O QuickBooks pode ter sido adequado quando começou. Satisfazia as suas necessidades básicas de contabilidade empresarial e era suficientemente fácil de compreender. Mas se a sua empresa de produção está a crescer da forma que deseja, não há dúvida de que está à procura de uma forma de melhorar ainda mais algo que já é excelente, encontrando formas de integrar a sua solução QuickBooks noutras aplicações que suportem áreas para além da contabilidade.
Está a enfrentar algum destes 9 problemas frequentemente associados ao software QuickBooks?
9 sinais de que já não te basta o QuickBooks
1. Limites relativos ao tamanho dos utilizadores e das bases de dados
PROBLEMA: Quando se atinge o limite máximo de utilizadores simultâneos no QuickBooks, é necessário encontrar uma forma de manter as vantagens do sistema, ao mesmo tempo que se dá resposta às necessidades de utilizadores adicionais na sua organização em crescimento. Quando se está numa fase de crescimento, a última coisa com que se quer preocupar é saber se o seu software financeiro consegue suportar a adição de mais um utilizador. Naturalmente, também não queres sacrificar o desempenho nem a velocidade; apenas queres livrar-te das limitações associadas a um número restrito de utilizadores, conjuntos de dados, itens, histórico, inventário, etc.
SOLUÇÃO: Vai precisar de uma base de dados de classe empresarial, orientada para transações, para poder crescer e expandir as suas operações, com a vantagem adicional de obter uma solução global mais eficaz.
2. Controlos insuficientes no que diz respeito aos mecanismos operacionais de equilíbrio e controlo
PROBLEMA: No QuickBooks, a facilidade de utilização é uma vantagem; no entanto, a falta de rastreabilidade associada aos utilizadores (qualquer utilizador) que efetuem uma alteração transacional pode vir a ser um verdadeiro problema mais tarde. Sem contexto histórico, identificar e corrigir erros pode ser quase impossível, o que constitui um desastre organizacional — e jurídico — num setor altamente regulamentado.
SOLUÇÃO: Necessitará de uma aplicação com registos de auditoria acessíveis em todo o sistema, com especial ênfase nas alterações efetuadas no Razão. Certifique-se de que o histórico não pode ser eliminado e de que as alterações podem ser visualizadas no seu contexto, por autor e por data.
3. Opções de inventário limitadas e assistência
PROBLEMA: Com o QuickBooks, o seu crescimento está a ser prejudicado pela incapacidade de suportar inventário serializado, códigos de barras, previsão da procura ou vários armazéns, o que muitas vezes leva os fabricantes a recorrer a tecnologias adicionais. Isto pode proporcionar algum alívio organizacional a curto prazo, mas, a longo prazo, a falta de integração adequada entre estas soluções complementares pode transformar-se num pesadelo de inflexibilidade e imprecisão, levando a um conjunto totalmente novo de problemas.
SOLUÇÃO: Necessitará de um programa de software que permita a serialização do inventário, o acompanhamento dos lotes e que lhe proporcione rastreabilidade de ponta a ponta ao longo de toda a sua cadeia de abastecimento. Na verdade, todas as transações, ecrãs ou relatórios devem estar disponíveis para processamento de códigos de barras. Outras considerações importantes são:
- Planeamento Geral da Produção (MPS/Previsão)
- Planeamento das Necessidades de Materiais em vários níveis/instalações
- Planeamento dos requisitos de distribuição
- Automatização de ordens de trabalho «Make-to-Order», ordens de venda, envio direto e ordens de compra
- Estrutura de preços em várias camadas
- Autorização de Devolução de Material (RMA)/Devoluções
- Gestão de Serviços
4. Limitações regionais/geográficas
PROBLEMA: As limitações do QuickBooks em termos de moeda e idioma podem funcionar bem quando se trata de uma organização muito pequena e geograficamente restrita, mas tornam-se um verdadeiro obstáculo à medida que o seu negócio cresce.
SOLUÇÃO: Se pretender expandir o seu negócio para indivíduos ou países onde não se fala inglês, irá precisar de uma aplicação que lhe permita realizar transações comerciais em quantas moedas e quantos idiomas suportados desejar.
5. Funcionalidades e períodos de reporte limitados
PROBLEMA: Com o QuickBooks, está limitado a 12 períodos fiscais; não é possível definir períodos de relatório personalizados.
SOLUÇÃO: Procure um software que permita aos utilizadores definir períodos conforme necessário, por exemplo, uma opção flexível de calendário de relatórios 4-4-5.
6. Relação desequitativa entre o preço e o valor do produto
PROBLEMA: Um problema comum com soluções básicas e de finalidade única, como o QuickBooks, é que os complementos acabam por se acumular. E de forma significativa, especialmente quando se somam as atualizações anuais, as soluções alternativas personalizadas para contornar as suas limitações e as tecnologias adicionais necessárias para integrar outras tecnologias que, mesmo assim, não serão compatíveis.
SOLUÇÃO: A sua melhor aposta é encontrar uma solução com uma excelente interface, a um preço conhecido — pago à cabeça —, que consiga fazer tudo à medida que o seu negócio cresce.
7. Falta de escalabilidade e de opções de migração de dados
PROBLEMA: Com o QuickBooks, não é possível importar ou exportar dados da versão para computador do QuickBooks para o QuickBooks Online. Pior ainda, extrair os dados do QuickBooks é um processo fragmentado que pode ser complicado, propenso a erros e demorado.
SOLUÇÃO: A melhor opção é escolher a aplicação integrada adequada para funcionar em conjunto com a sua solução QuickBooks. Procure interfaces que sejam fáceis de utilizar e bem documentadas, para que obtenha o que precisa e tenha uma visão transparente dos custos e uma auditabilidade completa de todos os processos.
8. Limitações de acessibilidade
PROBLEMA: Vivemos num mundo móvel, com múltiplos dispositivos e múltiplas redes, mas o QuickBooks, por si só, não lhe permite tirar partido disso. Hoje em dia, o acesso ao QuickBooks no local ou através de uma rede local vai deixá-lo atrás do que os seus concorrentes conseguem fazer.
SOLUÇÃO: Procure funcionalidades que permitam à sua organização fazer negócios em qualquer lugar, a qualquer hora e a partir de qualquer dispositivo. Vai querer que os dados relevantes estejam facilmente acessíveis quando e onde precisar deles.
9. Cobertura jornalística pouco empolgante
PROBLEMA: Com o QuickBooks, a criação de relatórios limita-se ao agrupamento padrão de dados, o que restringe significativamente a forma como os seus dados podem ser visualizados, utilizados, analisados e comunicados. Não é possível consolidar informações estatísticas específicas, nem personalizar conjuntos de dados complexos.
SOLUÇÃO: Para obter a flexibilidade na criação de relatórios que irá desejar (e de que irá precisar!) à medida que o seu negócio cresce, convém adotar uma solução que seja flexível e definível pelo utilizador. Procure também painéis de controlo interativos, definidos por função, para obter inteligência empresarial num relance.
Próximos passos
Se estiver a utilizar o QuickBooks, o crescimento da sua empresa pode, na verdade, ser travado pelo seu software financeiro. Existem limites quanto ao número de utilizadores, dados, relatórios e tamanho total dos ficheiros. Acima, enumerámos soluções específicas a procurar num software de gestão empresarial que estimule e apoie o crescimento da sua empresa. Para crescer de forma rentável, não precisa de limites ao que pode recolher, armazenar, processar, interligar e catalogar. E certifique-se de que os seus clientes, fornecedores, parceiros e utilizadores em todo o mundo têm apoio, para que o crescimento da sua empresa não se limite às fronteiras de um único país.
Estratégia de crescimento para fabricantes: Se está à procura de respostas, contacte um membro da nossa equipa para saber mais sobre as alternativas ao QuickBooks e veja o seu negócio crescer.
