Damit sich eine Führungskraft weiterentwickeln kann, muss sie ihre Kernaufgaben genau verstehen. Um einen klaren Überblick über alle Aufgaben zu erhalten, entwickeln Unternehmen leistungsfähige Systeme, die die Abläufe im Management fest verankern.
Führungskräfte und Vorgesetzte können ihre Rollen besser verstehen und die Leistung steigern, indem sie „Leader Standard Work“ (LSW) umsetzen. Im Folgenden erläutern wir, was LSW ist und wie es Führungskräften ermöglicht, ihr Potenzial voll auszuschöpfen.
Was ist „Leader Standard Work“ (LSW)?
In der Praxis beschreibt LSW die täglichen, wöchentlichen und monatlichen Aufgaben eines Teamleiters. Zu diesen Aufgaben gehören unter anderem:
- Leistungsbeurteilungen
- Schichtübergaben und Änderungen im Dienstplan
- Überprüfung der Leistungskennzahlen (KPIs)
- Gemba-Begehungen
- Audits zu Gesundheit, Sicherheit und Compliance
Diese Führungsaufgaben variieren je nach Art der Organisation sowie nach der Position und dem Aufgabenbereich der Führungskraft. Das Ziel von LSW besteht jedoch darin, einen einheitlichen Zeitplan festzulegen, um eine kontinuierliche Verbesserung voranzutreiben.
Komponenten der Standardarbeitsanweisungen für Führungskräfte
Im Einzelnen besteht LSW aus vier Kernkomponenten:
1. Routinen
Strukturierte tägliche, wöchentliche und monatliche Aufgaben – wie Gemba-Begehungen, Audits und KPI-Überprüfungen – sorgen für Konsistenz, lenken die Aufmerksamkeit auf Prioritäten und tragen dazu bei, dass wichtige Aktivitäten zuverlässig erledigt werden.
2. Fähigkeiten
„Leader Standard Work“ hilft Führungskräften dabei, wichtige Führungsfähigkeiten wie Coaching, Problemlösung, Kommunikation und Entscheidungsfindung durch konsequentes, praxisorientiertes Training zu stärken.
3. Werkzeuge
Visuelle Tafeln, Checklisten, Dashboards und andere einfache Hilfsmittel unterstützen eine effektive Überwachung, machen Arbeitsabläufe sichtbar und ermöglichen es Führungskräften, schnell und effizient zu reagieren.
4. Rechenschaftspflicht
Klar definierte Zuständigkeiten und Nachverfolgungsprozesse stellen sicher, dass Maßnahmen nachverfolgt, Probleme behoben werden und die Leistung stets mit den Unternehmenszielen im Einklang steht.
Die Bedeutung der Standardarbeitsanweisungen für Führungskräfte
Die Einführung von LSW ist entscheidend für den kurz- und langfristigen Erfolg einer Organisation. Bei korrekter Umsetzung bringt sie zahlreiche Vorteile mit sich.
Standardisierung
Für jede Führungsaufgabe muss es einen schriftlich festgelegten Standard geben. Standardisierte Aufgaben sorgen für Einheitlichkeit und ermöglichen es Führungskräften, ihr Bestes zu geben und ihre Arbeit korrekt auszuführen.
Führung
Standardisierte Arbeitsabläufe fördern gute Führungsqualitäten. So sollten beispielsweise Führungskräfte in der Produktion Zeitpläne für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter erstellen. Diese Zeitpläne ermöglichen im Laufe der Zeit eine verbesserte Einarbeitung, was zu sichereren und produktiveren Mitarbeitern führt.
Aktives Management
Aktives Management ist untrennbar mit kontinuierlicher Verbesserung verbunden, und LSW macht Proaktivität zu einem seiner Grundprinzipien. Ein Beispiel hierfür ist die Planung täglicher oder wöchentlicher Gemba-Walks, um Informationen von den Mitarbeitern an der Basis zu analysieren und zu gewinnen.
Förderung von Verbesserungen und Problemlösung
Eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung ist ein modernes Unternehmenskonzept, das von oben nach unten umgesetzt wird. Wenn Teamleiter für ihre Aufgaben zur Verantwortung gezogen werden, profitieren alle davon.
LSW fördert zudem die Problemlösung, da es das Bewusstsein für organisatorische Zusammenhänge stärkt und Möglichkeiten zur Verbesserung bestehender Methoden eröffnet. Sind die Aufgaben klar definiert, lassen sich Verbesserungsmöglichkeiten und Chancen zur Steigerung der Produktivität leichter erkennen.
Standardarbeitsabläufe auf allen Ebenen
Die LSW-Prozesse und -Routinen betreffen alle Führungs- und Leitungsfunktionen, nicht nur die an der Spitze.
Natürlich sehen die LSW-Zeitpläne je nachdem, wo sich eine Führungskraft innerhalb der Hierarchie einer Organisation befindet, unterschiedlich aus. So haben beispielsweise Führungskräfte der obersten Ebene einen deutlich geringeren Anteil an standardisierter Arbeit als Teamleiter.
So führen Sie „Leader Standard Work“ ein
Die Entwicklung eines Konzepts für LSW erfordert mehr als nur die Festlegung von Zuständigkeiten. Unternehmen sollten bei der erfolgreichen Einführung von LSW schrittweise vorgehen.
1. Standardisierung der Managementpraktiken
Berechnen Sie den prozentualen Anteil der standardisierten Arbeit für die Teammitglieder auf der Grundlage der Hierarchieebene. Führen Sie zur Berechnung alle wesentlichen standardisierten Aufgaben auf, darunter:
- Tägliche Kontrollen (Gemba-Rundgänge)
- Prüfungen und Inspektionen
- Visuelles Management und KPI-Überwachung
- Besprechungen und Nachbereitungen
- Schulung zu Arbeitsabläufen und Sicherheit
2. Teamleiter und Führungskräfte mit Management-Tools ausstatten
Software für digitale Arbeitsanweisungen vereinfacht die Erstellung effektiver LSW-Verfahren, reduziert den Verwaltungsaufwand und ermöglicht es Führungskräften, ihre Aufgaben problemlos zu bewältigen.
3. Tägliche, wöchentliche und monatliche Routinen mit einem LSW-Kalender festlegen
Die Erstellung eines detaillierten Kalenders bietet Führungskräften ein visuelles Managementinstrument, das ein umfassendes Bewusstsein für die jeweiligen Zuständigkeiten gewährleistet.
4. Festlegung von Zielen und Leistungsindikatoren
Ohne klare Vorgaben kann das Management die Effektivität der aktuellen Abläufe nicht nachverfolgen. Daher ist die Überwachung von KPIs für LSW von entscheidender Bedeutung, insbesondere wenn diese nach Abteilungs- und Hierarchieebenen unterteilt sind.
5. Förderung optimaler Führungspraktiken
Gutes Management hängt letztlich davon ab, wie Führungskräfte mit zwischenmenschlichen Beziehungen umgehen, und standardisierte Arbeitsabläufe müssen dies unterstützen. LSW muss Zeit für regelmäßige Einzelgespräche und gruppenweite Diskussionen über die Ziele und Vorgaben des Teams vorsehen.
Standardarbeit vs. Standardarbeit für Führungskräfte
Unter „Standardarbeit“ versteht man die wiederholbaren Prozesse, die Mitarbeiter an vorderster Front befolgen, um Qualität und Effizienz sicherzustellen. Die „Standardarbeit für Führungskräfte“ (LSW) konzentriert sich hingegen auf die Systeme, die Führungskräfte zur Unterstützung dieser Prozesse einsetzen – wie beispielsweise Beobachtung, Coaching und strategische Überprüfungen. Während beide Ansätze darauf abzielen, Abweichungen zu reduzieren und eine kontinuierliche Verbesserung zu fördern, gewährleistet die LSW Verantwortlichkeit und Abstimmung auf Führungsebene.
Standardarbeitsabläufe für Bediener vs. Führungskräfte
Die Umsetzung eines effektiven LSW, das zu Prozessverbesserungen führt, hängt davon ab, die Grenze zwischen der Arbeit der Mitarbeiter und der Arbeit der Führungskräfte zu finden.
Die Standardarbeitsanweisungen für Mitarbeiter befassen sich mit spezifischen Abläufen, die unter Kriterien wie 5S fallen und der Erreichung von Leistungszielen dienen.
Führungskräfte legen den Schwerpunkt auf kontinuierliche Verbesserung, indem sie Wege zur Steigerung von Produktivität, Sicherheit und Gewinn erarbeiten. Sie nutzen Methoden wie Gemba-Begehungen, Dienstpläne, Schichtwechsel sowie Kontrollbesprechungen und -bilanzen, um effektiv zu führen.
Umgang mit Führungsstandards und Teamleistung
Führungskräfte benötigen persönliche Maßstäbe, wenn sie die Leistung ihrer Mitarbeiter verbessern wollen. Mit LSW können Unternehmen klare Maßstäbe für die Führungsqualitäten definieren, die sie fördern möchten. Auf dieser Grundlage lässt sich viel deutlicher erkennen, welche Führungskräfte die Teamleistung fördern und welche sie behindern.
Beispiele für Standardarbeitsabläufe von Führungskräften
Stellen Sie sich LSW als ein Kästchen im Kalender vor, in dem die täglichen, wöchentlichen und monatlichen Aufgaben der Geschäftsleitung aufgeführt sind. In der Praxis würde das so aussehen:
- 8:00 Uhr: 1. Gemba-Rundgang
- 10:00 Uhr: Arbeitsschutz-Audit
- 12:00 Uhr: Wöchentliche Wartungsbesprechung
- 15:00 Uhr: Schichtwechsel
- 16:00 Uhr: 2. Gemba-Rundgang
- 17:00 Uhr: Monatliche Überprüfung der KPI-Ergebnisse
Checkliste für Standardarbeitsabläufe für Führungskräfte: Tägliche, wöchentliche und monatliche Aufgaben
LSW wandelt vage Erwartungen in konkrete, wiederholbare Maßnahmen um. Durch die Anwendung einer strukturierten Checkliste in täglichen, wöchentlichen und monatlichen Zyklen können Führungskräfte Standards einhalten, die Kommunikation verbessern und konsistente Ergebnisse erzielen. Hier finden Sie eine umfassende Übersicht über gängige LSW-Aktivitäten in den verschiedenen Zeiträumen:
| Zeitrahmen | Beispiele für Aufgaben | Zweck |
| Täglich | - Gemba-Begehungen - Morgenbesprechungen oder Briefings - Aktualisierungen der Visual-Management-Tafeln - Überprüfung der Schichtpläne und Personalbesetzung - Überprüfung von Sicherheit und Sauberkeit (5S-Audit) - Klärung eskalierter Produktions- oder Qualitätsprobleme - Überprüfung der ordnungsgemäßen Ausführung der Standardarbeitsanweisungen durch die Bediener | Führungskräfte sollten nah am Geschehen bleiben, die Problemlösung in Echtzeit ermöglichen und zu Beginn jeder Schicht für eine einheitliche Ausrichtung sorgen. |
| Wöchentlich | - KPI- und Leistungsbeurteilungen mit den Teamleitern - Sitzungen des Sicherheitsausschusses - Einzelcoaching-Sitzungen mit direkt unterstellten Mitarbeitern - Aktualisierung der Standardarbeitsanweisungen (nach Bedarf) - Überprüfung offener Korrekturmaßnahmen oder Probleme - Planung des Wartungsplans - Analyse von Ausschuss und Ausfallzeiten | Die Verantwortlichkeit stärken, Abweichungen von den Prozessen erkennen, die Kompetenzentwicklung fördern und Verbesserungsmöglichkeiten identifizieren. |
| Monatlich | - Strategische Planungs- oder Abteilungsbesprechungen - Funktionsübergreifende Abstimmungssitzungen - Formelle Leistungsbeurteilungen - Compliance- und behördliche Prüfungen - Mitarbeiterbefragungen oder Engagementschecks - Budgetüberprüfung oder Ressourcenplanung - Festlegung oder Neubewertung von Abteilungszielen | Der Fokus liegt auf langfristiger Ausrichtung, organisatorischer Gesundheit und strategischer Entscheidungsfindung. |
Profi-Tipp: Passen Sie Ihre LSW-Checkliste individuell an
Nicht alle Positionen erfordern dieselben LSW-Aufgaben. Vorgesetzte in der Produktion müssen möglicherweise täglich Kontrollen im Rahmen des visuellen Managements durchführen, während Führungskräfte sich eher auf monatliche Planungszyklen konzentrieren. Nutzen Sie diese Checkliste als Grundlage und passen Sie sie dann je nach Position an.
Anwendungsfälle für Standardarbeitsabläufe bei Führungskräften
LSW ist tief in der Fertigungskultur verwurzelt, insbesondere dort, wo Lean-Prinzipien und operative Exzellenz von entscheidender Bedeutung sind. So lässt sich dies in verschiedenen Arten von Fertigungsumgebungen umsetzen:
Allgemeine Fertigung
In der diskreten Fertigung oder in der Prozessfertigung verlassen sich Betriebsleiter auf LSW, um die Betriebsdisziplin aufrechtzuerhalten und Verantwortungsbewusstsein zu fördern.
- Tägliche Gemba-Begehungen ermöglichen es Führungskräften, Sicherheitsvorkehrungen, Lagerbestände und die Leistung der Mitarbeiter zu überprüfen.
- Wöchentliche Wartungskontrollen stellen sicher, dass die vorbeugenden Wartungspläne eingehalten werden, wodurch ungeplante Ausfallzeiten auf ein Minimum reduziert werden.
- Die Überwachung der KPIs ist mithilfe visueller Dashboards in die täglichen Abläufe integriert – so können Führungskräfte frühzeitig Kurskorrekturen vornehmen.
Mit LSW verlagert sich die Führung von reaktiver Krisenbewältigung hin zu proaktivem Management, wodurch sowohl die Produktivität als auch das Engagement des Teams gesteigert werden.
Automobilbau
In Automobilwerken, in denen Präzision und Termintreue unverzichtbar sind, sorgen die LSW-Routinen dafür, dass Führungskräfte die Dynamik aufrechterhalten können, ohne dabei Abstriche bei der Qualität zu machen.
- Zu Beginn jeder Schicht finden Kontrollen direkt an der Produktionslinie statt, um die Produktionsbereitschaft, die Personalbesetzung und die Verfügbarkeit von Bauteilen zu überprüfen.
- Stündliche Linienkontrollen überprüfen die Einhaltung der Taktzeit und unterstützen die Just-in-Time-Produktion.
- Bei den Besprechungen am Schichtende stimmen sich die ablösenden und die antretenden Vorgesetzten über Qualitätswarnungen, Durchsatz und Ausfallzeiten ab.
Diese Führungsgewohnheiten stärken die Prinzipien der schlanken Produktion und verringern Schwankungen zwischen den Schichten und Abteilungen.
Lebensmittel- und Getränkeherstellung
In Lebensmittelverarbeitungsbetrieben haben Sicherheit, Qualität und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften oberste Priorität – und mit LSW-Konstruktionen lassen sich diese Ziele in großem Maßstab erreichen.
- Tägliche Hygienekontrollen stellen sicher, dass die Hygienestandards eingehalten und gemäß den Vorschriften zur Lebensmittelsicherheit dokumentiert werden.
- Regelmäßige Kontrollen der Chargenausbeute und der Abfallmengen tragen zur Optimierung der Produktionseffizienz bei.
- Wöchentliche Compliance-Überprüfungen mit den Qualitätssicherungsteams ermöglichen es den Vorgesetzten, Schulungen oder Protokolle in Echtzeit anzupassen.
LSW unterstützt Rückverfolgbarkeit, Verantwortlichkeit und kontinuierliche Verbesserung in einem Umfeld, in dem selbst kleine Fehler erhebliche Folgen haben können.
Lagerhaltung und Vertrieb
In Distributionszentren mit hohem Durchsatz und im Lagerbetrieb ermöglicht LSW die Koordination von Arbeitsabläufen und Teams über mehrere Schichten und Lagerbereiche hinweg.
- Täglich finden Prozesskontrollen im Wareneingang und -ausgang statt, um die Genauigkeit bei Wareneingang, Einlagerung, Kommissionierung und Bereitstellung zu überwachen.
- Laufende Bestandsaufnahmen und Bestandsüberprüfungen werden zu festen Routinen bei LSW, um Abweichungen zu vermeiden.
- Bei den wöchentlichen Leistungsbesprechungen stehen die Erfüllungsquote, Sicherheitsvorfälle und die Personalauslastung im Mittelpunkt.
Durch die Institutionalisierung dieser Führungsaufgaben können Lagerbetriebe Fehler reduzieren, Bestandslücken vermeiden und die Service Level Agreements (SLAs) mit ihren Kunden einhalten.
Vorteile der Standardarbeitsabläufe für Führungskräfte
Standardisierte Arbeitsabläufe sind entscheidend für die Verbesserung ganzer Prozesse, sei es in einer bestimmten Abteilung oder in der gesamten Fertigung.
Abstimmung auf die Unternehmensziele
LSW ermöglicht es der Führungsebene, Ziele zu definieren und sich auf eine Strategie zu einigen, um diese zu erreichen.
Förderung von Problemlösungsfähigkeiten
Eine Reihe von Maßnahmen verschafft Führungskräften Zeit für Teambildungsmaßnahmen und Besprechungen, einschließlich der Vermittlung von Problemlösungskompetenzen.
Proaktive Steuerung
In den Routineterminkalendern muss rechtzeitig Zeit für Brainstorming zur Lösung von Problemen eingeplant werden, anstatt nur reaktiv zu handeln.
Optimierung der Einarbeitung neuer Mitarbeiter und der Sicherheit am Arbeitsplatz
Je nach Prozess dauert die Einarbeitung in die Fertigung zwischen einigen Tagen und mehreren Monaten. LSW hilft dabei, im Laufe der Zeit den effektivsten Einarbeitungsprozess zu entwickeln und die Mitarbeiter von Anfang an richtig zu schulen.
Engagement für kontinuierliche Verbesserung
Ein starkes LSW ermöglicht es Teams, Erfolge und Misserfolge aus der Perspektive des Systems und nicht aus der Perspektive einzelner Personen zu betrachten. Ein systembasierter Ansatz schafft ein positives Arbeitsklima. Die Teammitglieder können gemeinsam daran arbeiten, das System zu verbessern, anstatt anderen die Schuld zu geben.
Verbesserte Reaktionsfähigkeit
Standardisierte Arbeitsabläufe sorgen für klare Kommunikationswege. Dies beschleunigt die Problemlösung, baut Silos ab und fördert eine Kultur der Transparenz.
Der Zusammenhang zwischen LSW und Daily Management Systems (DMS)
Sowohl der LSW- als auch der DMS-Prozess dienen dazu, tägliche Routinen zu etablieren, die sich im Laufe der Zeit verbessern.
Grundlagen für Lean-Leadership-Routinen und -Kultur
Sowohl LSW als auch DMS beinhalten Kernprinzipien der Lean-Führung, wie beispielsweise Gemba-Runden, tägliche Besprechungen, Sicherheitsüberprüfungen und Produktivitätsbilanzen.
Impulsgeber für Verantwortlichkeit und Abstimmung
Im gemeinsamen Einsatz tragen LSW und DMS dazu bei, Teams für gemeinsame Ziele zu vereinen. Außerdem verbessern sie das Verständnis für Organisationsstrukturen und Kommunikationswege und fördern so die Verantwortlichkeit.
Förderung von Führungsqualitäten durch LSW und DMS
Standardisierte Prozesse wie LSW und DMS prägen beide, wie sich Führungsqualitäten im Laufe der Zeit entwickeln und verbessern. Bei sorgfältiger Umsetzung können Unternehmen beide Systeme nutzen, um Führungsqualitäten zu fördern, die sie in der Unternehmenskultur stärken möchten.
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