Para que un líder pueda crecer, debe comprender en detalle sus funciones principales. Para tener una visión clara de todas las funciones, las empresas desarrollan sistemas sólidos que consolidan las rutinas de gestión.
Los directivos y supervisores pueden comprender mejor sus funciones y mejorar el rendimiento mediante la implantación del «Leader Standard Work» (LSW). A continuación, explicaremos en qué consiste el LSW y cómo permite a los líderes desarrollar todo su potencial.
¿Qué es el «trabajo estándar del líder» (LSW)?
En la práctica, el LSW describe las tareas diarias, semanales y mensuales de un jefe de equipo. Entre estas tareas se incluyen, por ejemplo:
- Evaluaciones de rendimiento
- Turnos de relevo y cambios en los horarios
- Revisiones de los indicadores clave de rendimiento (KPI)
- Visitas al gemba
- Auditorías de salud, seguridad y cumplimiento normativo
Estas tareas de liderazgo varían en función de la naturaleza de la organización y del cargo y la descripción del puesto del líder. No obstante, el objetivo de LSW es establecer un calendario coherente para impulsar la mejora continua.
Componentes del trabajo estándar de Leader
En resumen, el LSW consta de cuatro componentes fundamentales:
1. Rutinas
Las tareas estructuradas diarias, semanales y mensuales —como las visitas al Gemba, las auditorías y las revisiones de los KPI— aportan coherencia, centran la atención en las prioridades y ayudan a garantizar que las actividades fundamentales se lleven a cabo de forma fiable.
2. Competencias
El «trabajo estándar para líderes» ayuda a los directivos a reforzar habilidades de liderazgo esenciales, como el coaching, la resolución de problemas, la comunicación y la toma de decisiones, mediante una práctica constante y práctica.
3. Herramientas
Los tableros visuales, las listas de comprobación, los paneles de control y otras herramientas sencillas facilitan una supervisión eficaz, hacen visible el trabajo y permiten a los responsables reaccionar con rapidez y eficacia.
4. Rendición de cuentas
Las responsabilidades bien definidas y los procesos de seguimiento garantizan que se realice un seguimiento de las acciones, se aborden los problemas y el rendimiento se mantenga en consonancia con los objetivos de la organización.
La importancia del trabajo estándar de los líderes
La implantación de LSW es fundamental para el éxito de la organización, tanto a corto como a largo plazo. Si se lleva a cabo correctamente, reporta numerosos beneficios.
Normalización
Cada tarea de gestión debe contar con una norma escrita y bien definida. Las tareas estandarizadas garantizan la coherencia, lo que permite a los líderes rendir al máximo y realizar su trabajo correctamente.
Liderazgo
El trabajo estandarizado fomenta unas habilidades de liderazgo saludables. Por ejemplo, los responsables de planta deberían elaborar programas de formación para los nuevos empleados. Estos programas permiten mejorar la formación con el tiempo, lo que se traduce en empleados más seguros y productivos.
Gestión activa
La gestión activa es indisociable de la mejora continua, y LSW establece la proactividad como un principio fundamental. Un ejemplo de ello es la organización de visitas a la planta (Gemba Walks) diarias o semanales para analizar y recabar información de los trabajadores de primera línea.
Fomentar la mejora y la resolución de problemas
Las culturas de mejora continua son un concepto empresarial moderno que se implanta de arriba abajo. Hacer que los responsables de equipo rindan cuentas de sus funciones beneficia a todos.
El LSW también fomenta la resolución de problemas, ya que promueve la concienciación organizativa y abre vías para mejorar las metodologías existentes. Cuando las funciones están bien definidas, resulta más fácil identificar áreas de mejora y oportunidades para aumentar la productividad.
Trabajo estándar de los líderes en todos los niveles
Los procesos y procedimientos del LSW abarcan todos los puestos de gestión y liderazgo, no solo los de más alto nivel.
Por supuesto, los horarios de LSW varían en función del puesto que ocupe un responsable dentro de la estructura jerárquica de una organización. Por ejemplo, los altos directivos tienen un porcentaje mucho menor de trabajo estandarizado en comparación con los jefes de equipo.
Cómo implementar el trabajo estándar de los líderes
Para desarrollar una estrategia de LSW no basta con definir las responsabilidades. Las empresas deben adoptar un enfoque gradual para implantar con éxito el LSW.
1. Estandarizar las prácticas de gestión
Calcula el porcentaje de trabajo estandarizado de los miembros del equipo en función de su nivel jerárquico. Para ello, enumera todas las responsabilidades estandarizadas esenciales, entre las que se incluyen:
- Inspecciones diarias (Gemba Walks)
- Auditorías e inspecciones
- Gestión visual y seguimiento de los indicadores clave de rendimiento (KPI)
- Reuniones y seguimientos
- Formación sobre procedimientos y seguridad
2. Dotar a los jefes de equipo y a los directores de herramientas de gestión
El software de instrucciones de trabajo digitales simplifica la creación de procedimientos LSW eficaces, lo que reduce las cargas administrativas y permite a los responsables gestionar sus responsabilidades con facilidad.
3. Establecer rutinas diarias, semanales y mensuales con un calendario LSW
La elaboración de un calendario detallado proporciona a los responsables una herramienta de gestión visual que garantiza un conocimiento completo de las responsabilidades.
4. Establecer objetivos e indicadores de rendimiento
Sin unos criterios de referencia, la dirección no puede evaluar la eficacia de los procedimientos actuales. Por ello, el seguimiento de los indicadores clave de rendimiento (KPI) es esencial para LSW, especialmente cuando se desglosan por funciones departamentales y jerárquicas.
5. Fomento de comportamientos de gestión óptimos
Una buena gestión se reduce a cómo los líderes gestionan las relaciones humanas, y los flujos de trabajo estandarizados deben respaldar ese enfoque. El LSW debe incluir tiempo para reuniones individuales rutinarias y debates con todo el grupo en los que se aborden los objetivos y metas del equipo.
Trabajo estándar frente a trabajo estándar del líder
El trabajo estándar hace referencia a los procesos repetibles que siguen los trabajadores de primera línea para garantizar la calidad y la eficiencia. El trabajo estándar de los líderes, por su parte, se centra en los sistemas que utilizan los líderes para respaldar dichos procesos, como la observación, el coaching y las revisiones estratégicas. Si bien ambos tipos tienen como objetivo reducir la variación y promover la mejora continua, el trabajo estándar de los líderes garantiza la rendición de cuentas y la coordinación a nivel directivo.
Trabajo estándar del operario frente al del responsable
Para llevar a cabo un LSW eficaz que dé lugar a mejoras en los procesos, es fundamental encontrar el equilibrio entre el trabajo del operario y el del responsable.
El trabajo estándar del operario se centra en procedimientos específicos que se ajustan a criterios como las 5S y el cumplimiento de los objetivos de rendimiento.
Los líderes se centran en la mejora continua, buscando formas de aumentar la productividad, la seguridad y los beneficios. Para gestionar de forma eficaz, recurren a métodos como las visitas al lugar de trabajo (Gemba Walks), la planificación de horarios, los cambios de turno y las reuniones y revisiones de seguimiento.
Abordar las normas de gestión y el rendimiento del equipo
Los directivos deben contar con criterios personales si quieren mejorar el rendimiento de sus subordinados. LSW permite a las organizaciones definir criterios claros para el liderazgo que se proponen fomentar. A partir de ahí, resulta mucho más sencillo identificar qué directivos contribuyen al rendimiento del equipo y cuáles lo obstaculizan.
Ejemplos de trabajo estándar de Leader
Imagina LSW como un recuadro en un calendario en el que se detallan las tareas diarias, semanales y mensuales de la dirección. En la práctica, tendría este aspecto:
- 8:00 h: Primera visita al gemba
- 10:00 h: Auditoría de salud y seguridad
- 12:00 h: Reunión semanal de mantenimiento
- 15:00 h: Cambio de turno
- 16:00 h: Segunda visita al gemba
- 17:00 h: Revisión mensual del rendimiento de los KPI
Lista de comprobación de las prácticas estándar de liderazgo: tareas diarias, semanales y mensuales
El LSW transforma las expectativas vagas en acciones concretas y repetibles. Al seguir una lista de comprobación estructurada a lo largo de ciclos diarios, semanales y mensuales, los líderes pueden mantener los estándares, mejorar la comunicación y lograr resultados consistentes. A continuación se ofrece un desglose exhaustivo de las actividades habituales del LSW en los distintos plazos:
| Plazo | Ejemplos de tareas | Objetivo |
| Diario | - Recorridos por el gemba - Reuniones matutinas o sesiones informativas - Actualizaciones del tablero de gestión visual - Revisión de los horarios de turnos y la cobertura - Comprobación de la seguridad y la limpieza (auditoría 5S) - Resolución de problemas de producción o calidad que hayan sido escalados - Verificación de la realización del trabajo estándar por parte de los operarios | Mantener a los responsables cerca del personal de primera línea, facilitar la resolución de problemas en tiempo real y garantizar la coordinación al inicio de cada turno. |
| Semanal | - Revisiones de los KPI y del rendimiento con los jefes de equipo - Reuniones del comité de seguridad - Sesiones de coaching individuales con los subordinados directos - Actualización de los procedimientos operativos estándar (según sea necesario) - Revisión de las medidas correctivas pendientes o de los problemas - Planificación del calendario de mantenimiento - Análisis de residuos y tiempos de inactividad | Reforzar la rendición de cuentas, detectar desviaciones en los procesos, fomentar el desarrollo de competencias e identificar oportunidades de mejora. |
| Mensual | - Reuniones de planificación estratégica o de revisión departamental - Sesiones de coordinación interfuncional - Evaluaciones formales del rendimiento - Auditorías de cumplimiento y normativas - Encuestas de opinión de los empleados o evaluaciones de compromiso - Revisión presupuestaria o planificación de recursos - Establecimiento o reevaluación de los objetivos departamentales | Céntrate en la coherencia a largo plazo, la salud de la organización y la toma de decisiones estratégicas. |
Consejo de experto: Adapta tu lista de comprobación de LSW
No todos los puestos requieren las mismas tareas de LSW. Es posible que los supervisores de planta necesiten realizar comprobaciones diarias de gestión visual, mientras que los directores quizá se centren más en los ciclos de planificación mensuales. Utiliza esta lista de comprobación como punto de partida y, a continuación, adáptala a cada puesto.
Casos de uso del trabajo estándar de Leader
LSW está profundamente arraigado en la cultura de la fabricación, especialmente en aquellos ámbitos en los que los principios «lean» y la excelencia operativa son fundamentales. A continuación se explica cómo se aplica en diferentes tipos de entornos de fabricación:
Fabricación general
En entornos de fabricación discreta o de procesos, los supervisores de planta recurren a LSW para mantener la disciplina operativa y fomentar la responsabilidad.
- Las rondas diarias por el gemba permiten a los responsables supervisar las prácticas de seguridad, los niveles de existencias y el rendimiento de los operarios.
- Las revisiones semanales de mantenimiento garantizan que se cumplan los programas de mantenimiento preventivo, lo que reduce al mínimo los paros imprevistos.
- El seguimiento de los KPI se integra en las rutinas diarias mediante paneles de control visuales, lo que permite a los responsables corregir el rumbo a tiempo.
Con LSW, el liderazgo pasa de una gestión reactiva, centrada en apagar incendios, a una gestión proactiva, lo que mejora tanto la productividad como el compromiso del equipo.
Fabricación de automóviles
En las fábricas de automoción, donde la precisión y la puntualidad son imprescindibles, las rutinas de LSW garantizan que los responsables mantengan el ritmo sin comprometer la calidad.
- Las revisiones al inicio del turno se llevan a cabo junto a la línea de producción para evaluar la preparación para la producción, la dotación de personal y la disponibilidad de piezas.
- Las auditorías por hora de las líneas de producción verifican el cumplimiento del tiempo takt y respaldan la producción «justo a tiempo».
- Las reuniones informativas al final del turno permiten que los supervisores que terminan su turno y los que lo comienzan se pongan de acuerdo sobre las alertas de calidad, el rendimiento y los problemas de inactividad.
Estos hábitos de liderazgo refuerzan los principios de la producción ajustada y reducen la variación entre turnos y departamentos.
Fabricación de alimentos y bebidas
En las instalaciones de procesamiento de alimentos, garantizar la seguridad, la calidad y el cumplimiento normativo es fundamental, y las estructuras de LSW permiten lograrlo a gran escala.
- Las auditorías diarias de higiene garantizan que se cumplan las normas de higiene y que estas queden documentadas de acuerdo con la normativa de seguridad alimentaria.
- Los controles periódicos del rendimiento de los lotes y de los niveles de residuos ayudan a optimizar la eficiencia de la producción.
- Las revisiones semanales de cumplimiento con los equipos de control de calidad permiten a los supervisores adaptar la formación o los protocolos en tiempo real.
LSW fomenta la trazabilidad, la responsabilidad y la mejora continua en un entorno en el que incluso los errores más pequeños pueden tener graves consecuencias.
Almacenamiento y distribución
En los centros de distribución de gran volumen y en las operaciones de almacén, LSW facilita la coordinación de los flujos y de los equipos entre distintos turnos y zonas de inventario.
- Las comprobaciones de los procesos de entrada y salida se programan a diario para supervisar la precisión en la recepción, el almacenamiento, la preparación de pedidos y la puesta a disposición.
- Las auditorías de recuento cíclico y la verificación de existencias se convierten en rutinas habituales de LSW para evitar discrepancias.
- Las reuniones semanales sobre el rendimiento se centran en la tasa de cumplimiento, los incidentes de seguridad y la utilización de la mano de obra.
Al institucionalizar estas tareas de gestión, los almacenes pueden reducir los errores, evitar la falta de existencias y cumplir los acuerdos de nivel de servicio (SLA) con los clientes.
Ventajas del trabajo estándar de Leader
El trabajo estandarizado es fundamental para mejorar procesos completos, ya sea en un departamento concreto o en toda una planta de producción.
Alineación con los objetivos de la organización
El LSW permite a los responsables definir objetivos y aunar fuerzas en torno a una estrategia para alcanzarlos.
Desarrollo de las habilidades para la resolución de problemas
Un conjunto de prácticas permite a los directivos disponer de tiempo para realizar ejercicios de cohesión de equipo y reuniones, entre las que se incluyen las habilidades para la resolución de problemas.
Control proactivo
Los programas de trabajo habituales deben reservar tiempo para buscar ideas que permitan resolver los problemas con antelación, en lugar de adoptar un enfoque reactivo.
Optimización de la incorporación de los empleados y la seguridad en el lugar de trabajo
Dependiendo del proceso, la incorporación a la producción puede durar desde unos días hasta varios meses. LSW ayuda a desarrollar el proceso de incorporación más eficaz a lo largo del tiempo, así como a formar adecuadamente a los empleados desde el principio.
Compromiso con la mejora continua
Un LSW sólido permite a los equipos analizar los éxitos y los fracasos desde la perspectiva del sistema, en lugar de hacerlo desde el punto de vista individual. Un enfoque basado en el sistema genera un ambiente de trabajo positivo. Los miembros del equipo pueden colaborar para mejorar el sistema en lugar de culpar a los demás.
Mayor agilidad en la respuesta
El trabajo estandarizado crea canales de comunicación claros. Esto agiliza la resolución de problemas, elimina los compartimentos estancos y fomenta una cultura de transparencia.
La relación entre LSW y los sistemas de gestión diaria (DMS)
Tanto el proceso LSW como el DMS tienen como objetivo establecer rutinas diarias que mejoren con el tiempo.
Fundamentos de las rutinas y la cultura del liderazgo «Lean»
Tanto LSW como DMS incluyen principios fundamentales relacionados con el liderazgo «lean», como las visitas al «gemba», las reuniones diarias, las revisiones de seguridad y los análisis de productividad.
Impulsor de la rendición de cuentas y la coordinación
Cuando se utilizan conjuntamente, LSW y DMS contribuyen a unir a los equipos en torno a objetivos comunes. Además, mejoran la comprensión de las estructuras organizativas y los canales de comunicación, lo que fomenta la responsabilidad.
Fomentar las cualidades de liderazgo a través de LSW y DMS
Los procesos estandarizados, como el LSW y el DMS, influyen en la forma en que el liderazgo se desarrolla y mejora con el tiempo. Si se aplican con cuidado, las empresas pueden utilizar ambos sistemas para fomentar las cualidades de liderazgo que desean promover en la cultura corporativa.
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