El conocimiento tribal es información informal, no documentada y valiosa que se limita únicamente a unas pocas personas en un lugar de trabajo. Las organizaciones invierten importantes recursos en documentar sus procedimientos operativos estándar. Sin embargo, parte de ese conocimiento sigue estando restringido a un puñado de empleados con experiencia o a una «tribu».
Piensa en el conocimiento tribal como en la transmisión de un viejo relato de generación en generación. Su descripción suele cambiar, pero la historia o la información en sí misma sigue siendo la misma.
En las organizaciones, el conocimiento tribal puede consistir en secretos comerciales, contraseñas de cuentas, procedimientos internos, relaciones ventajosas, etc. Cuando se recopilan o documentan correctamente, estos datos pueden resultar muy beneficiosos para las organizaciones.
A continuación, analizaremos el «conocimiento tribal» y cómo puede mejorar la productividad, la innovación y el trabajo en equipo en el ámbito laboral.
- Ejemplos de conocimientos tribales
- Conocimiento «tribal» frente al conocimiento de otras empresas
- Cómo se forma el conocimiento tribal / Causas / Inconvenientes
- Ventajas de recopilar los conocimientos tribales
- ¿Es malo el conocimiento tribal?
- Cómo recopilar el conocimiento tribal
Ejemplos de conocimientos tribales
Antes de continuar, veamos algunos tipos habituales de «conocimiento tribal» en el ámbito laboral:
- Contraseñas de las cuentas
- Trucos o atajos para utilizar dispositivos tecnológicos
- Procesos internos o configuraciones
- Relaciones y contactos beneficiosos
- Conocimientos adquiridos a partir del éxito o el fracaso de proyectos anteriores
- Conocer los obstáculos y los factores que facilitan la realización de los proyectos
- Algunos secretos comerciales
Conocimiento «tribal» frente al conocimiento de otras empresas
El conocimiento tribal hace referencia al conocimiento tácito, al conocimiento heredado, al conocimiento informal y al conocimiento institucional. Se diferencia de la información organizativa tradicional documentada en la facilidad con la que se genera y se transmite.
Por lo general, una organización clasifica esta información en dos tipos:
Conocimiento explícito
El conocimiento tangible, documentado en forma de procedimientos operativos estándar (SOP), registros o informes oficiales, constituye el conocimiento explícito. Todos los empleados comparten este tipo de información, fundamental para el buen funcionamiento del lugar de trabajo, independientemente de sus conocimientos y habilidades.
Algunos ejemplos habituales de conocimiento explícito son las guías prácticas, la documentación de incorporación y los protocolos de seguridad.
Conocimiento implícito
El conocimiento implícito o tácito es la información intangible propia de cada empleado. Se trata del conocimiento informal moldeado por los valores y creencias de cada persona, lo que hace que resulte difícil compartirlo o hablar de él.
Las experiencias personales, las habilidades, las historias y el aprendizaje son algunos ejemplos de conocimiento implícito. De hecho, gran parte del conocimiento tribal se enmarca en este grupo.
Cómo se forma el conocimiento tribal / Causas / Inconvenientes
Un grupo concreto de personas de una organización, o «tribu», genera «conocimiento tribal» al conservar el conocimiento implícito. Estas personas suelen ser las que más experiencia tienen y en las que confías para recibir orientación y desarrollar tus habilidades.
La formación en el puesto de trabajo, el aprendizaje basado en la experiencia y las sesiones de intercambio de conocimientos conforman el «conocimiento tribal» dentro de una organización.
Sin embargo, el conocimiento tribal presenta un inconveniente importante: se transmite de forma inconsistente y sin control. Al tratarse de información no documentada, se difunde por toda la organización de boca en boca. Esto significa que no es posible distinguir entre lo que es correcto y lo que no, ni saber si la información llegará a todos los empleados de la misma manera.
Por lo tanto, las empresas deben recopilar los conocimientos implícitos para garantizar su exactitud y disponibilidad.
Ventajas de recopilar los conocimientos tribales
Como sabemos, documentar los conocimientos implícitos es fundamental para garantizar que se mantengan coherentes y eficaces en toda la organización. A continuación se enumeran algunas de las ventajas de recopilar estos conocimientos:
Preparación para el futuro
La mayor ventaja de documentar los conocimientos es poder acceder a ellos siempre que sea necesario. La información se conservará en el futuro, incluso si un empleado abandona la empresa. Esto resulta útil en crisis económicas como la«Gran Renuncia», en la que muchos empleados con conocimientos específicos abandonan su empresa.
Aumentar la productividad y la innovación
Documentar los conocimientos de la empresa fomenta una cultura de «sabiduría colectiva» en la que los empleados cuentan con los mejores conocimientos y habilidades. De este modo, se garantiza que todos estén en sintonía y sigan los mismos procedimientos operativos estándar.
Esto, en consecuencia, mejora la eficiencia y la productividad de la plantilla, lo que impulsa a la organización hacia la innovación y el crecimiento.
Cultura colaborativa
La recopilación de los conocimientos implícitos garantiza, además, el intercambio de conocimientos comunes entre los miembros del equipo. Cuando todos los empleados conocen y aplican los mismos procesos, se fomenta la colaboración en el lugar de trabajo.
¿Qué aporta una cultura colaborativa a la organización? ¡Más productividad, ingresos y, en definitiva, crecimiento!
¿Es malo el conocimiento tribal?
Difundir cualquier información sin verificarla, sin controlarla y sin garantizar su coherencia puede resultar perjudicial. Lo mismo ocurre con el conocimiento tribal. En realidad, no es algo malo. Cuando se transmite y se recoge correctamente, puede dar lugar a un aprendizaje continuo, a la mejora y a la colaboración.
El conocimiento tribal solo puede suponer un riesgo si se limita a un grupo concreto. Si los empleados no conocen las mejores prácticas para resolver un problema, la organización seguirá atascada con él a largo plazo. Esto conlleva un desperdicio considerable de recursos y tiempo.
El conocimiento implícito no documentado también puede generar lagunas en las competencias o los conocimientos. Limita el acceso a la información o las competencias fundamentales a personas con experiencia que pueden jubilarse o dimitir en cualquier momento. Por eso es fundamental recopilar el conocimiento implícito.
Cómo recopilar el conocimiento tribal
Las empresas deben aprender a recopilar los conocimientos implícitos para subsanar las lagunas de conocimiento y compartir información esencial entre su personal. De este modo, también se reducen los tiempos de inactividad y el desperdicio de recursos.
A continuación te explicamos cómo puedes recopilar de forma eficaz los conocimientos implícitos:
Identificar los conocimientos tribales
El primer paso consiste en identificar el tipo de conocimiento tribal que puede ayudarte a alcanzar tus objetivos organizativos. Si aún no has definido tus objetivos, hazlo antes de identificar el conocimiento tribal.
La mejor forma de identificar los conocimientos implícitos de tu empresa es realizar una auditoría de tus activos y de la documentación existente.
Puedes hacerlo de forma eficaz conlas soluciones Connected Worker Solutions® de Parsable. Estas aplicaciones ayudan a los empleados a acceder a la información, las herramientas y los recursos esenciales de su empresa siempre que lo necesiten. Te permiten identificar las áreas en las que hay carencias de conocimientos y aquellas en las que se puede mejorar, para alinearlas con tus objetivos.
Una vez identificado el conocimiento tribal, determina qué empleados disponen de información útil sobre tus productos o servicios. Ellos te ayudarán a recopilar el conocimiento tribal de forma eficaz.
Recógelo en cursos breves y fáciles de compartir
El siguiente paso consiste en desarrollar una estrategia de gestión del conocimiento para organizar, comunicar y aprovechar los conocimientos tribales documentados. De este modo, la información queda a disposición de todos en todo momento.
Una forma de documentar los conocimientos de la empresa es crear cursos breves que se puedan compartir, guías prácticas, procedimientos operativos estándar y distintos materiales de formación. Las soluciones Connected Worker Solutions® de Parsable también pueden ayudarte en este sentido.
En primer lugar, plasma tus conocimientos implícitos en formularios o documentos en papel. A continuación, conviértelos en cursos digitales breves utilizandoConnected Worker Solutions®. Los materiales de formación se incorporan a la aplicación, donde tus empleados podrán consultarlos y compartirlos fácilmente siempre que lo necesiten.
Fomentar una cultura de colaboración
Dar prioridad a la colaboración, el aprendizaje y el desarrollo en el lugar de trabajo motiva a los empleados a dar lo mejor de sí mismos.
Gracias a las soluciones Connected Worker Solutions® de Parsable, las organizaciones pueden facilitar una comunicación y una colaboración eficaces y fluidas entre los miembros de su equipo. Estas soluciones permiten una interacción en tiempo real que favorece el buen funcionamiento de las operaciones, la resolución de problemas y la toma de decisiones.
Tu equipo a distancia puede participar en las reuniones de equipo mediante videollamadas y realidad aumentada, lo que fomenta una cultura sólida y colaborativa.
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