La situation : votre petite entreprise industrielle a plutôt bien fonctionné grâce au logiciel QuickBooks, qui vous a permis de gérer les besoins comptables de base nécessaires à votre lancement. Pendant tout ce temps, vous avez travaillé d’arrache-pied pour définir votre avantage concurrentiel et élaborer une proposition de valeur — ainsi qu’une clientèle — qui montre que vous ferez partie des chanceux qui réussiront !
Selon l'Association américaine des petites entreprises, 80 % des petites entreprises survivent à leur première année d'activité, mais ce chiffre tombe à environ 50 % au bout de cinq ans.
Si vous vous trouvez confronté aux défis classiques du secteur industriel et que QuickBooks ne répond plus à vos besoins, vous lisez cet article pour découvrir comment faire passer votre entreprise au niveau supérieur grâce à des choix technologiques judicieux.
Le problème
Les stratégies technologiques des entreprises sont enlisées depuis plus de 30 ans dans un cycle de progression linéaire, depuis qu'Intuit a lancé Quicken, le prédécesseur de QuickBooks, en 1983.
Le cycle d'évolution préprogrammé des petites entreprises est...
- Commencez par utiliser QuickBooks
- Ensuite, vous êtes censé acheter une « petite » solution de progiciel de gestion d'entreprise (ERP), et
- Enfin, lorsque (si) vous vous dirigez vers la réussite dans le monde des grandes entreprises, vous devrez abandonner votre solution ERP « allégée » (et probablement non évolutive) au profit de l’un des 3 à 5 géants du secteur, afin de rejoindre le club des entreprises au chiffre d’affaires d’un milliard de dollars.
Votre succès s'accompagnera alors du frisson intense (ou pas !) de vider vos poches et d'investir vos précieux bénéfices dans des contrats ERP de plusieurs millions de dollars !
Mais que se passerait-il si un progiciel de gestion intégré (ERP) ne convenait pas à votre petite entreprise ?
Et si cela s'avérait trop coûteux, trop difficile à mettre en place, si cela vous prenait trop de temps ou si, tout simplement… vous n'aviez pas besoin de toute cette technologiepour atteindre vos objectifs ou pour que votre entreprise fonctionne comme vous le souhaitez dans un avenir proche ?
Vous n’êtes pas le seul à penser ainsi, mais rares sont les articles qui vous expliquent comment s’écarter d’une stratégie de migration vers un ERP préétablie et stéréotypée. Une recherche rapide sur Google pour savoir comment déterminer si QuickBooks ne répond plus à vos besoins et/ou comment y remédier vous renvoie vers plusieurs dizaines d’articles optimisés pour les moteurs de recherche qui vous redirigent vers — vous l’avez deviné — des fournisseurs d’ERP.
Ils vous demanderont de remplir des formulaires pour télécharger ce qui ressemble à des livres blancs à caractère pédagogique, mais qui ne sont en réalité que de simples moyens de recueillir vos coordonnées au profit de leur équipe commerciale.
Savoir identifier le bon moment pour passer à l'action
Les chefs d'entreprise perçoivent divers signes indiquant que QuickBooks ne répond plus à leurs besoins. À mesure qu'une entreprise manufacturière se développe, les fonctionnalités de gestion financière de base qui rendent QuickBooks si simple et/ou pratique pour la plupart des start-ups peuvent s'avérer insuffisantes pour des raisons quotidiennes, telles que :
- Besoin d'une gestion et d'un suivi des stocks sur plusieurs canaux de vente
- Doit être capable de vendre et d'expédier les produits aux clients de manière efficace
- Analyser les ventes par site, montant des commandes, commandes antérieures, secteur d'activité et/ou pays
- Exiger des améliorations des processus de réception, de préparation des commandes, d'emballage et d'expédition
- Absence de gestion des stocks
- Impossible de coordonner les opérations avec des prestataires logistiques tiers
- Assistance aux utilisateurs externes
Et cette liste des tâches quotidiennes ne tient même pas compte des besoins plus urgents, susceptibles de compromettre l'activité, tels que :
- Commandes client basées sur le volume et l'audit, et lecture de codes-barres
- Exigences réglementaires du secteur
- Contrôle de la qualité et/ou contrôle de la cohérence des processus
- Des fichiers multi-utilisateurs non durables et devenus trop volumineux, susceptibles de générer, au mieux, des informations erronées et, au pire, une corruption des données, en raison de doublons et d'erreurs de saisie
Si l'un ou l'ensemble de ces points correspondent à vos besoins actuels, le problème est bien réel et vous devez AGIR. Mais comment élaborer une stratégie qui vous permette de sortir des sentiers battus pour envisager vos prochaines étapes ?
Comment évaluer (et éventuellement éviter) une mise en œuvre d'un ERP « en pilote automatique »
Alors, si QuickBooks ne permet pas d'accompagner la croissance de votre entreprise industrielle, quelle alternative s'offre à vous plutôt que d'opter systématiquement pour une solution ERP coûteuse et complexe ?
La solution consiste à bien vous préparer en amont (et à mener une véritable réflexion sur la croissance de votre entreprise) pour déterminer ce que vous voulez vraiment, ce dont vous avez besoin, et ce dont vous pouvez vous passer ou non. Voici cinq (50 étapes concrètes) pour faire le bon choix pour votre entreprise :
- ÉVALUER : Déterminez avec précision ce dont vous avez EXACTEMENT besoin – et rien de plus
- DÉFINIR LES PRIORITÉS : Déterminez l'ordre de priorité pour répondre à ces besoins ainsi que le calendrier nécessaire ; cela constituera votre feuille de route.
- PRIVILÉGIEZ LA FLEXIBILITÉ : Veillez à ce que vos critères de sélection et votre choix final soient suffisamment souples pour s'adapter aux imprévus et à une croissance raisonnable dans le cadre de vos prévisions d'activité.
- BUDGET : Connaissez votre budget, soyez réaliste quant à ce que vous pouvez obtenir avec les moyens dont vous disposez, ET TENEZ-VOUS-Y À TOUT PRIX
- COMMIT (AVEC LIMITES) : Désignez une personne (ou une petite équipe) chargée d'examiner toutes les solutions possibles pour obtenir EXACTEMENT CE DONT VOUS AVEZ BESOIN afin de vous prémunir contre trois (3) conséquences mortelles :
- Ne pas être surévalué
- Les atermoiements concernant le déploiement, et
- Le redoutable « glissement de périmètre », où vos priorités initiales se retrouvent submergées par des « options supplémentaires » qui mobilisent des ressources humaines, du temps et de l'argent
N'oubliez pas, en fin de compte, que c'est VOUS qui tenez les rênes, et que si votre petite entreprise a réussi à défier les pronostics en matière de pérennité, c'est parce que vous avez emprunté une voie peu fréquentée.
Évaluez toutes les options disponibles sur le marché pour obtenir exactement ce dont votre petite entreprise a besoin, et restez à l'affût des nouvelles annonces des fournisseurs de solutions technologiques qui comprennent véritablement votre besoin d'adopter une approche plus pragmatique, de type « composite » ,afin de vous offrir ni plus , ni moins quece dont votre entreprise a réellement besoin.
Si vous avez réellement besoin d’un déploiement ERP de grande envergure et coûteux, votre cahier des charges vous le dira. Mais si, comme la plupart des petites entreprises qui se sont développées de manière organique, vous disposez de ressources limitées et souhaitez choisir des solutions sur mesure, sortez des sentiers battus. De nouvelles options s’inscrivant dans la philosophie « moins, c’est mieux » font leur apparition sur le marché des technologies de fabrication — et elles pourraient bien être « la solution idéale » pour votre entreprise.
Découvrez les alternatives ou les options disponibles à QuickBooks.
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