Die stichprobenartige Bestandsaufnahme ist ein Thema, das normalerweise während – oder kurz nach – der „Einführungsphase“ eines Enterprise-Resource-Planning-Systems (ERP) zur Sprache kommt. Es handelt sich um eine Methode, die sich zwar leicht umsetzen lässt, jedoch fast immer falsch angewendet wird. Warum? Weil die Philosophie, die die meisten Unternehmen bei der stichprobenartigen Bestandsaufnahme verfolgen, oft im Widerspruch zu deren eigentlich beabsichtigtem Zweck steht, sodass sie selbst bei einwandfreier Durchführung schlechte Ergebnisse erzielen.
Ihr Unternehmen hat viel Zeit darauf verwendet, die Vorteile der ERP-Einführung zu nutzen; lassen Sie uns sicherstellen, dass Sie jeden einzelnen Vorteil voll ausschöpfen. Überbestände oder Fehlbestände können Ihren Gewinn schmälern und Ihre Pläne für zukünftiges Unternehmenswachstum zunichte machen.
Was ist die richtige Bestandsführung, fragen Sie?
Die stichprobenartige Bestandsaufnahme ist ein Verfahren, mit dem ein Unternehmen überprüft, ob seine Prozesse und Verfahren zur Bestandsverwaltung zu einem angestrebten Niveau der Bestandsgenauigkeit führen. Für diejenigen unter Ihnen, die mit der statistischen Qualitätskontrolle vertraut sind: Das Konzept ähnelt dem der Sicherstellung, dass ein Fertigungsprozess unter Kontrolle ist.
Um dies zu veranschaulichen und zu zeigen, inwiefern sich dieser Ansatz von der Vorgehensweise der meisten Unternehmen bei der Zykluszählung unterscheidet, hier zunächst, was er nicht ist: „eine regelmäßige Methode zur Aktualisierung des Bestands im System, damit dieser mit dem physischen Bestand übereinstimmt.“
Zwischen diesen beiden Vorgehensweisen besteht ein auffälliger Unterschied, der damit zusammenhängt, was man tut, nachdem man die Zählung mit dem Lagerbestand verglichen hat.
Wie ich bereits erwähnt habe, aktualisieren die meisten Unternehmen das System lediglich mit den Ergebnissen der Zykluszählung, manchmal erst nach einer Nachzählung. Ein ordnungsgemäß umgesetztes Zykluszählungsprogramm zielt darauf ab, die Ursache für etwaige Abweichungen zu ermitteln und diese zu beheben. Warum? Damit bei zukünftigen Zykluszählungen nicht immer wieder dieselben Fehler aufgedeckt werden.
Wie geht man also bei der Einführung eines guten Programms zur stichprobenartigen Bestandsaufnahme vor? Versuchen Sie es doch einmal so.
So führen Sie eine gute zyklische Bestandsaufnahme durch
1. Machen Sie sich diese Philosophie zu eigen.
Machen Sie allen deutlich, dass die stichprobenartige Bestandsaufnahme die Genauigkeit sicherstellt und ein Mittel ist, um Probleme zu erkennen, deren Ursachen behoben werden.
2. Ziele setzen.
Sie brauchen ein Ziel, auf das Sie hinarbeiten können. Stellen Sie sicher, dass jeder weiß, worum es geht. Ihr Ziel ist erreicht, wenn alle Zählwerte eines bestimmten Zählzyklus Ihren Zielwert erreichen oder übertreffen.
3. Legen Sie fest, was Sie im Rahmen der zyklischen Bestandsaufnahme erfassen möchten.
Die Anzahl der Artikel, die Sie pro Tag zählen, variiert von Unternehmen zu Unternehmen, aber die Zahl 30 ist ein guter Ausgangspunkt, einfach weil eine Zufallsstichprobe dieser Größe statistisch aussagekräftig ist.
4. Zählen Sie eine repräsentative Auswahl von Artikeln.
Viele Unternehmen zählen ihre Schnelldreher häufiger als ihre Langsamdreher, doch dies ist möglicherweise nicht der beste Ansatz. Da Sie versuchen, die Ursachen für Bestandsabweichungen aufzudecken, ist eine repräsentative Auswahl der Artikel, die bei jedem Zykluszählgang gezählt werden, die bessere Vorgehensweise. Ermitteln Sie, wie die Artikel unterschiedlich behandelt werden, und zählen Sie dann bei jedem Zykluszählgang einige Artikel aus jeder dieser Behandlungsgruppen.
5. Führen Sie Ihre Zählungen durch.
Diese Phase unterscheidet sich nicht davon, die stichprobenartige Bestandsaufnahme mit der falschen Philosophie einzuführen.
6. Die Ursachen ermitteln und beheben.
Bei jeder Bestandsaufnahme, die außerhalb der von Ihnen festgelegten Toleranz für die Bestandsgenauigkeit liegt, sollten Sie die Ursache für die Abweichung ermitteln und diese beheben. Sind Ihre Stücklisten korrekt? Gibt es Probleme mit Schwund? Halten sich die Konstruktions- oder Qualitätssicherungsabteilungen an die vorgeschriebenen Verfahren zur Bestandsabwicklung? Möglicherweise spielt auch die Kennzeichnung eine Rolle. Wenn der Bestandsstand im System nicht mit der physischen Bestandsaufnahme übereinstimmt, gibt es dafür einen Grund. Finden Sie heraus, worin dieser Grund besteht, und sorgen Sie dafür, dass sich dies nicht wiederholt.
Ihr Ziel sollte es sein, überrascht zu sein, wenn das Ergebnis einer Zykluszählung nicht mit dem im System erfassten Bestand übereinstimmt. Das wird nicht von heute auf morgen geschehen.
Das wird Zeit brauchen, denn die Ermittlung der Grundursachen ist schwierig, und die Umsetzung von Änderungen, die diese Ursachen beseitigen, ist noch schwieriger. Aber der Nutzen ist groß.
Mit Genauigkeit geht das Potenzial für Schnelligkeit und Reaktionsfähigkeit auf Kundenanforderungen einher – ohne lagerbezogene Fehler und mit geringeren Investitionen in den Lagerbestand. Ach ja, und habe ich schon erwähnt, dass einige Unternehmen, die durch ständige Bestandserfassung ein hohes Maß an Genauigkeit nachweisen können, sogar auf vollständige physische Bestandsaufnahmen verzichtet haben? Denken Sie daran: Alles beginnt mit der richtigen Philosophie.
