Os armazéns são a espinha dorsal das cadeias de abastecimento, especialmente em setores como a produção em lotes , o co-embalamento de produtos alimentares, o setor farmacêutico e o setor químico. Com o aumento das expectativas dos clientes, o endurecimento dos requisitos regulamentares e as contínuas perturbações na cadeia de abastecimento, a eficiência é mais crucial do que nunca.
Para se manterem competitivas, as empresas precisam de visibilidade em tempo real das operações do armazém, o que lhes permite acompanhar o desempenho, identificar ineficiências e tomar decisões baseadas em dados. É aqui que os indicadores-chave de desempenho (KPI) se tornam essenciais.
Ao medir os KPIs adequados, os armazéns podem:
- Otimizar a utilização do espaço de armazenamento e reduzir os custos gerais
- Melhorar a precisão do inventário para evitar a falta de stock e o excesso de stock
- Aumentar a rapidez no processamento das encomendas e minimizar os atrasos nas entregas
- Reduzir as ineficiências laborais e os estrangulamentos operacionais
- Aumentar a rentabilidade global e a satisfação dos clientes
Os seguintes oito indicadores-chave de desempenho (KPI) de armazém ajudarão as empresas a melhorar o desempenho e a garantir o sucesso a longo prazo.
1. Precisão do inventário
A precisão do inventário mede em que medida os níveis de stock registados correspondem ao inventário físico real no armazém. Este KPI ajuda as empresas a avaliar a fiabilidade do seu sistema de gestão de armazéns (WMS) e dos processos de acompanhamento do inventário. Registos de inventário imprecisos podem levar a discrepâncias de stock, atrasos nas expedições e ineficiências operacionais.
Por que é importante
- Evita a falta de stock e o excesso de stock, reduzindo os custos de manutenção de stock
- Garante o processamento preciso das encomendas, melhorando a satisfação dos clientes
- Minimiza as perturbações na produção e na gestão da cadeia de abastecimento
Como medir
Precisão do inventário (%) = (Contagem física / Inventário registado no sistema) × 100
Melhores práticas para a melhoria
- Implementar o rastreio por código de barras e RFID para atualizações do inventário em tempo real
- Realize inventários cíclicos regularmente, em vez de depender exclusivamente dos inventários anuais
- Integrar um sistema ERP para automatizar a gestão de inventário
- Formar os colaboradores sobre os procedimentos adequados de acompanhamento do inventário
2. Precisão na preparação de encomendas
A precisão na preparação de encomendas mede a percentagem de encomendas preparadas corretamente, sem erros, antes de serem embaladas e enviadas. É um indicador-chave da eficiência do armazém e tem um impacto direto na satisfação do cliente. Os erros na preparação de encomendas podem levar a devoluções de produtos, custos adicionais com mão-de-obra e perda de receitas.
Por que é importante
- Reduz as devoluções de encomendas e os custos associados
- Aumenta a eficiência operacional, minimizando o retrabalho e a reembalagem
- Reforça a confiança dos clientes, garantindo entregas precisas e pontuais
Como medir
Precisão na preparação de encomendas (%) = (Total de encomendas – Encomendas incorretas) / Total de encomendas × 100
Melhores práticas para a melhoria
- Utilize sistemas «pick-to-light» ou de selecção por voz para minimizar os erros humanos
- Otimizar a disposição do armazém para reduzir movimentos desnecessários durante a recolha de encomendas
- Formar os colaboradores em técnicas precisas de separação de encomendas e controlos de qualidade
- Implementar ferramentas de automatização, como sistemas robóticos de recolha de encomendas. Voltei às duas horas para as portas. Dali. E desde que saísse de uma reunião às 2, simplesmente entrei na reunião assim; depois da reunião, disse: «Está bem».
3. Tempo de ciclo da encomenda
O tempo de ciclo da encomenda mede o tempo total decorrido desde a receção de uma encomenda até ao seu envio. Um tempo de ciclo mais curto significa um processamento mais rápido, o que é crucial para manter um elevado nível de satisfação do cliente e reduzir os custos de armazenamento. Tempos de ciclo ineficientes podem indicar pontos de estrangulamento nas operações do armazém, desde a recolha e embalagem até ao envio.
Por que é importante
- Melhora a satisfação dos clientes ao reduzir os prazos de entrega
- Aumenta o rendimento do armazém e a eficiência global
- Ajuda as empresas a identificar e eliminar pontos de estrangulamento nos fluxos de trabalho de processamento de encomendas
Como medir
Tempo de ciclo da encomenda = Data de envio da encomenda – Data de receção da encomenda
Melhores práticas para a melhoria
- Automatize o processamento de encomendas com sistemas avançados de WMS e ERP
- Otimizar os fluxos de trabalho de separação, embalagem e envio
- Utilize estratégias de gestão de stock «just-in-time» (JIT) para minimizar os atrasos
- Reduzir o manuseamento manual através da integração de sistemas de transporte e de triagem
4. Utilização da capacidade do armazém
A utilização da capacidade do armazém mede a eficiência com que o espaço de armazenamento disponível é utilizado. Uma utilização elevada indica uma gestão eficaz do espaço, enquanto uma utilização baixa sugere um desperdício de recursos. Um mau planeamento do armazém e uma localização ineficiente das mercadorias podem reduzir a utilização da capacidade e atrasar as operações.
Por que é importante
- Reduz os custos de armazenamento, maximizando o espaço disponível
- Melhora a eficiência do fluxo de trabalho através da organização estratégica do inventário
- Ajuda a evitar a sobrelotação, o que pode levar a um aumento dos erros de recolha
Como medir
Utilização da capacidade (%) = (Espaço total utilizado / Espaço total disponível) × 100
Melhores práticas para a melhoria
- Implementar soluções de estantes verticais e de armazenamento de alta densidade
- Utilize software de otimização de alocação de espaço para distribuir o espaço de forma mais eficiente
- Realizar auditorias periódicas para identificar áreas subutilizadas
- Otimizar a localização das caixas para os artigos mais frequentemente recolhidos
5. Tempo de descarga para armazenamento
O tempo de «dock-to-stock» mede o intervalo de tempo entre a chegada das mercadorias ao armazém e o momento em que estas ficam disponíveis para o processamento das encomendas. Um tempo de «dock-to-stock» mais longo pode causar atrasos no inventário e afetar as encomendas dos clientes. Processos eficientes de receção e armazenamento podem reduzir significativamente este indicador.
Por que é importante
- Garante uma disponibilidade mais rápida dos produtos para o processamento das encomendas
- Reduz os custos de armazenamento e o congestionamento no armazém
- Melhora a eficiência da cadeia de abastecimento, minimizando os atrasos no stock
Como medir
Tempo entre a chegada ao cais e a entrada em stock = Tempo em que as mercadorias estão disponíveis no sistema – Tempo em que as mercadorias foram recebidas
Melhores práticas para a melhoria
- Automatizar a receção através da leitura de códigos de barras e RFID
- Implementar atualizações de inventário em tempo real para uma melhor visibilidade
- Recorra ao cross-docking para reduzir o tempo de armazenamento no armazém
- Otimizar a distribuição da mão-de-obra para acelerar a descarga e a colocação em stock
6. Taxa de satisfação de encomendas
A taxa de satisfação de encomendas mede a percentagem de encomendas dos clientes satisfeitas a partir do stock disponível, sem necessidade de encomendas em espera. Uma taxa de satisfação elevada indica um bom planeamento de stock, enquanto uma taxa baixa sugere falta de stock ou uma previsão de procura inadequada.
Por que é importante
- Evita a perda de vendas devido à indisponibilidade de stock
- Reforça a confiança dos clientes, garantindo entregas pontuais
- Reduz a dependência de encomendas em atraso, melhorando a fiabilidade da cadeia de abastecimento
Como medir
Taxa de satisfação de encomendas (%) = (Encomendas totalmente atendidas / Total de encomendas) × 100
Melhores práticas para a melhoria
- Manter níveis de stock ideais com base nas previsões de procura
- Melhorar os prazos de entrega dos fornecedores e reforçar as relações com os mesmos
- Utilize estratégias de stock de segurança para evitar faltas de mercadoria
7. Taxa de envios dentro do prazo
A taxa de envio dentro do prazo reflete a percentagem de encomendas enviadas na data prometida ou antes dessa data. Trata-se de um indicador fundamental para a satisfação do cliente e a eficiência da cadeia de abastecimento. Os envios atrasados podem resultar no cancelamento de encomendas e em danos à reputação.
Por que é importante
- Aumenta a satisfação dos clientes ao corresponder às expectativas em matéria de entregas
- Reduz as penalizações associadas ao incumprimento dos prazos de envio
- Melhora a programação do armazém e o planeamento logístico
Como medir
Taxa de envio dentro do prazo (%) = (Total de encomendas enviadas dentro do prazo / Total de encomendas) × 100
Melhores práticas para a melhoria
- Utilizar sistemas de localização em tempo real e de gestão de transportes
- Automatizar a embalagem e a etiquetagem para reduzir os atrasos
- Otimizar a programação do armazém para dar prioridade às remessas urgentes
8. Produtividade do trabalho
A produtividade laboral mede a eficiência do pessoal do armazém na execução de tarefas como a recolha de encomendas, a embalagem e o reabastecimento. Ajuda as empresas a avaliar a eficácia da força de trabalho e a identificar oportunidades de formação ou automatização.
Por que é importante
- Reduz os custos operacionais ao melhorar a eficiência da força de trabalho
- Aumenta a produtividade global do armazém
- Ajuda a equilibrar os custos com a mão-de-obra e os investimentos em automação
Como medir
Produtividade do Trabalho = Total de encomendas processadas / Total de horas de trabalho
Melhores práticas para a melhoria
- Implementar sistemas de gestão de pessoal para monitorizar a eficiência
- Otimizar os fluxos de trabalho com melhores disposições do armazém e automação
- Oferecer formação contínua para melhorar o desempenho dos trabalhadores
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Acompanhar os KPIs é essencial, mas a verdadeira eficiência advém de agir com base nas informações que estes fornecem. Para reduzir erros, melhorar a precisão e otimizar as operações, os armazéns precisam de mais do que apenas dados — precisam de automatização, integração e acompanhamento em tempo real.
O ERP da Mar-Kov ajuda as empresas a:
- Melhore a precisão do inventário com o acompanhamento automatizado
- Reduzir os erros nas encomendas através de fluxos de trabalho automatizados
- Otimize o espaço no armazém com ferramentas inteligentes de alocação de espaço
- Aumente a produtividade laboral com o acompanhamento do desempenho em tempo real
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Sobre o autor
Peter Suddard trabalha há anos com fabricantes que utilizam processos em lote, ajudando-os a expandir e a melhorar os seus negócios.
