Llevar registros de lotes y de trazabilidad, y mantener la capacidad de llevar a cabo retiradas de productos, resulta realmente complicado en papel; es hora de plantearse la implantación de un sistema diseñado específicamente para este fin que simplifique y facilite la tarea.
Sabes que, en el marco normativo actual, es necesario poder llevar a cabo retiradas de productos con rapidez y precisión. Si has intentado llevar registros de lotes y de trazabilidad en papel y mediante un sistema de Excel, probablemente pienses que es complicado y que lleva mucho tiempo.
¿Te suena este proceso, que da un poco de miedo pero que te resulta familiar?
Revisa los registros de recepción para localizar la fecha en la que se recibió el lote objeto de la retirada.
Vuelve a revisar los registros de producción, empezando por la fecha de recepción y recopilando todos los registros de lotes afectados por ese lote.
Me apresuro a averiguar cuál fue el último lote fabricado con ese lote de materia prima y si aún queda algo en stock. Me voy corriendo al almacén a buscarlo.
Revisa una vez más tus registros de envíos para averiguar a qué clientes has realizado envíos. Si tu empresa se dedica a la recogida y embalaje y cuenta con miles de registros de envíos, esto se convierte en una pesadilla.
Clasifica y organiza todos los registros de envíos de los clientes por cliente. Elabora una lista para cada uno de ellos con los lotes que podrían verse afectados.
Por fin estás listo para empezar a llamar o enviar correos electrónicos, pero te invade la incertidumbre de si tus listas están completas y son correctas.
Todo lo anterior parte de la base de que realmente has registrado los números de lote en tus lotes y envíos. De no ser así, no te queda más remedio que hacer suposiciones basadas en el intervalo de fechas en el que se utilizó el producto y en cuándo se fabricó el producto que enviaste a tus clientes.
Si lo has intentado, sabrás que, para una organización de cualquier tamaño y complejidad, es imposible llevarlo a cabo en el tiempo limitado que exigen la FDA y otros auditores.
La buena noticia es que llevar un registro adecuado en el momento oportuno y contar con un sistema diseñado pensando en la trazabilidad y las retiradas de productos puede hacer que este proceso resulte totalmente sencillo y se realice en menos de 60 segundos (si no te lo crees, rellena este formulario y estaremos encantados de demostrártelo). ¿Lo mejor de todo? Se trata de una consecuencia natural de llevar al día tus registros habituales de recepción, fabricación y envío.
