La situación: Tu pequeña empresa manufacturera ha funcionado bastante bien con el software QuickBooks para gestionar las necesidades contables básicas que has necesitado para consolidarte. Mientras tanto, has trabajado duro para definir tu ventaja competitiva y crear una propuesta de valor —y una cartera de clientes— que demuestre que vas a ser uno de los afortunados que lo consigan.
Según la Asociación de Pequeñas Empresas de EE. UU., el 80 % de las pequeñas empresas superan su primer año, pero esa cifra se reduce a una tasa de supervivencia de alrededor del 50 % al cabo de cinco años.
Si te encuentras en una situación en la que te enfrentas a los retos habituales del sector manufacturero y QuickBooks ya no te basta, estás leyendo esto para averiguar cómo llevar tu negocio al siguiente nivel tomando decisiones tecnológicas acertadas.
El problema
Las estrategias tecnológicas de las empresas llevan más de 30 años estancadas en un ciclo de evolución lineal desde que Intuit fundó Quicken, el predecesor de QuickBooks, allá por 1983.
El ciclo de evolución de las pequeñas empresas, tal y como está preestablecido, es...
- En primer lugar, empieza con QuickBooks.
- A continuación, se supone que debes adquirir una solución «pequeña» de planificación de recursos empresariales (ERP), y
- Por último, cuando (si es que) te encamines hacia el éxito en el mundo de las grandes empresas, tendrás que pasar de una solución ERP sencilla (y probablemente no escalable) a uno de los gigantes del sector, para entrar en el club de las empresas con ingresos de mil millones de dólares.
¡Tu éxito vendrá acompañado de la emoción (¡ y no!) de vaciarte los bolsillos y destinar tus preciadas ganancias a contratos de ERP multimillonarios en este momento!
Pero, ¿y si un sistema ERP no es la solución adecuada para tu pequeña empresa?
¿Y si resulta demasiado caro, demasiado complicado de implementar, te quita demasiado tiempo o, sencillamente, no necesitas toda esa tecnología para llegar a donde quieres llegar o para que tu empresa haga lo que quieres que haga en un futuro próximo?
No eres el único que piensa así, pero no hay muchos artículos que te expliquen cómo alejarte de una estrategia de implementación de ERP preestablecida y estandarizada. Una búsqueda rápida en Google sobre cómo saber si QuickBooks ya no te basta y/o qué hacer al respecto te lleva a varias docenas de artículos optimizados para los motores de búsqueda que te dirigen —como habrás adivinado— a proveedores de ERP.
Te pedirán que rellenes unos formularios para descargar lo que parecen informes técnicos sobre educación, pero que, en realidad, no son más que mecanismos sencillos para recabar tus datos de contacto para su equipo de ventas.
Interpretar correctamente el momento adecuado para actuar
Los empresarios perciben diversas señales que indican que QuickBooks ya no les resulta suficiente. A medida que una empresa manufacturera crece, las funciones básicas de gestión financiera que hacen que QuickBooks resulte tan sencillo y/o práctico para la mayoría de las empresas emergentes pueden llegar a quedarse obsoletas por motivos cotidianos, tales como:
- Necesito gestionar y realizar un seguimiento del inventario en varios canales de venta
- Se requiere capacidad para vender y enviar productos a los clientes de forma eficiente
- Analizar las ventas por ubicación, volumen de los pedidos, pedidos anteriores, sector y/o países
- Exige mejoras en los procesos de recepción, preparación de pedidos, embalaje y envío
- Falta de gestión de almacenes
- No se puede coordinar con empresas de logística externas
- Asistencia para usuarios externos
Y esta lista de tareas cotidianas ni siquiera tiene en cuenta las necesidades más urgentes, que podrían poner en peligro el negocio, como por ejemplo:
- Pedidos de venta basados en el volumen y en auditorías, y escaneo de códigos de barras
- Requisitos normativos del sector
- Control de calidad y/o control de la uniformidad de los procesos
- Archivos multiusuario insostenibles y que han dejado de ser adecuados, que pueden generar, en el mejor de los casos, información errónea y, en el peor, la corrupción de los datos, debido a la doble introducción de datos y a los errores de tecleo.
Si alguna de estas situaciones, o todas ellas, se ajustan a tus necesidades actuales, el problema es real y tienes que hacer ALGO. Pero, ¿cómo puedes plantear una estrategia que te permita pensar de forma innovadora sobre las opciones que tienes para dar el siguiente paso?
Cómo evaluar (y, en su caso, evitar) la implantación de un sistema ERP «en piloto automático»
Entonces, si QuickBooks no te permite acompañar el crecimiento de tu empresa manufacturera, ¿qué puedes hacer en lugar de recurrir automáticamente a una solución ERP cara y compleja?
La clave está en prepararte bien de antemano (y reflexionar en profundidad sobre el crecimiento de tu empresa) para determinar qué es lo que realmente quieres, necesitas y con qué puedes vivir y sin qué no. A continuación te presentamos cinco pasos prácticos para tomar la decisión adecuada para tu empresa:
- EVALÚA: Valora con precisión EXACTAMENTE lo que necesitas, y nada más que eso.
- ESTABLECER PRIORIDADES: Determina el orden de prioridad para abordar estas necesidades y el calendario necesario; esta será tu hoja de ruta.
- BUSCA FLEXIBILIDAD: Asegúrate de que tus criterios de selección y tu elección final sean lo suficientemente flexibles como para adaptarse a un crecimiento inesperado y razonable dentro de tus previsiones empresariales.
- PRESUPUESTO: Conoce tu presupuesto, sé realista sobre lo que puedes conseguir con lo que puedes permitirte, Y CÚMPLELO A TODA COSTA
- COMMIT (CON LÍMITES): Designa a una persona específica (o a un pequeño equipo) para que analice todas las alternativas que te permitan obtener EXACTAMENTE LO QUE NECESITAS para protegerte frente a tres (3) consecuencias mortales:
- No estar sobrevendido
- Las demoras en el despliegue, y
- El temido «desviación del alcance», en el que las prioridades iniciales quedan eclipsadas por elementos adicionales «que estaría bien tener» y que consumen recursos humanos, tiempo y dinero.
Recuerda que, en última instancia, TÚ llevas las riendas y que lo que ha permitido a tu pequeña empresa superar las dificultades para mantenerse a flote es que has seguido el camino menos transitado.
Evalúa todas las opciones del mercado para conseguir exactamente lo que necesita tu pequeña empresa y mantente atento a los nuevos anuncios de los proveedores de soluciones tecnológicas que realmente comprendan tu necesidad de adoptar un enfoque más pragmático y combinado, con el fin de ofrecerte nimás ni menosque lo que tu empresa realmente necesita.
Si tu empresa está realmente preparada para implantar un sistema ERP, tu lista de requisitos te lo indicará. Y si tu pequeña empresa está creciendo y quieres ampliar tu negocio, sin duda es el momento de plantearte un sistema ERP. Pero si tus recursos son limitados y quieres seleccionar las soluciones más adecuadas, tendrás que pensar de forma creativa. En el mercado de la tecnología de fabricación hay nuevas opciones que siguen la filosofía de «menos es más», y pueden ser justo lo que necesita tu empresa.
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