Hva er en Gemba-vandring?

«Gemba» er et japansk begrep som betyr «det virkelige stedet». Innen produksjon er det der arbeidet foregår – på produksjonsgulvet. Det er en del av Lean-ledelsesfilosofien og var et konsept utviklet av Taiichi Ohno – faren til Toyota Production System, som inspirerte Lean Manufacturing i USA. 

En Gemba-vandring er en omvisning i fabrikkgulvet. Den lar fabrikkledere og -ledere observere de faktiske arbeidsprosessene, engasjere seg med ansatte, stille spørsmål, samle informasjon og tilbakemeldinger om hvordan arbeidet utføres. Det er en praksis som lar ledere få kontakt med sine frontlinjearbeidere, identifisere svinn og til slutt utforske hvordan de kan drive kontinuerlig forbedring.

Hvorfor er Gemba-vandringer viktige?

Ideen bak Gemba Walks er at det lar ledere og toppledere forlate skrivebordet sitt og lene seg inn i der det faktiske arbeidet foregår. Det er en mulighet til å utforske verdistrømmen og avdekke potensielle problemer gjennom samarbeid og kommunikasjon. Å bruke en teknikk som de 5 hvorforene kan hjelpe deg med å grave dypere og avdekke mer verdi. 

Husk at en Gemba-vandring ikke handler om å finne feil eller peke fingre – det er akkurat det du ikke vil bli gjort. Som leder er ditt primære mål å samarbeide med teamet ditt og finne problemer sammen. Fokuser på å finne svake punkter i arbeidsoperasjonene, ikke dine ansatte. 

7 trinn for en effektiv Gemba-vandring

For å få mest mulig ut av Gemba-vandringen din, bør du ha en plan på plass før du begynner. Her er syv trinn som kan hjelpe deg med å lykkes.

1. Velg et tema for turen din – Det første trinnet er å identifisere hva hovedformålet med Gemba-turen er. Dette vil hjelpe deg med å holde fokus og begrense omfanget. Det er mange forskjellige temaer å utforske, for eksempel sikkerhet, produktivitet, innovasjon eller effektivitet på arbeidsplassen, for å nevne noen. Når du har identifisert temaet, kan du begynne å bygge opp listen over spørsmål du skal stille underveis.
2. Forbered teamet – Du vil ikke påtvinge teamet ditt dette, men heller gi dem et forvarsel. La teamet få vite på forhånd hva en Gemba-vandring er, hva de kan forvente og hva formålet med den er. På denne måten vil de føle seg komfortable med den og mer villige til å samarbeide. Ikke glem å kommunisere at det endelige målet er kontinuerlig forbedring.
3. Fokuser på prosessen – Husk at dette ikke er en evaluering av teamets ytelse. Hensikten er å observere, stille spørsmål og samle informasjon som vil bidra til å forbedre prosesser. Du er her for å identifisere barrierer, sløsing og ineffektivitet i produksjonsmiljøet som hindrer produktivitet.
4. Fokuser på verdistrømmen – Identifiser verdien bedriften din produserer, og sørg for å fokusere på hele verdistrømmen. Det er lurt å skrive ned spørsmålene dine på forhånd for å sikre at du ikke går glipp av noe arbeid eller driftsprosesser. Ved å fokusere på verdikjeden kan du identifisere flaskehalser, oppgaver som ikke er optimalt fordelt eller aktiviteter som forårsaker svinn. Å eliminere disse aktivitetene vil bidra til å forbedre ytelsen din.
5. Registrer observasjonene dine – Registrer så mye informasjon som mulig mens du gjennomfører Gemba-vandringen din. Ta bilder, videoer eller noter enkelt ved hjelp av tilkoblede arbeidsløsninger på mobilenheten eller nettbrettet ditt. Det kan være fristende å komme med anbefalinger eller komme opp med løsninger på stedet, men vent med analysen til senere. 
6. Få et nytt perspektiv – Etter at du har samlet all informasjonen din, kan det ikke skade å dele den med en kollega, noen med friske øyne som ikke er involvert i prosessen. Å få en ny vurdering kan bidra til å identifisere eventuelle hull, avdekke tapte muligheter eller rett og slett gi deg et annet perspektiv.   
7. Følg opp med teamet – Ikke glem å følge opp og dele funnene dine med teamet. Husk at dette er et samarbeid, og det siste du ønsker er at teamet ditt skal føle at de blir overvåket. Inkluder dem gjennom hele prosessen. Del det du lærte, inkludert problemer eller hull, og den umiddelbare løsningen og tiltakene som skal iverksettes. Ta deg tid til å finne ut hvilke prosesser du vil beholde og hvor det er rom for forbedring.  

Driv kontinuerlig forbedring med tilkoblet arbeidsteknologi

Problemet med Gemba-gjennomganger er at de ofte er ad hoc-samlinger. Ledere går rundt i produksjonslokalet og har ikke nødvendigvis alltid en strukturert eller standardisert prosess på plass. I tillegg til det tar du sannsynligvis notater på papir, eller noen ganger tar du ikke notater i det hele tatt – noe som gir deg et anekdotisk øyeblikksbilde. Og når Gemba-gjennomgangen er fullført, legger du inn denne informasjonen i et regneark eller et system for registrering. Dette fører til et tidsgap eller venting, også kjent som en forsinkelse i prosessen – fra du gjorde observasjonen til du rapporterte den. Dette bidrar til svinn i form av arbeid uten verdiskapning, og en tapt mulighet for kontinuerlig forbedring. 

Få tilgang til hele teamet ditt

Ideen bak Gemba-vandringen er å komme seg ut og se hva som faktisk skjer på fabrikkgulvet. Mange produksjonsoperasjoner jobber ofte døgnet rundt. Og hvis du er en leder som vanligvis jobber på dagtid, får du ikke hele bildet og går glipp av viktig informasjon. Kanskje arbeidere fra nattskiftet står overfor et helt annet sett med utfordringer. I tillegg risikerer du å bare høre klager fra høylytte arbeidere, noe som ikke gir et helhetlig syn på driften. Hovedformålet er å ha så mange forskjellige synspunkter som mulig for å ta den beste beslutningen som faktisk vil drive forbedringer. 

Gi teamet ditt de digitale verktøyene de trenger

Med teknologi for tilkoblede arbeidere , som Connected Worker® fra Parsable , kan du koble frontlinjearbeiderne dine digitalt sammen ved hjelp av mobile enheter eller nettbrett på fabrikkgulvet. I tillegg til å sørge for at teamet ditt har tilgang til oppdatert informasjon i håndflaten for å gjøre jobben sin, lar appen dem fange opp problemer i sanntid ved å ta bilder, videoer eller notere – og dermed lage en digital oversikt. 

Gjør det til et samarbeid

Connected Worker fra Parsable kobler teamene dine digitalt på tvers av skift, fabrikker og lokasjoner, og gir dem verktøyene de trenger for å samarbeide og bidra til informasjonsinnsamlingsprosessen. Appens sanntidsfunksjon lar arbeidere logge informasjon umiddelbart, i stedet for å vente på at den neste planlagte Gemba-vandringen skal finne sted. Dette låser ikke bare opp stammekunnskap , siden den verdifulle informasjonen nå blir fanget digitalt, men det gir også synlighet og en dialog som kan finne sted siden arbeidere og ledere sømløst kan dele umiddelbar tilbakemelding. 

Utnytt data for å drive prosessforbedringer

Tradisjonelt sett ville du som leder samle data fra ulike kilder, avdelinger og systemer – og til slutt finne muligheter for forbedring.

Med Connected Worker har du nå tilgang til en kontinuerlig strøm av informasjon og kan utføre Gemba-vandringene dine på en mer strukturert og veiledet måte som lar deg registrere funn og data på en mobil enhet underveis. 

Selv om det gir deg et kontinuerlig overblikk over driften, oppmuntrer det også teamet ditt på fabrikkgulvet til å delta og loggføre observasjoner og hvor de mener det er rom for forbedring. Dette gir deg et fugleperspektiv på hvor og når problemer oppstår, og du kan dirigere ressurser deretter uten å vente på din neste Gemba-vandring. Ved å fortsette å engasjere hele teamet i prosessen, kan frontlinjeansatte se at stemmene deres blir hørt og driver positiv endring. 

Gjør du det riktig, er Gemba-vandringer et kraftig verktøy for å kanalisere kunnskapsdeling, muliggjøre grundig informasjonsfangst og øke motivasjonen til dine hardtarbeidende produksjonsansatte. Gemba-vandringer gagner ikke bare ledelsen, men hele teamet ditt ved å forbedre fabrikkdriften. Prosessene strømlinjeformes, teamets liv kan gjøres enklere, avfall elimineres og produktiviteten kan forbedres – hva mer kan man be om?