Å føre parti- og sporbarhetsregistre, og opprettholde muligheten til å utføre tilbakekallinger, er veldig vanskelig på papiret – det er på tide å vurdere et system utviklet for dette formålet som vil gjøre oppgaven enkel og grei.
Du vet at i dagens regelverk må du kunne utføre tilbakekallinger raskt og nøyaktig. Hvis du har prøvd å føre parti- og sporbarhetsregistre på papir og ved å bruke et Excel-system, synes du sannsynligvis det er vanskelig og tidkrevende.
Høres følgende ut som en skummel, men kjent prosess?
Søk gjennom mottaksregistrene for å finne datoen da det tilbakekalte partiet ble mottatt.
Gå gjennom produksjonsregistrene på nytt, start med mottaksdatoen, og finn frem alle batchregistreringene som er berørt av det partiet.
Prøver å finne ut hva som var det siste partiet som ble laget med det partiet, og om det fortsatt er noe igjen. Løp ut til lageret og let etter det.
Grav gjennom fraktregistrene dine igjen for å finne ut hvilke kunder du sendte til. Hvis du driver en plukke-og-pakke-bedrift med tusenvis av fraktregistre, blir dette et mareritt.
Sorter og organiser alle kundens forsendelsesposter etter kunde. Lag en liste for hver av dem over de potensielt berørte partiene.
Du er endelig klar til å begynne å ringe/sende e-post, fylt med usikkerhet om hvorvidt listene dine er fullstendige og nøyaktige.
Alt det ovennevnte forutsetter at du faktisk registrerte lotnumre på batchene og forsendelsene dine. Hvis ikke, må du gjøre antagelser basert på datointervallet produktet ble brukt, og når du produserte produktet du sendte til kundene dine.
Hvis du har prøvd dette, vet du at det for en organisasjon av enhver størrelse og kompleksitet er umulig å gjøre dette på den begrensede tiden som kreves av FDA og andre revisorer.
Den gode nyheten er at litt rettidig journalføring og et system utformet med sporbarhet og tilbakekallinger i tankene kan gjøre denne prosessen helt smertefri, og den kan ta under 60 sekunder (hvis du ikke tror det, fyll ut dette skjemaet, så viser vi deg det gjerne). Det beste? Dette er en sømløs bivirkning av å føre vanlige mottaks-, produksjons- og forsendelsesregistre.
