El recuento cíclico es un tema que suele surgir durante —o poco después de— la fase de «puesta en marcha», una vez completada la implantación de un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP). Se trata de una técnica fácil de implementar, pero que casi siempre se aplica de forma incorrecta. ¿Por qué? Porque la filosofía que la mayoría de las empresas adoptan para el recuento cíclico suele ser contraria a su objetivo previsto, por lo que, incluso con una ejecución impecable, obtienen malos resultados.
Tu empresa ha dedicado mucho tiempo a trabajar para obtener los beneficios de la implantación de un sistema ERP; asegurémonos de que estás aprovechando todas y cada una de esas ventajas. Un exceso de existencias o un inventario incorrecto pueden suponer una carga para tus resultados y mermar tus beneficios y tus planes de crecimiento empresarial futuro.
¿Cuál es la filosofía de gestión de existencias adecuada, te preguntas?
El recuento cíclico es un método mediante el cual una empresa comprueba que sus procesos y procedimientos de gestión de existencias permiten alcanzar el nivel deseado de precisión en las existencias. Para aquellos que estén familiarizados con el control estadístico de calidad, se trata de un concepto similar al de garantizar que un proceso de fabricación esté bajo control.
Para ilustrar esto y en qué se diferencia del enfoque que la mayoría de las empresas aplican al recuento cíclico, esto es lo que no es: «una forma periódica de actualizar el inventario en el sistema para que coincida con el inventario físico».
Existe una diferencia notable entre estos dos enfoques, y tiene que ver con lo que se hace después de comparar el recuento con la cantidad disponible.
La mayoría de las empresas, como ya he mencionado, se limitan a actualizar el sistema con el resultado del recuento cíclico, a veces tras realizar un recuento adicional. Un programa de recuento cíclico correctamente implantado tiene como objetivo identificar la causa raíz de cualquier discrepancia y subsanarla. ¿Por qué? Para que los futuros recuentos cíclicos no revelen los mismos errores una y otra vez.
Entonces, ¿cómo se lleva a cabo la implantación de un buen programa de inventario cíclico? Prueba esto.
Cómo poner en práctica un buen sistema de inventario por recuento cíclico
1. Adopta esta filosofía.
Recalca a todo el mundo que el recuento cíclico garantiza la precisión y es un medio para identificar problemas cuya causa raíz se solucionará.
2. Fíjate objetivos.
Necesitarás un objetivo al que aspirar. Asegúrate de que todo el mundo sepa cuál es. Habrás alcanzado tu objetivo cuando todos los recuentos de un ciclo determinado alcancen o superen tu objetivo.
3. Decide qué vas a incluir en el recuento cíclico.
El número de elementos que se cuentan al día varía de una empresa a otra, pero 30 es una buena cifra para empezar, simplemente porque una muestra aleatoria de este tamaño es estadísticamente significativa.
4. Realiza un recuento de una muestra representativa de artículos.
Muchas empresas realizan recuentos de los artículos de alta rotación con más frecuencia que de los de baja rotación, pero puede que este no sea el mejor enfoque. Dado que el objetivo es descubrir las causas fundamentales de las inexactitudes en el inventario, es más recomendable realizar un recuento representativo de los artículos durante cada ciclo. Identifica las diferentes formas en que se gestionan los artículos y, a continuación, cuenta algunos de cada uno de estos grupos de gestión durante cada recuento cíclico.
5. Realiza los recuentos.
Esta fase no difiere en nada de aplicar el recuento cíclico con una filosofía errónea.
6. Identificar las causas fundamentales y solucionarlas.
Para cualquier recuento que se salga de la tolerancia que hayas establecido para la precisión del inventario, averigua por qué se ha producido la inexactitud y soluciona el problema. ¿Son correctas tus listas de materiales? ¿Hay problemas de mermas? ¿Están los departamentos de ingeniería o de control de calidad siguiendo los procedimientos adecuados de gestión de inventario? Quizás el etiquetado sea un factor a tener en cuenta. Cuando el recuento del sistema no coincide con el recuento físico, hay una razón. Averigua cuál es y toma las medidas necesarias para garantizar que no vuelva a ocurrir.
Tu objetivo debería ser sorprenderte cuando el recuento de un inventario cíclico no coincida con la cantidad disponible en el sistema. Esto no sucederá de la noche a la mañana.
Llevará tiempo, ya que determinar la causa raíz es complicado y aplicar los cambios necesarios para eliminar esas causas lo es aún más. Sin embargo, las recompensas son enormes.
La precisión permite ganar en rapidez y capacidad de respuesta ante la demanda de los clientes, sin errores relacionados con el stock y con una menor inversión en el mismo. Ah, ¿y he mencionado que algunas empresas que pueden demostrar altos niveles de precisión mediante el recuento cíclico han llegado incluso a prescindir de los recuentos físicos completos? Recuerda: todo empieza por una filosofía correcta.
