Six Sigma es uno de los marcos clave para la mejora de procesos, un sistema destinado a eliminar defectos. El objetivo es optimizar el control de calidad en los procesos de fabricación o empresariales, logrando que un proceso esté libre de defectos en un 99,99996 % o que presente 3,4 defectos o menos por cada millón de acciones o unidades.
Históricamente, las empresas implementaban Six Sigma de forma manual: carpetas de papel, hojas de cálculo de Excel, procedimientos fotocopiados y listas de comprobación en papel. Ahora que la tecnología digital ha hecho posible un mundo en el que el trabajo está cada vez más conectado, ¿cómo se presenta Six Sigma, especialmente desde la perspectiva del enfoque DMAIC, tan habitual en la implantación de Six Sigma?
A modo de referencia, el marco DMAIC es el siguiente:
- (D)efinir el problema
- Medir el rendimiento delos procesos
- (A)Analizar el proceso para determinar las causas fundamentales de los defectos
- (M)ejorar el rendimiento de los procesos abordando y eliminando las causas fundamentales
- (C)ontrolar el proceso mejorado y el rendimiento futuro del proceso
Analicémoslos uno por uno para ver cómo se pueden aplicar teniendo en cuenta al trabajador conectado, y para que los procedimientos operativos estándar (SOP) o los procesos sean más fáciles de implementar, tengan más éxito y sean más duraderos.
Define el problema
Antes que nada, es necesario comprender cuáles son los límites del proceso y qué espera el cliente —ya sea interno o externo— de dicho proceso. En los entornos tradicionales basados en papel, los procedimientos se desajustan y los equipos acaban alejándose demasiado de lo que se pretende lograr con los procesos establecidos previamente. Esta situación se ve agravada por las actualizaciones que deben realizarse manualmente, lo que hace que los procedimientos operativos estándar (SOP) varíen entre los distintos trabajadores, turnos y centros.
Además, no todo el mundo está en la misma onda y es posible que no tengan acceso a los datos necesarios para detectar problemas concretos.
Gracias a la tecnología para trabajadores conectados, los empleados de primera línea tienen acceso a los procedimientos más actualizados, tanto en los equipos como en los centros pertinentes.
Y dado que se accede a los procedimientos operativos estándar (SOP) a través de un dispositivo móvil, con formación in situ si es necesario, la gestión del cambio es mínima. Los equipos administrativos también pueden aprovechar datos esenciales sobre la ejecución de procesos y tareas clave. La tecnología para trabajadores conectados permite a los equipos no solo recopilar datos en tiempo real, sino también generar conocimientos y aplicar esos conocimientos al trabajo, lo que impulsa la mejora continua de la calidad.
Medir el rendimiento de los procesos
Según la Master of Project Academy, hay cinco resultados clave para la fase de medición del ciclo DMAIC:
- Determinar cómo se recopilarán los datos
- Creación de una hoja de cálculo operativa
- Elaboración de un plan de recopilación de datos
- Realización de un análisis del sistema de medición (MSA)
- Establecimiento de valores de referencia para los datos de proceso
Tradicionalmente, Six Sigma es un proceso que se lleva a cabo íntegramente en papel o mediante hojas de cálculo y que implica un gran número de debates. La tecnología de los trabajadores conectados, por defecto, se encarga de todos estos pasos. Cuando se implementa una solución de trabajadores conectados, esta debería recopilar automáticamente los datos del proceso; la cuestión de cómo se recopilará la información no supone ningún problema.
Una hoja de trabajo operativa es el registro manual que documenta cada variable que se desea medir. La tecnología de trabajadores conectados también aborda este aspecto como parte del despliegue y la implementación; es necesario definir qué se va a medir al implementar la solución. La planificación y la implementación de esta medición constituyen, en esencia, un único paso.
El sistema también se encarga del siguiente paso: crear un plan de recopilación de datos. Una solución de trabajadores conectados se puede configurar en función de la información que se vaya a almacenar, pero, en esencia, toda la información del proceso estará disponible en el sistema de forma predeterminada.
Tampoco es necesario realizar un MSA —el siguiente paso—, ya que el software está calibrado para medir un proceso de forma coherente y precisa. Puedes confiar en los datos que se recogen de forma predeterminada, a menos que alguna parte del proceso implique la introducción de datos sin límites o sin validar. En este caso, un plan no serviría de nada, pero quizá sí lo harían la formación o unos parámetros más explícitos para la introducción de datos.
Por último, la tecnología para trabajadores conectados ofrece valores de referencia de datos de forma predeterminada. Solo tienes que comprobar que el «sistema de procesos» que estás implementando recopila los datos que deseas desde la primera medición.
Analizar el proceso para determinar las causas fundamentales
En la mejora de procesos tradicional, los equipos pueden utilizar los cinco «porqués», tal y como sugiere Six Sigma Daily. Otro enfoque podría ser un diagrama de espina de pescado o diagrama de Ishikawa para identificar y analizar todas las posibles causas de un efecto o problema.
En un entorno de trabajadores conectados, el proceso revela, en esencia, qué es lo que falla a través de los datos, lo cual es coherente con Six Sigma.
Si el equipo detecta retrasos importantes en la puesta a punto de una máquina, sabe dónde buscar. El problema podría estar en la disponibilidad de los suministros, en procedimientos incorrectos, en la formación o incluso en la calidad o la antigüedad de la máquina. Una vez localizada esta área, un equipo multidisciplinar puede identificar la causa raíz casi de inmediato.
Lo mismo ocurriría con los datos que muestran que los trabajadores realizan sistemáticamente, por ejemplo, el paso cuatro antes que el tres. Un equipo comprometido y que se basa en los datos podrá identificar esto como la fuente del problema mucho más rápido y fácilmente que en un entorno no digital, donde los debates sobre los retrasos o la calidad del producto pueden distraerte a la hora de descubrir la verdadera causa raíz de un problema.
Mejorar el rendimiento de los procesos abordando y eliminando las causas fundamentales
Volviendo a nuestro ejemplo de configuración de maquinaria: abordar este problema mediante métodos manuales puede acabar resultando laborioso y propenso a errores. Un equipo puede pedir a un ingeniero de procesos que realice un estudio de tiempo y movimiento para determinar qué pasos son los que más tiempo consumen. A continuación, los responsables operativos podrían tener que reunir al equipo para determinar qué se necesita para acortar ese tiempo. Si se determina que el problema radica en la formación, es posible que tengan que pedir al departamento de formación que desarrolle un curso. Probablemente, la producción tendría que detenerse durante un tiempo y podría ser necesario traer a personal de otras plantas para enseñarles cómo llevar a cabo el procedimiento correctamente. Un redactor técnico tendría que actualizar el manual de instrucciones o el procedimiento operativo estándar (SOP) y distribuirlo a todas las instalaciones afectadas.
Por el contrario, un equipo de mejora de procesos en un entorno de trabajadores conectados puede identificar las carencias formativas a partir de los datos, actualizar el procedimiento, añadir un vídeo al mismo para mostrar la forma correcta de actuar y obtener la aprobación inmediata para enviarlo a todas las sedes, lo que permite informar a todos los trabajadores de forma fluida en una fracción del tiempo.
De acuerdo con Six Sigma, la tecnología de trabajadores conectados recopila datos antes y después de que se haya llevado a cabo la mejora.
Las mejoras pueden validarse mediante los análisis de la plataforma de trabajadores conectados, o bien los datos pueden enviarse a herramientas de análisis estadístico para garantizar que el cambio supuso efectivamente una mejora real. La tecnología de trabajadores conectados constituye un estudio continuo del tiempo y los movimientos del trabajo que se está realizando.
Controlar el proceso mejorado y el rendimiento futuro del proceso
En esta última fase del DMAIC, el objetivo es mejorar el proceso de forma permanente incorporándole algún mecanismo de control. En la industria alimentaria, por ejemplo, es necesario bloquear el botón de encendido antes de que alguien pueda acceder a la cuchilla de corte para limpiarla o sustituirla. En Japón, este tipo de «prevención de errores» se conoce como poka yoke. El poka yoke surgió del Sistema de Producción de Toyota y fue adoptado por Six Sigma y Lean, y ahora es un concepto ampliamente aceptado en el sector manufacturero.
El poka-yoke en un entorno manual solo puede aplicarse realmente mediante medidas físicas o formando a los equipos en un nuevo procedimiento. En un entorno de trabajadores conectados, el software puede añadir fácilmente pasos de poka-yoke a un procedimiento; el software para trabajadores conectados puede exigir que se complete un paso o una tarea específicos antes de que se muestre el siguiente paso del procedimiento. Un ejemplo podría ser que haya que introducir el número de serie de una máquina antes de recibir una instrucción específica, o que haya que introducir un código de error de una máquina para obtener entonces la instrucción correcta.
Cabe señalar que los sistemas «poka-yoke» basados en software podrían eludirse mediante dispositivos físicos, por lo que, en los procedimientos en los que la seguridad es un factor importante, lo ideal sería contar tanto con controles físicos como con medidas «poka-yoke» basadas en software.
Conclusión
El marco DMAIC es solo una de las técnicas de Six Sigma, pero constituye una perspectiva especialmente útil para demostrar cómo un entorno de trabajo Six Sigma evoluciona gracias a los medios modernos para organizar el trabajo. En muchos aspectos, la tecnología del trabajador conectado se inspira en Six Sigma y en otros enfoques de mejora continua y calidad, lo que da lugar a una vía ideal para que las empresas que utilizan Six Sigma avancen hacia el siguiente nivel de rendimiento. Six Sigma, en esencia, se basa en la coherencia y la previsibilidad. Un entorno de trabajadores conectados garantiza la coherencia y la previsibilidad, al tiempo que evita la pérdida de calidad, el deterioro del rendimiento operativo o las averías que suelen producirse en entornos más manuales. Con el trabajo conectado, las empresas pueden afianzar, acelerar y maximizar los beneficios a largo plazo impulsados por un enfoque Six Sigma.
