A situação: A sua pequena empresa de produção tem funcionado bastante bem com o software QuickBooks para gerir as necessidades contabilísticas básicas de que precisou para se estabelecer. Ao mesmo tempo, tem trabalhado arduamente para identificar a sua vantagem competitiva e construir uma proposta de valor — e uma base de clientes — que demonstre que vai ser um dos afortunados que consegue ter sucesso!
De acordo com a Associação de Pequenas Empresas dos EUA, 80 % das pequenas empresas sobrevivem ao primeiro ano, mas esse número desce para cerca de 50 % de taxa de sobrevivência ao fim de cinco anos.
Se se encontra numa fase em que enfrenta os desafios típicos do setor da produção e em que o QuickBooks já não é suficiente para as suas necessidades, está a ler isto para descobrir como levar a sua empresa ao próximo nível, através de escolhas tecnológicas inteligentes.
O problema
As estratégias tecnológicas das empresas têm estado estagnadas há mais de 30 anos num ciclo de evolução linear, desde que a Intuit fundou o Quicken, antecessor do QuickBooks, em 1983.
O ciclo de evolução pré-programado das pequenas empresas é...
- Primeiro, comece pelo QuickBooks
- Depois, é suposto adquirir uma solução «pequena» de planeamento de recursos empresariais (ERP) e
- Por fim, quando (se) estiver a caminho do sucesso no mundo das grandes empresas, terá de abandonar a solução ERP simplificada (provavelmente não escalável) e optar por um dos 3 a 5 gigantes do setor de ERP, para entrar no clube das empresas com receitas na ordem dos mil milhões de dólares.
O teu sucesso será acompanhado pela pura emoção (ou não!) de esvaziar os bolsos e investir os teus preciosos lucros em contratos de ERP no valor de vários milhões de dólares nesta altura!
Mas e se o ERP não for a solução adequada para a sua pequena empresa?
E se for demasiado caro, demasiado difícil de implementar, se te ocupar demasiado tempo ou, simplesmente… se não precisares de toda essa tecnologiapara chegar onde queres ou para fazer o que queres que a tua empresa faça num futuro próximo?
Não és o único a pensar assim, mas não há muitos artigos que expliquem como afastar-se de uma estratégia de transição para um ERP pré-definida e padronizada. Uma pesquisa rápida no Google sobre como perceber se já ultrapassaste as capacidades do QuickBooks e/ou o que fazer nessa situação leva-te a várias dezenas de artigos otimizados para motores de busca que te direcionam — adivinhaste — para fornecedores de ERP.
Vão pedir-lhe que preencha formulários para descarregar o que parecem ser documentos técnicos sobre educação, mas que, na realidade, são simples mecanismos para recolher os seus dados de contacto para a equipa de vendas deles.
Interpretar corretamente o momento certo para agir
Os empresários recebem vários sinais quando o QuickBooks já não lhes dá resposta. À medida que uma empresa de produção cresce, as funcionalidades básicas de gestão financeira que tornam o QuickBooks tão fácil e/ou prático para a maioria das start-ups podem deixar de ser suficientes por motivos do dia-a-dia, tais como:
- Preciso de gestão e acompanhamento de stock em vários canais de vendas
- É necessário ter capacidade para vender e enviar produtos aos clientes de forma eficiente
- Analisar as vendas por localização, volume das encomendas, encomendas anteriores, setor e/ou países
- Exigir melhorias nos processos de receção, separação, embalagem e expedição
- Falta de gestão do armazém
- Não é possível coordenar com empresas de logística externas
- Apoio a utilizadores externos
E esta lista de tarefas diárias nem sequer tem em conta necessidades mais urgentes, que podem comprometer o negócio, tais como:
- Encomendas de vendas baseadas no volume e em auditorias e leitura de códigos de barras
- Requisitos de conformidade do setor
- Controlo de qualidade e/ou controlo da consistência do processo
- Ficheiros multiutilizador insustentáveis e que já não têm capacidade para o volume de dados, os quais podem, na melhor das hipóteses, gerar informações incorretas ou, na pior das hipóteses, causar corrupção de dados, devido a duplicação de entradas e erros de introdução de dados
Se alguma ou todas estas situações se aplicarem às suas necessidades atuais, o problema é real e tem de fazer ALGO. Mas como é que se aborda uma estratégia para pensar fora da caixa sobre as opções para o próximo passo?
Como avaliar (e, eventualmente, evitar) uma implementação de ERP em «piloto automático»
Então, se o QuickBooks não conseguir acompanhar o crescimento da sua empresa de produção, o que pode fazer em vez de optar automaticamente por uma solução ERP dispendiosa e complexa?
A resposta passa por fazer o trabalho de casa com antecedência (e uma reflexão profunda sobre o crescimento da empresa) sobre o que realmente quer, precisa e com o que consegue viver ou prescindir. Aqui estão cinco (50 passos pragmáticos) para tomar a decisão certa para a sua empresa:
- AVALIAR: Avaliar com precisão EXATAMENTE o que precisa – e nada mais do que isso
- PRIORIZAR: Determine a ordem de prioridade para dar resposta a estas necessidades e o calendário necessário; este será o seu roteiro
- PROCURE FLEXIBILIDADE: Certifique-se de que os seus critérios de seleção e a sua escolha final sejam suficientemente flexíveis para dar resposta a situações inesperadas e a um crescimento razoável no âmbito das suas projeções empresariais
- ORÇAMENTO: Conheça o seu orçamento, seja realista quanto ao que pode obter com o que pode pagar E CUMPRIR-O À RISCA
- COMMIT (COM LIMITES): Designe uma pessoa específica (ou uma pequena equipa) para analisar todas as alternativas que permitam obter EXATAMENTE O QUE PRECISA para se proteger contra três (3) consequências fatais:
- Não estar sobrevalorizado
- A lentidão na implementação e
- O temido «scope creep», em que as prioridades iniciais ficam sobrecarregadas com «extras» que consomem recursos humanos, tempo e dinheiro
Lembre-se, em última análise, de que é VOCÊ quem está ao volante, e o que fez com que a sua pequena empresa superasse as dificuldades em termos de sustentabilidade foi o facto de ter seguido o caminho menos percorrido.
Avalie todas as opções disponíveis no mercado para obter exatamente o que a sua pequena empresa precisa e fique atento a novos anúncios de fornecedores de soluções tecnológicas que compreendam verdadeiramente a sua necessidade de adotar uma abordagem mais pragmática e integrada, de modo a oferecer-lhe nem mais — nem menos —do que aquilo de que a sua empresa realmente necessita.
Se precisar mesmo de uma implementação de ERP de grande dimensão e dispendiosa, a sua lista de requisitos irá indicá-lo. No entanto, se for como a maioria das pequenas empresas que cresceram de forma orgânica, têm recursos limitados e pretendem selecionar soluções à medida, pense fora da caixa. Existem novas opções no mercado das tecnologias de fabrico que seguem a filosofia de «menos é mais» — e podem ser «a escolha ideal» para o seu negócio.
Saiba mais sobre alternativas ou opções ao QuickBooks.
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