acceder a los conocimientos implícitos de la plantilla, ya que esa valiosa información ahora se recoge digitalmente, sino que también proporciona visibilidad y facilita el diálogo, ya que los trabajadores y los responsables pueden compartir comentarios al instante de forma fluida.
Aprovechar los datos para impulsar mejoras en los procesos
Tradicionalmente, como directivo, se solían recopilar datos de diferentes fuentes, departamentos y sistemas, para, finalmente, identificar oportunidades de mejora.
Con Connected Worker, ahora tienesacceso a un flujo continuo de información y puedes realizar tus rondas de inspección (Gemba walks) de una forma más estructurada y guiada, lo que te permite registrar las observaciones y los datos en un dispositivo móvil durante la ronda.
Además de ofrecerte una visión constante de tus operaciones, también anima a tu equipo de planta a participar y a registrar sus observaciones, así como a señalar aquellos aspectos en los que creen que hay margen de mejora. Esto te proporciona una visión global de dónde y cuándo surgen los problemas, y te permite destinar los recursos de forma adecuada sin tener que esperar a tu próxima visita al Gemba. Al seguir involucrando a todo tu equipo en el proceso, los empleados de primera línea pueden comprobar que sus opiniones se tienen en cuenta y que están impulsando un cambio positivo.
Si se hacen bien, las visitas al gemba son una herramienta muy eficaz para fomentar el intercambio de conocimientos, permitir una recopilación exhaustiva de información y potenciar la motivación de tus empleados de producción, que trabajan tan duro. Las visitas al gemba no solo benefician a los directivos, sino a todo tu equipo, ya que mejoran las operaciones de la fábrica. Se optimizan los procesos, se facilita el trabajo de tu equipo, se eliminan los desperdicios y se mejora la productividad: ¿qué más se puede pedir?
