Puede que QuickBooks fuera suficiente cuando empezaste. Cubría tus necesidades básicas de contabilidad empresarial y era bastante fácil de entender. Pero si tu empresa de fabricación está creciendo tal y como esperabas, sin duda estarás buscando la forma de mejorar algo que ya es bueno, encontrando formas de integrar tu solución de QuickBooks con otras aplicaciones que den soporte a áreas más allá de la contabilidad.
¿Te enfrentas a alguno de estos nueve problemas que suelen estar relacionados con el software QuickBooks?
9 señales de que ya has superado la etapa de QuickBooks
1. Límites de tamaño de los usuarios y de las bases de datos
PROBLEMA: Una vez que alcanzas el límite máximo de usuarios simultáneos en QuickBooks, necesitas una forma de conservar las ventajas que te gustan del sistema, al tiempo que das cabida a usuarios adicionales en tu organización en expansión. Cuando estás en plena fase de crecimiento, lo último con lo que quieres lidiar es con la duda de si tu software financiero puede soportar la incorporación de otro usuario. Naturalmente, tampoco quieres sacrificar el rendimiento ni la velocidad; simplemente quieres librarte de las limitaciones relacionadas con un número restringido de usuarios, conjuntos de datos, artículos, historial, inventario, etc.
SOLUCIÓN: Necesitarás una base de datos de clase empresarial y orientada a transacciones que te permita crecer y ampliar tus operaciones, con la ventaja añadida de contar con una solución global más eficaz.
2. Controles insuficientes en materia de contrapesos y controles operativos
PROBLEMA: En QuickBooks, la facilidad de uso es una ventaja; sin embargo, la falta de trazabilidad asociada a los usuarios (cualquier usuario) que realizan modificaciones en las transacciones puede suponer un verdadero problema más adelante. Sin un contexto histórico, identificar y corregir los errores puede resultar casi imposible, lo que supone un desastre organizativo —y legal— en un sector altamente regulado.
SOLUCIÓN: Necesitarás una aplicación que cuente con registros de auditoría accesibles en todo momento, prestando especial atención a los cambios realizados en el libro mayor. Asegúrate de que el historial no se pueda eliminar y de que los cambios se puedan consultar por contexto, por autor y por fecha.
3. Opciones de inventario limitadas y asistencia técnica
PROBLEMA: Con QuickBooks, el crecimiento de tu empresa se ve frenado por la incapacidad de gestionar el inventario serializado, los códigos de barras, la previsión de la demanda o la gestión de múltiples almacenes, lo que a menudo lleva a los fabricantes a incorporar tecnologías adicionales. Esto puede suponer un alivio organizativo a corto plazo, pero, con el tiempo, la falta de una integración adecuada entre estas soluciones complementarias puede convertirse en una pesadilla de inflexibilidad e inexactitud que dé lugar a una serie de problemas completamente nuevos.
SOLUCIÓN: Necesitará un programa de software que permita serializar el inventario, realizar el seguimiento de los lotes y obtener una trazabilidad de extremo a extremo a lo largo de toda su cadena de suministro. De hecho, cada transacción, pantalla o informe debería poder procesarse mediante códigos de barras. Otras consideraciones importantes son:
- Planificación maestra de la producción (MPS/Previsión)
- Planificación de necesidades de materiales multinivel y multcentro
- Planificación de las necesidades de distribución
- Automatización de órdenes de fabricación bajo pedido, pedidos de venta, envíos directos y órdenes de compra
- Estructura de precios por niveles
- Autorización de devolución de material (RMA)/Devoluciones
- Gestión de servicios
4. Limitaciones regionales o geográficas
PROBLEMA: Las limitaciones de QuickBooks en cuanto a divisas e idiomas pueden funcionar bien cuando se trata de una organización muy pequeña y con un ámbito geográfico reducido, pero suponen un verdadero obstáculo a medida que tu negocio crece.
SOLUCIÓN: Si tienes previsto ampliar tu negocio a personas o países donde no se habla inglés, necesitarás una aplicación que te permita operar en tantas divisas y en tantos idiomas como desees.
5. Características y períodos de presentación de informes limitados
PROBLEMA: Con QuickBooks, estás limitado a 12 ejercicios fiscales; no es posible definir períodos contables personalizados.
SOLUCIÓN: Busca un software que permita a los usuarios definir los períodos según sus necesidades, por ejemplo, una opción de calendario contable flexible de 4-4-5.
6. Relación desequitativa entre el precio y el valor del producto
PROBLEMA: Un problema habitual con las soluciones básicas y de un solo uso, como QuickBooks, es que los complementos se acumulan. Y mucho, sobre todo si se suman las actualizaciones anuales, las soluciones personalizadas para subsanar sus limitaciones y las tecnologías adicionales necesarias para incorporar otras que, aun así, no serán integrables.
SOLUCIÓN: Lo mejor es encontrar una solución con una interfaz excelente a un precio conocido —por adelantado— que pueda hacerlo todo a medida que tu negocio crezca.
7. Falta de escalabilidad y de opciones de migración de datos
PROBLEMA: Con QuickBooks, no es posible importar ni exportar datos entre la versión de escritorio de QuickBooks y QuickBooks Online. Y lo que es peor, extraer los datos de QuickBooks es un proceso fragmentado que puede resultar complicado, propenso a errores y que requiere mucho tiempo.
SOLUCIÓN: La mejor opción es elegir la aplicación integrada adecuada para trabajar con tu solución de QuickBooks. Busca interfaces que sean fáciles de usar y estén bien documentadas, para que obtengas lo que necesitas y dispongas de una visión clara de los costes y una auditabilidad completa de cada proceso.
8. Limitaciones de accesibilidad
PROBLEMA: Vivimos en un mundo móvil, con múltiples dispositivos y redes, pero QuickBooks por sí solo no te permite aprovecharlo. Hoy en día, el acceso a QuickBooks en las propias instalaciones o a través de una red de área local te dejará rezagado respecto a lo que pueden hacer tus competidores.
SOLUCIÓN: Busca funciones que permitan a tu organización hacer negocios en cualquier lugar, en cualquier momento y desde cualquier dispositivo. Querrás que los datos relevantes sean fácilmente accesibles cuando y donde los necesites.
9. Informes poco convincentes
PROBLEMA: Con QuickBooks, la generación de informes se limita a la agrupación estándar de datos, lo que restringe considerablemente la forma en que se pueden visualizar, utilizar, analizar y comunicar tus datos. No es posible consolidar información estadística específica ni personalizar conjuntos de datos complejos.
SOLUCIÓN: Para obtener la flexibilidad en la generación de informes que desearás (¡y necesitarás!) a medida que tu negocio crezca, te conviene incorporar una solución que sea flexible y personalizable por el usuario. Busca también paneles de control interactivos definidos por roles para obtener inteligencia empresarial de un solo vistazo.
Próximos pasos
Si utilizas QuickBooks, es posible que tu software financiero esté frenando el crecimiento de tu empresa. Existen límites en cuanto al número de usuarios, los datos, los informes y el tamaño total de los archivos. Anteriormente, hemos enumerado soluciones específicas que debes buscar en un software de gestión empresarial que fomente y respalde el crecimiento de tu negocio. Para crecer de forma rentable, no necesitas límites en cuanto a lo que puedes recopilar, almacenar, procesar, vincular y catalogar. Además, asegúrate de que tus clientes, proveedores, socios y usuarios de todo el mundo cuenten con el apoyo necesario, de modo que el crecimiento de tu negocio no se vea limitado por las fronteras de un solo país.
Estrategia de crecimiento para fabricantes: si estás buscando respuestas, ponte en contacto con un miembro de nuestro equipo para conocer las alternativas a QuickBooks y ver cómo crece tu negocio.
