Los almacenes son la columna vertebral de las cadenas de suministro, especialmente en sectores como la fabricación por lotes , el envasado por cuenta de terceros de productos alimenticios, el sector farmacéutico y el químico. Ante el aumento de las expectativas de los clientes, los crecientes requisitos normativos y las continuas interrupciones en la cadena de suministro, la eficiencia es más importante que nunca.
Para seguir siendo competitivas, las empresas necesitan una visión en tiempo real de las operaciones del almacén, lo que les permite realizar un seguimiento del rendimiento, identificar ineficiencias y tomar decisiones basadas en datos. Aquí es donde los indicadores clave de rendimiento (KPI) cobran una importancia fundamental.
Al medir los indicadores clave de rendimiento (KPI) adecuados, los almacenes pueden:
- Optimizar el aprovechamiento del espacio de almacenamiento y reducir los gastos generales
- Mejorar la precisión del inventario para evitar la falta de existencias y el exceso de existencias
- Mejorar la rapidez en la gestión de los pedidos y reducir al mínimo los retrasos en los envíos
- Reducir las ineficiencias laborales y los cuellos de botella operativos
- Aumentar la rentabilidad general y la satisfacción del cliente
Los siguientes ocho indicadores clave de rendimiento (KPI) de almacén ayudarán a las empresas a mejorar su rendimiento y a garantizar el éxito a largo plazo.
1. Precisión del inventario
La precisión del inventario mide en qué medida los niveles de existencias registrados se corresponden con el inventario físico real del almacén. Este indicador clave de rendimiento (KPI) ayuda a las empresas a evaluar la fiabilidad de su sistema de gestión de almacenes (WMS) y de sus procesos de seguimiento del inventario. Los registros de inventario inexactos pueden dar lugar a discrepancias en las existencias, retrasos en los envíos e ineficiencias operativas.
Por qué es importante
- Evita la falta de existencias y el exceso de existencias, lo que reduce los costes de almacenamiento
- Garantiza una gestión precisa de los pedidos, lo que mejora la satisfacción del cliente
- Reduce al mínimo las interrupciones en la producción y la gestión de la cadena de suministro
Cómo medir
Precisión del inventario (%) = (Recuento físico / Inventario registrado en el sistema) × 100
Buenas prácticas para la mejora
- Implementar el seguimiento mediante códigos de barras y RFID para actualizar el inventario en tiempo real
- Realiza recuentos cíclicos con regularidad, en lugar de basarte únicamente en los inventarios anuales.
- Integrar un sistema ERP para automatizar la gestión de existencias
- Formar a los empleados en los procedimientos adecuados de seguimiento del inventario
2. Precisión en la preparación de pedidos
La precisión en la preparación de pedidos mide el porcentaje de pedidos que se preparan correctamente, sin errores, antes de su embalaje y envío. Se trata de un indicador clave de la eficiencia del almacén y repercute directamente en la satisfacción del cliente. Los errores en la preparación de pedidos pueden dar lugar a devoluciones de productos, costes laborales adicionales y pérdida de ingresos.
Por qué es importante
- Reduce las devoluciones de pedidos y los costes asociados
- Mejora la eficiencia operativa al reducir al mínimo las repeticiones de trabajo y el reempaquetado
- Refuerza la confianza de los clientes al garantizar entregas precisas y puntuales
Cómo medir
Precisión en la preparación de pedidos (%) = (Total de pedidos – Pedidos incorrectos) / Total de pedidos × 100
Buenas prácticas para la mejora
- Utiliza sistemas «pick-to-light» o de preparación de pedidos por voz para minimizar los errores humanos
- Optimizar la distribución del almacén para reducir los desplazamientos innecesarios durante la preparación de pedidos
- Formar a los empleados en técnicas precisas de preparación de pedidos y controles de calidad
- Implementar herramientas de automatización, como sistemas robóticos de preparación de pedidos. Volví a las dos en punto a las puertas. Desde allí. Y, siempre que salía de una reunión a las dos, simplemente entraba en la reunión así, y después de la reunión, dije: «De acuerdo».
3. Tiempo de ciclo del pedido
El tiempo de ciclo de un pedido mide el tiempo total que transcurre desde la recepción de un pedido hasta su envío. Un tiempo de ciclo más corto implica una gestión más rápida, lo cual es fundamental para mantener un alto nivel de satisfacción del cliente y reducir los costes de almacenamiento. Unos tiempos de ciclo ineficientes pueden indicar la existencia de cuellos de botella en las operaciones del almacén, desde la preparación y el embalaje hasta la expedición.
Por qué es importante
- Mejora la satisfacción de los clientes al reducir los plazos de entrega
- Aumenta el rendimiento del almacén y la eficiencia general
- Ayuda a las empresas a identificar y eliminar los cuellos de botella en los flujos de trabajo de gestión de pedidos
Cómo medir
Tiempo de ciclo del pedido = Fecha de envío del pedido – Fecha de recepción del pedido
Buenas prácticas para la mejora
- Automatiza la gestión de pedidos con sistemas avanzados de WMS y ERP
- Optimizar los procesos de preparación de pedidos, embalaje y envío
- Utiliza estrategias de gestión de existencias «justo a tiempo» (JIT) para minimizar los retrasos
- Reducir la manipulación manual mediante la integración de sistemas de transporte y clasificación
4. Aprovechamiento de la capacidad del almacén
La utilización de la capacidad del almacén mide la eficiencia con la que se utiliza el espacio de almacenamiento disponible. Una utilización elevada indica una gestión eficaz del espacio, mientras que una utilización baja sugiere un desperdicio de recursos. Una mala distribución del almacén y una asignación ineficiente de las ubicaciones pueden reducir la utilización de la capacidad y ralentizar las operaciones.
Por qué es importante
- Reduce los costes de almacenamiento al aprovechar al máximo el espacio disponible
- Mejora la eficiencia del flujo de trabajo mediante una organización estratégica del inventario
- Ayuda a evitar el hacinamiento, que puede provocar un aumento de los errores en la preparación de pedidos
Cómo medir
Utilización de la capacidad (%) = (Espacio total utilizado / Espacio total disponible) × 100
Buenas prácticas para la mejora
- Implantar soluciones de estanterías verticales y de almacenamiento de alta densidad
- Utiliza un software de optimización de la distribución para asignar el espacio de forma más eficiente
- Realizar auditorías periódicas para identificar las áreas infrautilizadas
- Optimizar la ubicación de las ubicaciones de almacenamiento para los artículos que se recogen con más frecuencia
5. Tiempo desde la llegada al muelle hasta la entrada en stock
El tiempo de «dock-to-stock» mide el lapso que transcurre entre la llegada de la mercancía al almacén y el momento en que está disponible para la preparación de los pedidos. Un tiempo de «dock-to-stock» más prolongado puede provocar retrasos en el inventario y afectar a los pedidos de los clientes. Unos procesos eficientes de recepción y almacenamiento pueden reducir significativamente este indicador.
Por qué es importante
- Garantiza una mayor rapidez en la disponibilidad de los productos para la gestión de los pedidos
- Reduce los costes de almacenamiento y la saturación de los almacenes
- Mejora la eficiencia de la cadena de suministro al reducir al mínimo los retrasos en las existencias
Cómo medir
Tiempo desde la llegada al muelle hasta la entrada en stock = Tiempo en que los productos están disponibles en el sistema – Tiempo en que se recibieron los productos
Buenas prácticas para la mejora
- Automatiza la recepción mediante el escaneo de códigos de barras y RFID
- Implementar actualizaciones del inventario en tiempo real para mejorar la visibilidad
- Utiliza el «cross-docking» para reducir el tiempo de almacenamiento en el almacén
- Optimizar la distribución del personal para agilizar la descarga y el almacenamiento
6. Índice de cumplimiento de pedidos
La tasa de cumplimiento de pedidos mide el porcentaje de pedidos de los clientes que se satisfacen con las existencias disponibles sin necesidad de recurrir a pedidos pendientes. Una tasa de cumplimiento elevada indica una buena planificación de existencias, mientras que una tasa baja sugiere escasez de existencias o una previsión de la demanda deficiente.
Por qué es importante
- Evita la pérdida de ventas debida a la falta de existencias
- Fomenta la confianza de los clientes al garantizar entregas puntuales
- Reduce la dependencia de los pedidos pendientes, lo que mejora la fiabilidad de la cadena de suministro
Cómo medir
Índice de cumplimiento de pedidos (%) = (Pedidos completados en su totalidad / Total de pedidos) × 100
Buenas prácticas para la mejora
- Mantener unos niveles óptimos de existencias en función de las previsiones de demanda
- Mejorar los plazos de entrega de los proveedores y reforzar las relaciones con ellos
- Utiliza estrategias de stock de seguridad para evitar la falta de existencias
7. Índice de envíos puntuales
El índice de puntualidad en los envíos mide el porcentaje de pedidos enviados en la fecha prometida o antes. Se trata de un indicador clave para la satisfacción del cliente y la eficiencia de la cadena de suministro. Los envíos retrasados pueden provocar la cancelación de pedidos y dañar la reputación de la empresa.
Por qué es importante
- Mejora la satisfacción de los clientes al cumplir con las expectativas de entrega
- Reduce las sanciones derivadas del incumplimiento de los plazos de envío
- Mejora la programación del almacén y la planificación logística
Cómo medir
Índice de envíos puntuales (%) = (Total de pedidos enviados a tiempo / Total de pedidos) × 100
Buenas prácticas para la mejora
- Utiliza sistemas de seguimiento en tiempo real y de gestión del transporte
- Automatizar el embalaje y el etiquetado para reducir los retrasos
- Optimizar la planificación del almacén para dar prioridad a los envíos urgentes
8. Productividad laboral
La productividad laboral mide la eficiencia del personal del almacén a la hora de realizar tareas como la preparación de pedidos, el embalaje y el almacenamiento. Ayuda a las empresas a evaluar la eficacia de su plantilla e identificar oportunidades de formación o automatización.
Por qué es importante
- Reduce los costes operativos al mejorar la eficiencia de la plantilla
- Mejora el rendimiento general del almacén
- Ayuda a equilibrar los costes de mano de obra con las inversiones en automatización
Cómo medir
Productividad laboral = Total de pedidos tramitados / Total de horas de trabajo
Buenas prácticas para la mejora
- Implantar sistemas de gestión de personal para hacer un seguimiento de la eficiencia
- Optimizar los flujos de trabajo mediante una mejor distribución del almacén y la automatización
- Ofrecer formación continua para mejorar el rendimiento de los trabajadores
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El seguimiento de los KPI es esencial, pero la verdadera eficiencia se consigue aplicar las conclusiones que estos aportan. Para reducir los errores, mejorar la precisión y optimizar las operaciones, los almacenes necesitan algo más que datos: necesitan automatización, integración y seguimiento en tiempo real.
El ERP de Mar-Kov ayuda a las empresas a:
- Mejora la precisión del inventario gracias al seguimiento automatizado
- Reducir los errores en los pedidos mediante flujos de trabajo automatizados
- Optimiza el espacio del almacén con herramientas inteligentes de asignación de ubicaciones
- Aumenta la productividad laboral con el seguimiento del rendimiento en tiempo real
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Acerca del autor
Peter Suddard lleva años colaborando con fabricantes que trabajan con procesos por lotes, ayudándoles a ampliar y mejorar su negocio.
