A contagem cíclica é um tema que surge normalmente durante — ou pouco depois — da conclusão da fase de «entrada em funcionamento» da implementação de um sistema de planeamento de recursos empresariais (ERP). Trata-se de uma técnica de fácil implementação, mas que quase sempre é aplicada de forma incorreta. Porquê? Porque a filosofia que a maioria das empresas adota para a contagem cíclica é, muitas vezes, contrária ao seu objetivo pretendido, pelo que, mesmo com uma execução impecável, obtêm resultados insatisfatórios.
A sua empresa dedicou bastante tempo a trabalhar para colher os frutos da implementação do ERP; vamos garantir que está a tirar partido de todas as vantagens. Um excesso de stock ou um stock incorreto pode representar um peso para os seus resultados financeiros e comprometer os lucros e os seus planos de crescimento futuro.
Qual é a filosofia de gestão de stock correta, perguntam vocês?
A contagem cíclica é um método através do qual uma empresa verifica se os seus processos e procedimentos de gestão de stock permitem atingir o nível pretendido de precisão do stock. Para quem está familiarizado com o Controlo Estatístico da Qualidade, trata-se de um conceito semelhante ao de garantir que um processo de fabrico está sob controlo.
Para ilustrar isto e a forma como difere da abordagem que a maioria das empresas adota em relação à contagem cíclica, eis o que não é: «uma forma periódica de atualizar o inventário no sistema para que este corresponda ao inventário físico.»
Existe uma diferença notável entre estas duas abordagens, e tem a ver com o que se faz depois de comparar a contagem com a quantidade disponível.
A maioria das empresas, como já referi, limita-se a atualizar o sistema com o valor resultante da contagem cíclica, por vezes após ter sido realizada uma nova contagem. Um programa de contagem cíclica devidamente implementado procura identificar a causa principal de quaisquer discrepâncias e corrigi-las. Porquê? Para que as futuras contagens cíclicas não revelem os mesmos erros repetidamente.
Então, como é que se procede para implementar um bom programa de contagem cíclica? Experimente isto.
Como implementar um bom sistema de inventário por contagem cíclica
1. Adote esta filosofia.
Saliente a todos que a contagem cíclica garante a precisão e constitui um meio de identificar problemas cuja causa principal será resolvida.
2. Estabeleça objetivos.
Vais precisar de uma meta a atingir. Certifica-te de que todos sabem qual é. Terás atingido o teu objetivo quando todas as contagens de um determinado ciclo atingirem ou excederem a tua meta.
3. Determine o que irá incluir na contagem cíclica.
O número de itens que se contam por dia varia de empresa para empresa, mas o número 30 é um bom ponto de partida, simplesmente porque uma amostra aleatória desta dimensão é estatisticamente significativa.
4. Contar uma amostra representativa de artigos.
Muitas empresas contam os seus artigos de rotação rápida com mais frequência do que os de rotação lenta, mas esta pode não ser a melhor abordagem. Uma vez que o objetivo é identificar as causas subjacentes às imprecisões de inventário, uma amostra representativa dos artigos contados em cada ciclo constitui uma abordagem mais adequada. Identifique as diferentes formas como os artigos são manuseados e, em seguida, conte alguns exemplares de cada um desses grupos de manuseamento durante cada contagem de ciclo.
5. Faça as suas contagens.
Esta fase não difere da adoção da contagem cíclica com uma filosofia errada.
6. Identificar as causas profundas e resolvê-las.
Para qualquer contagem que se encontre fora da margem de tolerância que definiu para a precisão do inventário, determine a razão pela qual a imprecisão ocorreu e corrija-a. As suas listas de materiais estão corretas? Existem problemas de perdas? Os departamentos de engenharia ou de controlo de qualidade estão a cumprir os procedimentos adequados de processamento de inventário? Talvez a etiquetagem seja um fator. Quando a contagem no sistema não corresponde à contagem física, há uma razão para isso. Determine qual é e tome medidas para garantir que não volte a acontecer.
O seu objetivo deve ser ficar surpreendido quando a contagem de um inventário cíclico não corresponder à quantidade disponível no sistema. Isso não vai acontecer da noite para o dia.
Vai demorar algum tempo, porque identificar a causa principal é um desafio e implementar mudanças que eliminem essas causas é ainda mais difícil. Mas as recompensas são enormes.
A precisão traz consigo o potencial para maior rapidez e capacidade de resposta às necessidades dos clientes, sem erros relacionados com o stock e com um menor investimento no mesmo. Ah, e já referi que algumas empresas que conseguem demonstrar elevados níveis de precisão através da contagem cíclica chegaram mesmo a eliminar as contagens físicas completas? Lembre-se: tudo começa com a filosofia correta.
