QuickBooks mag zu Beginn ausreichend gewesen sein. Es erfüllte Ihre Anforderungen an die Buchhaltung für Einsteiger und war leicht verständlich. Wenn Ihr Fertigungsunternehmen jedoch so wächst, wie Sie es sich wünschen, suchen Sie zweifellos nach einer Möglichkeit, das Gute noch besser zu machen, indem Sie Wege finden, Ihre QuickBooks-Lösung mit anderen Anwendungen zu verknüpfen, die Bereiche außerhalb der Buchhaltung unterstützen.
Haben Sie mit einem dieser 9 Probleme zu kämpfen, die häufig im Zusammenhang mit der QuickBooks-Software auftreten?
9 Anzeichen dafür, dass QuickBooks nicht mehr zu Ihnen passt
1. Größenbeschränkungen für Benutzer und Datenbanken
PROBLEM: Sobald Sie bei QuickBooks die Obergrenze der maximalen Nutzerzahl erreicht haben, benötigen Sie eine Lösung, mit der Sie die Vorteile des Systems beibehalten und gleichzeitig zusätzliche Nutzer in Ihrem wachsenden Unternehmen unterstützen können. Wenn Sie sich in einer Wachstumsphase befinden, ist das Letzte, womit Sie sich beschäftigen möchten, die Frage, ob Ihre Finanzsoftware die Hinzufügung eines weiteren Nutzers bewältigen kann. Natürlich möchten Sie auch keine Einbußen bei der Leistung oder Geschwindigkeit hinnehmen – Sie möchten lediglich die Einschränkungen loswerden, die mit einer begrenzten Anzahl von Benutzern, Datensätzen, Artikeln, Verlaufsdaten, Beständen usw. verbunden sind.
LÖSUNG: Sie benötigen eine transaktionsorientierte Datenbank der Enterprise-Klasse, damit Sie Wachstum erzielen und Ihren Betrieb skalieren können – mit dem zusätzlichen Vorteil einer insgesamt besseren Lösung.
2. Unzureichende Kontrollen zur Gewährleistung der operativen Gewaltenteilung
PROBLEM: Bei QuickBooks ist die Benutzerfreundlichkeit zwar ein Vorteil; allerdings kann die fehlende Nachvollziehbarkeit bei Transaktionsänderungen durch Benutzer (egal welche) später zu einem echten Problem werden. Ohne historischen Kontext kann es nahezu unmöglich sein, Fehler zu identifizieren und zu beheben, was in einem stark regulierten Geschäftsumfeld eine organisatorische – und rechtliche – Katastrophe darstellt.
LÖSUNG: Sie benötigen eine Anwendung, die durchgehend über nachverfolgbare Prüfpfade verfügt, wobei der Schwerpunkt insbesondere auf Änderungen am Hauptbuch liegen sollte. Stellen Sie sicher, dass der Verlauf nicht gelöscht werden kann und dass Änderungen kontextbezogen, nach Verfasser und nach Datum eingesehen werden können.
3. Begrenzte Auswahl an Produkten und Support
PROBLEM: Bei QuickBooks leidet Ihr Wachstum darunter, dass die Unfähigkeit, serialisierte Bestände, Barcodes, Nachfrageprognosen oder mehrere Lager zu unterstützen, Hersteller häufig dazu veranlasst, zusätzliche Technologien einzusetzen. Dies mag kurzfristig eine gewisse organisatorische Entlastung bringen, doch letztendlich kann die mangelnde Integration zwischen diesen Zusatzlösungen zu einem Albtraum aus Inflexibilität und Ungenauigkeit werden, der eine ganze Reihe neuer Probleme nach sich zieht.
LÖSUNG: Sie benötigen eine Software, mit der Bestände serialisiert und Chargen nachverfolgt werden können und die Ihnen durchgängige Rückverfolgbarkeit entlang Ihrer gesamten Lieferkette ermöglicht. Tatsächlich sollte jede Transaktion, jeder Bildschirm und jeder Bericht für die Barcode-Verarbeitung verfügbar sein. Weitere wichtige Aspekte sind:
- Gesamtproduktionsplanung (MPS/Prognose)
- Mehrstufige/einrichtungsübergreifende Materialbedarfsplanung
- Planung des Vertriebsbedarfs
- Automatisierung von Arbeitsaufträgen nach Kundenauftrag, Kundenaufträgen, Direktversand und Bestellungen
- Mehrstufige Preisgestaltung
- RMA (Return Material Authorization)/Rücksendungen
- Servicemanagement
4. Regionale/geografische Einschränkungen
PROBLEM: Die Währungs- und Sprachbeschränkungen von QuickBooks mögen für sehr kleine, geografisch begrenzte Unternehmen zwar ausreichend sein, stellen jedoch ein echtes Hindernis dar, sobald Ihr Unternehmen wächst.
LÖSUNG: Wenn Sie planen, Ihr Geschäft auf nicht englischsprachige Personen oder Länder auszuweiten, benötigen Sie eine Anwendung, mit der Sie in beliebig vielen Währungen und in beliebig vielen unterstützten Sprachen Geschäfte tätigen können.
5. Begrenzte Berichtsfunktionen und -zeiträume
PROBLEM: Bei QuickBooks sind Sie auf 12 Geschäftsjahre beschränkt; es gibt keine Möglichkeit, benutzerdefinierte Berichtszeiträume festzulegen.
LÖSUNG: Suchen Sie nach einer Software, die es Benutzern ermöglicht, Zeiträume nach Bedarf festzulegen, z. B. eine flexible 4-4-5-Berichtskalenderoption.
6. Unangemessenes Verhältnis zwischen Preis und Produktwert
PROBLEM: Ein häufiges Problem bei einfachen Einzwecklösungen wie QuickBooks ist, dass sich die Kosten für Zusatzmodule summieren. Und zwar erheblich – insbesondere, wenn man die jährlichen Upgrades, maßgeschneiderte Workarounds zur Behebung der Einschränkungen sowie die zusätzlichen Technologien berücksichtigt, die erforderlich sind, um weitere Technologien einzubinden, die sich dennoch nicht integrieren lassen.
LÖSUNG: Am besten suchen Sie sich eine hervorragende, gut vernetzte Lösung zu einem bekannten Preis – der im Voraus feststeht –, die alle Anforderungen erfüllt, während Ihr Unternehmen wächst.
7. Mangelnde Skalierbarkeit und fehlende Möglichkeiten zur Datenmigration
PROBLEM: Bei QuickBooks lassen sich Daten nicht von der Desktop-Version von QuickBooks in QuickBooks Online importieren oder aus dieser exportieren. Schlimmer noch: Das Auslesen Ihrer Daten aus QuickBooks ist ein mühsamer Prozess, der chaotisch, fehleranfällig und zeitaufwendig sein kann.
LÖSUNG: Am besten wählen Sie eine geeignete integrierte Anwendung aus, die mit Ihrer QuickBooks-Lösung kompatibel ist. Achten Sie auf benutzerfreundliche und gut dokumentierte Schnittstellen, damit Sie genau das erhalten, was Sie benötigen, und einen transparenten Überblick über die Kosten sowie eine lückenlose Nachvollziehbarkeit aller Prozesse haben.
8. Einschränkungen hinsichtlich der Barrierefreiheit
PROBLEM: Wir leben in einer mobilen Welt mit zahlreichen Geräten und vernetzten Systemen, doch mit QuickBooks allein lässt sich das nicht realisieren. Heutzutage geraten Sie mit QuickBooks vor Ort oder über einen LAN-Zugang ins Hintertreffen gegenüber Ihren Mitbewerbern.
LÖSUNG: Suchen Sie nach Funktionen, die es Ihrem Unternehmen ermöglichen, überall, jederzeit und von jedem Gerät aus Geschäfte zu tätigen. Sie möchten, dass relevante Daten jederzeit und überall leicht zugänglich sind, wenn Sie sie benötigen.
9. Unspektakuläre Berichterstattung
PROBLEM: Bei QuickBooks beschränkt sich die Berichterstellung auf standardmäßige Datengruppierungen, was die Möglichkeiten zur Darstellung, Nutzung, Analyse und Weitergabe Ihrer Daten erheblich einschränkt. Sie können weder bestimmte statistische Informationen zusammenfassen noch komplexe Datensätze individuell anpassen.
LÖSUNG: Um die Flexibilität bei der Berichterstellung zu erlangen, die Sie sich wünschen (und benötigen!), wenn Ihr Unternehmen wächst, sollten Sie eine Lösung einsetzen, die flexibel und benutzerdefinierbar ist. Achten Sie außerdem auf interaktive, rollenbasierte Benutzer-Dashboards für Business Intelligence auf einen Blick.
Nächste Schritte
Wenn Sie QuickBooks nutzen, kann das Wachstum Ihres Unternehmens tatsächlich durch Ihre Finanzsoftware gebremst werden. Es gibt Beschränkungen hinsichtlich der Anzahl der Benutzer, der Daten, der Berichte und der Gesamtdateigröße. Oben haben wir konkrete Lösungen aufgeführt, auf die Sie bei einer Unternehmensverwaltungssoftware achten sollten, die das Wachstum Ihres Unternehmens fördert und unterstützt. Um profitabel zu wachsen, dürfen Ihnen keine Grenzen gesetzt sein, was das Erfassen, Speichern, Verarbeiten, Verknüpfen und Katalogisieren von Daten angeht. Stellen Sie außerdem sicher, dass Ihre Kunden, Lieferanten, Partner und Nutzer weltweit unterstützt werden, damit Ihr Unternehmenswachstum nicht auf die Grenzen eines einzigen Landes beschränkt bleibt.
Wachstumsstrategie für Hersteller: Wenn Sie auf der Suche nach Antworten sind, wenden Sie sich an einen unserer Mitarbeiter, um mehr über QuickBooks-Alternativen zu erfahren – und sehen Sie zu, wie Ihr Unternehmen wächst.
