Nos cinq meilleures recommandations pour l'assurance qualité des missions logistiques
Comment réduire les risques d'erreurs, d'omissions et de retards liés à vos missions logistiques ? Découvrez les recommandations de notre équipe logistique expérimentée.
1. Faciliter le partage des documents
Pour garantir une collaboration efficace, il faut mettre en place des dispositions permettant à chacun d'accéder aux documents dont il a besoin, au moment où il en a besoin. Une solution de gestion électronique des documents constitue un bon investissement pour la plupart des entreprises. Elle permet de réduire les pertes de temps inutiles, le manque d'efficacité et les retards dus à des documents manquants. Tous les documents nécessaires sont mis à la disposition du transporteur, ce qui vous évite d'avoir à fouiller dans vos e-mails pour trouver ce dont il a besoin.
2. Veillez à ce que le transporteur reçoive l'ensemble des instructions logistiques
Des informations insuffisantes nécessitent des ressources pour le suivi et augmentent en même temps le risque d’erreurs et d’omissions. Un processus entièrement ou partiellement manuel entraîne également des coûts supplémentaires liés au contrôle et à la documentation. Grâce à une solution numérique intégrée à votre système TMS (Transport Management System), toutes les informations nécessaires seront automatiquement enregistrées, documentées et disponibles. Le responsable logistique n’aura plus qu’à apporter de simples ajustements aux missions si nécessaire. Vous n'avez plus besoin de vous coordonner personnellement avec le transporteur pour vous assurer que tout est en ordre dès le départ.
3. La traçabilité est une condition préalable
Les clients d'aujourd'hui s'attendent à pouvoir suivre intégralement leurs missions logistiques. En plus de pouvoir vous tenir facilement informé, vous évitez de perdre du temps inutilement à mettre à jour manuellement les statuts et à traiter les demandes de renseignements.
4. Proposez à vos clients une tarification automatisée
La tarification automatique garantit à vos clients le prix correspondant à leurs contrats. En veillant à ce que le client bénéficie systématiquement du bon prix, vous renforcez la confiance qu’il vous accorde en tant que transporteur.
Grâce à la tarification automatique, le client recevra également un « retour instantané » sur ses réservations et n'aura pas à attendre que celles-ci soient traitées manuellement. Parallèlement, en tant que transporteur, vous gagnez un temps précieux grâce à ce processus automatisé.
Il est important de veiller à ce que tous les accords tarifaires soient toujours correctement mis en place. Les clients devraient pouvoir les sélectionner et les signer par voie électronique.
5. Offrez à vos clients une vue d'ensemble complète de leurs coûts
En intégrant la solution de facturation au système de réservation, vos clients disposent à tout moment d'une vue d'ensemble actualisée de leurs coûts de transport. Le client pourra consulter l'historique de ses réservations de missions logistiques et vérifier facilement que la facture correspond bien à ce qui a été convenu. Une facture correcte garantit également des paiements plus rapides de la part de vos clients.
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