O Six Sigma é uma das principais estruturas para a melhoria de processos, um sistema destinado a eliminar defeitos. O objetivo é otimizar o controlo de qualidade nos processos de fabrico ou nos processos empresariais, tornando um processo 99,99996% isento de defeitos ou produzindo 3,4 defeitos ou menos por milhão de ações ou unidades.
Historicamente, as empresas implementavam o Six Sigma de forma manual – utilizando pastas de arquivo, folhas de cálculo do Excel, procedimentos fotocopiados e listas de verificação em papel. Agora que a tecnologia digital criou um mundo em que o trabalho está cada vez mais interligado, como se apresenta o Six Sigma, nomeadamente através da perspetiva da abordagem DMAIC, comum na implementação do Six Sigma?
A título de referência, o modelo DMAIC é o seguinte:
- (D)efina o problema
- (M)edir o desempenho do processo
- (A)analisar o processo para determinar as causas profundas dos defeitos
- (M)elhorar o desempenho do processo, identificando e eliminando as causas profundas
- (C)ontrolar o processo aperfeiçoado e o desempenho futuro do processo
Vamos analisar estes aspetos um a um para ver como podem ser aplicados tendo em conta o trabalhador conectado e para tornar os procedimentos operacionais normalizados (SOP) ou os processos mais fáceis de implementar, mais bem-sucedidos e mais duradouros.
Definir o problema
Antes de mais nada, é necessário compreender onde se situam os limites do processo e o que o cliente — interno ou externo — exige do processo. Em ambientes tradicionais baseados em papel, os procedimentos ficam desfasados e as equipas acabam por se afastar demasiado do que os processos previamente estabelecidos se destinam a alcançar. Esta situação é agravada pelas atualizações que têm de ser feitas manualmente, o que faz com que os SOPs variem entre diferentes colaboradores, turnos e instalações.
Além disso, nem todos estão em sintonia e podem não ter acesso aos dados necessários para identificar problemas específicos.
Com a tecnologia para trabalhadores conectados, os colaboradores da linha da frente têm acesso aos procedimentos mais atualizados, em todas as equipas e locais relevantes.
E como os procedimentos operacionais padrão (SOP) são acedidos através de um dispositivo móvel, com formação no local, se necessário, a gestão da mudança é mínima. As equipas administrativas também podem tirar partido de dados essenciais sobre a execução de processos e tarefas-chave. A tecnologia dos trabalhadores conectados permite que as equipas não só recolham dados em tempo real, mas também gerem insights e os apliquem no trabalho – promovendo a melhoria contínua da qualidade.
Avaliar o desempenho do processo
De acordo com a Master of Project Academy, existem cinco resultados-chave para a fase de medição do DMAIC:
- Determinar como os dados serão recolhidos
- Criação de uma folha de cálculo operacional
- Criação de um plano de recolha de dados
- Realização de uma análise do sistema de medição (MSA)
- Estabelecimento de valores de referência para os dados do processo
Tradicionalmente, o Six Sigma é um exercício inteiramente baseado em documentos em papel ou em folhas de cálculo, que envolve muita discussão. A tecnologia do trabalhador conectado, por definição, encarrega-se de todas estas etapas. Quando uma solução de trabalhador conectado é implementada, deve recolher automaticamente os dados do processo; a questão de como a informação será recolhida não constitui um problema.
Uma ficha de trabalho operacional é o registo manual que documenta cada variável que se pretende medir. A tecnologia de trabalhadores conectados também aborda esta questão no âmbito da implantação e implementação; é necessário definir o que se irá medir aquando da implementação da solução. O planeamento e a implementação desta medição constituem, essencialmente, uma única etapa.
O sistema também trata da etapa seguinte: a criação de um plano de recolha de dados. Uma solução de trabalhadores conectados pode ser configurada de acordo com as informações que pretende armazenar, mas, essencialmente, terá todas as informações do processo no sistema por predefinição.
Uma MSA – o passo seguinte – também não é necessária, uma vez que o software está calibrado para medir um processo de forma consistente e precisa. Pode confiar nos dados que está a recolher por predefinição, a menos que alguma parte do processo envolva a introdução de dados sem limites ou não validados. Neste caso, um plano não faria diferença, mas talvez a formação ou parâmetros mais explícitos para a introdução de dados fizessem.
Por fim, a tecnologia para trabalhadores conectados fornece valores de referência por predefinição. Basta verificar se o «sistema de processo» que está a implementar está a recolher os dados pretendidos desde a primeira medição.
Analisar o processo para determinar as causas principais
Na melhoria tradicional de processos, as equipas podem recorrer aos cinco «porquês», tal como sugere o Six Sigma Daily. Outra abordagem poderá ser o diagrama em espinha de peixe, ou diagrama de Ishikawa, para identificar e debater todas as causas possíveis de um efeito ou problema.
Num ambiente de trabalho conectado, o processo revela, essencialmente, o que está errado através dos dados, o que está em consonância com o Six Sigma.
Se a equipa detetar atrasos significativos na configuração de uma máquina, sabe onde procurar. O problema pode residir na disponibilidade de consumíveis, em procedimentos imprecisos, na formação ou mesmo na qualidade ou idade da máquina. Com esta área identificada, uma equipa multifuncional pode determinar a causa principal quase imediatamente.
O mesmo se aplicaria a dados que mostrassem que os trabalhadores executam sistematicamente, por exemplo, o passo quatro antes do passo três. Uma equipa empenhada e orientada por dados será capaz de identificar esta situação como a origem do problema de forma muito mais rápida e fácil do que num ambiente não digital, onde as discussões sobre atrasos ou qualidade do produto podem desviar a atenção da identificação da verdadeira causa subjacente de um problema.
Melhorar o desempenho dos processos, identificando e eliminando as causas profundas
Voltando ao nosso exemplo de configuração de máquinas: abordar este problema através de métodos manuais pode acabar por ser demorado e propenso a erros. Uma equipa pode pedir a um engenheiro de processos que realize um estudo de tempo e movimento para determinar quais as etapas que estão a demorar mais tempo. Os responsáveis operacionais podem então ter de reunir a equipa para determinar o que é necessário para reduzir esse tempo. Se se determinar que a formação é o problema, poderão ter de pedir ao departamento de formação que desenvolva um curso. A produção teria então, provavelmente, de ser interrompida durante algum tempo, o que poderia implicar trazer pessoal de várias fábricas para lhes ensinar como executar o procedimento corretamente. O manual de instruções ou o SOP teria de ser atualizado por um redator técnico e distribuído a todas as instalações afetadas.
Em contrapartida, uma equipa de melhoria de processos num ambiente de trabalhadores conectados pode identificar as lacunas de formação através dos dados, atualizar o procedimento, adicionar um vídeo ao procedimento para demonstrar o comportamento correto e obter aprovação imediata para o enviar a todas as localizações, atualizando de forma integrada todos os trabalhadores numa fração do tempo.
Em consonância com o Six Sigma, a tecnologia do trabalhador conectado recolhe dados antes e depois da implementação da melhoria.
As melhorias podem ser validadas através das ferramentas de análise da plataforma de trabalhadores conectados, ou os dados podem ser enviados para ferramentas de análise estatística, a fim de garantir que a alteração constituiu, de facto, uma melhoria real. A tecnologia de trabalhadores conectados consiste num estudo contínuo de tempo e movimentos do trabalho que está a ser realizado.
Controlar o processo melhorado e o desempenho futuro do processo
Nesta última etapa do DMAIC, o objetivo é melhorar permanentemente o processo, introduzindo algum controlo no mesmo. Na indústria alimentar, por exemplo, é necessário bloquear o botão de ligar antes de alguém poder aceder à lâmina de corte para a limpar ou substituir. No Japão, este tipo de «prevenção de erros» é conhecido como poka yoke. O poka yoke surgiu do Sistema de Produção da Toyota e foi adotado pelo Six Sigma e pelo Lean, sendo hoje um conceito amplamente aceite na indústria transformadora.
O poka-yoke num ambiente manual só pode, na verdade, ser implementado através de meios físicos ou da formação das equipas para um novo procedimento. Num ambiente de trabalho conectado, o software pode facilmente adicionar etapas de poka-yoke a um procedimento; o software para trabalhadores conectados pode exigir que se conclua uma etapa ou tarefa específica antes de se avançar para a etapa seguinte do procedimento. Um exemplo pode ser a necessidade de introduzir o número de série de uma máquina antes de receber uma instrução específica, ou a necessidade de registar uma condição de erro de uma máquina para, em seguida, obter a instrução correta.
Vale a pena referir que o poka-yoke baseado em software pode ser contornado com máquinas físicas; por isso, nos procedimentos em que a segurança é uma preocupação, o ideal seria que incluíssem tanto controlos físicos como etapas de poka-yoke baseadas em software.
Conclusão
O quadro DMAIC é apenas uma das técnicas do Six Sigma, mas constitui uma perspetiva particularmente útil para demonstrar como um ambiente de trabalho Six Sigma evolui com os meios modernos de organização do trabalho. Em muitos aspetos, a tecnologia do trabalhador conectado baseia-se no Six Sigma e noutras abordagens de melhoria contínua e de qualidade, resultando numa forma ideal para as empresas que utilizam o Six Sigma avançarem para o próximo nível de desempenho. O Six Sigma, na sua essência, tem a ver com consistência e previsibilidade. Um ambiente de trabalho conectado garante consistência e previsibilidade, evitando simultaneamente a perda de qualidade, de desempenho operacional ou avarias em ambientes mais manuais. Com o trabalho conectado, as empresas podem consolidar, acelerar e maximizar os ganhos a longo prazo impulsionados por uma abordagem Six Sigma.
