Die Situation: Ihr kleines Produktionsunternehmen hat sich mit der Software QuickBooks recht gut geschlagen, um die grundlegenden Buchhaltungsaufgaben zu bewältigen, die für den Aufbau Ihres Unternehmens erforderlich waren. Die ganze Zeit über haben Sie hart daran gearbeitet, Ihren Wettbewerbsvorteil zu ermitteln und ein Wertversprechen – sowie einen Kundenstamm – aufzubauen, das zeigt, dass Sie zu den Glücklichen gehören werden, die es schaffen!
Nach Angaben der US-Behörde für Kleinunternehmen (U.S. Small Business Association) überstehen 80 % der Kleinunternehmen ihr erstes Jahr, doch nach fünf Jahren sinkt diese Zahl auf eine Überlebensrate von etwa 50%.
Wenn Sie sich in einer Situation befinden, in der Sie mit typischen Herausforderungen in der Fertigungsbranche konfrontiert sind und QuickBooks nicht mehr ausreicht, lesen Sie diesen Artikel, um herauszufinden, wie Sie Ihr Unternehmen durch kluge Technologieentscheidungen auf die nächste Stufe bringen können.
Das Problem
Seit Intuit im Jahr 1983 den Vorgänger von QuickBooks, Quicken, ins Leben rief, stecken die Technologiestrategien von Unternehmen seit mehr als 30 Jahren in einem linearen Entwicklungszyklus fest.
Der vorprogrammierte Entwicklungszyklus kleiner Unternehmen ist...
- Beginnen Sie zunächst mit QuickBooks.
- Dann soll man eine „kleine“ ERP-Lösung (Enterprise Resource Planning) kaufen, und
- Und schließlich: Wenn (falls) Sie auf dem Weg zum großen Unternehmenserfolg sind, müssen Sie von der schlanken (und wahrscheinlich nicht skalierbaren) ERP-Lösung zu einem der führenden ERP-Giganten wechseln, um in den Club der Unternehmen mit Milliardenumsatz aufzusteigen.
Ihr Erfolg wird an dieser Stelle von dem unglaublichen Nervenkitzel (nicht!) begleitet sein, Ihre Taschen zu leeren und Ihre kostbaren Gewinne in millionenschwere ERP-Verträge zu stecken!
Was aber, wenn ein ERP-System für Ihr kleines Unternehmen nicht das Richtige ist?
Was, wenn es zu teuer ist, die Einführung zu aufwendig ist, zu viel Zeit in Anspruch nimmt oder Sie all diese Technologie einfach gar nicht benötigen, um Ihre Ziele zu erreichen oder das zu tun, was Ihr Unternehmen in absehbarer Zukunft leisten soll?
Mit dieser Einstellung sind Sie nicht allein, aber es gibt nicht viele Artikel, die Ihnen erklären, wie Sie von einer vorgefertigten, formalen ERP-Einführungsstrategie abweichen können. Eine kurze Google-Suche danach, wie Sie erkennen können, ob Sie QuickBooks entwachsen sind und/oder was Sie dagegen tun können, führt Sie zu mehreren Dutzend suchmaschinenoptimierten Artikeln, die Sie – Sie ahnen es schon – zu ERP-Anbietern leiten.
Man wird Sie bitten, Formulare auszufüllen, um vermeintlich bildungsbezogene Whitepaper herunterzuladen, die in Wirklichkeit jedoch nur einfache Mechanismen sind, um Ihre Kontaktdaten für den Vertrieb zu erfassen.
Den richtigen Zeitpunkt zum Handeln richtig erkennen
Unternehmer erkennen an verschiedenen Anzeichen, dass QuickBooks ihren Anforderungen nicht mehr gerecht wird. Wenn ein produzierendes Unternehmen wächst, reichen die grundlegenden Funktionen zur Finanzverwaltung, die QuickBooks für die meisten Start-ups so einfach und/oder praktisch machen, aus alltäglichen Gründen nicht mehr aus, beispielsweise:
- Benötigt Bestandsverwaltung und Nachverfolgung über mehrere Vertriebskanäle hinweg
- Die Fähigkeit, Produkte effizient an Kunden zu verkaufen und zu versenden, ist erforderlich
- Analyse der Umsätze nach Standort, Auftragsvolumen, früheren Aufträgen, Branche und/oder Ländern
- Fordern Sie Prozessverbesserungen in den Bereichen Wareneingang, Kommissionierung, Verpackung und Versand ein
- Fehlende Lagerverwaltung
- Es ist nicht möglich, sich mit externen Logistikunternehmen abzustimmen
- Unterstützung für externe Nutzer
Und diese Liste der alltäglichen Aufgaben berücksichtigt noch nicht einmal dringendere, potenziell geschäftsgefährdende Anforderungen wie beispielsweise:
- Mengen- und prüfungsbasierte Kundenaufträge und Barcode-Scanning
- Vorgaben zur Einhaltung von Branchenvorschriften
- Qualitätskontrolle und/oder Kontrolle der Prozesskonsistenz
- Nicht mehr tragbare, überdimensionierte Mehrbenutzerdateien, die durch Doppeleinträge und Eingabefehler im besten Fall zu falschen Informationen und im schlimmsten Fall zu Datenkorruption führen können
Wenn einer oder alle dieser Punkte auf Ihre aktuellen Bedürfnisse zutreffen, ist das Problem real und Sie müssen ETWAS unternehmen. Aber wie gehen Sie vor, um über den Tellerrand hinauszuschauen und Strategien für Ihre nächsten Schritte zu entwickeln?
Wie man einen ERP-Autopilot-Schritt einschätzt (und möglicherweise vermeidet)
Wenn QuickBooks das Wachstum Ihres Fertigungsunternehmens also nicht unterstützt, was können Sie dann tun, anstatt automatisch auf eine teure, komplexe ERP-Lösung zurückzugreifen?
Die Lösung besteht darin, sich im Vorfeld gründlich vorzubereiten (und sich ernsthaft Gedanken über das Wachstum Ihres Unternehmens zu machen) und zu klären, was Sie wirklich wollen, was Sie brauchen und womit Sie leben können – und womit nicht. Hier sind fünf praktische Schritte, um die richtige Entscheidung für Ihr Unternehmen zu treffen:
- BEURTEILEN: Schätzen Sie GENAU ein, was Sie benötigen – und nicht mehr als das
- PRIORITÄTEN SETZEN: Legen Sie die Reihenfolge fest, in der diese Bedürfnisse angegangen werden sollen, sowie den dafür erforderlichen Zeitplan; dies wird Ihr Fahrplan sein.
- FLEXIBILITÄT IST GEFRAGT: Stellen Sie sicher, dass Ihre Auswahlkriterien und Ihre endgültige Entscheidung flexibel genug sind, um unerwartetes und angemessenes Wachstum im Rahmen Ihrer Geschäftsprognosen zu ermöglichen.
- BUDGET: Kennen Sie Ihr Budget, seien Sie realistisch, was Sie sich für das, was Sie sich leisten können, leisten können, UND HALTEN SIE SICH STUR DARAN
- COMMIT (WITH BOUNDARIES): Beauftragen Sie eine zuständige Person (oder ein kleines Team) damit, alle Alternativen zu prüfen, um GENAU DAS ZU ERHALTEN, WAS SIE BRAUCHEN, um sich vor drei (3) tödlichen Folgen zu schützen:
- Nicht überverkauft sein
- Zögern bei der Entsendung und
- Das gefürchtete „Scope Creep“, bei dem die ursprünglichen Prioritäten von zusätzlichen „Nice-to-haves“ überschattet werden, die Personal, Zeit und Geld verschlingen
Denken Sie daran, dass letztendlich SIE das Ruder in der Hand haben und dass Ihr Kleinunternehmen die Herausforderungen der Nachhaltigkeit gerade deshalb gemeistert hat, weil Sie einen Weg eingeschlagen haben, den nur wenige gehen.
Prüfen Sie alle Ihre Marktoptionen, um genau das zu finden, was Ihr Kleinunternehmen benötigt, und halten Sie Ausschau nach neuen Ankündigungen von Anbietern von Technologielösungen, die Ihre Anforderungen wirklich verstehen und einen pragmatischen, ganzheitlichen Ansatz verfolgen, um Ihnen nicht mehr – aber auch nicht weniger –als das zu bieten, was Ihr Unternehmen tatsächlich benötigt.
Wenn Ihr Unternehmen tatsächlich bereit für die Einführung eines ERP-Systems ist, wird Ihnen das Ihre Anforderungsliste zeigen. Und wenn Ihr kleines Unternehmen wächst und Sie expandieren möchten, ist es definitiv an der Zeit, über ERP nachzudenken. Wenn Sie jedoch nur über begrenzte Ressourcen verfügen und sich die besten Lösungen herauspicken möchten, müssen Sie über den Tellerrand hinausschauen. Auf dem Markt für Fertigungstechnologie gibt es neue Optionen nach dem Motto „Weniger ist mehr“ – und diese könnten genau das Richtige für Ihr Unternehmen sein.
Sprechen Sie noch heute mit einem unserer Experten, um herauszufinden, ob die Einführung eines ERP-Systems der richtige nächste Schritt für Ihr Unternehmen ist. Klicken Sie hier, um einen Termin für eine individuelle Demo zu vereinbaren.
