Manter registos de lotes e de rastreabilidade, bem como garantir a capacidade de efetuar recolhas de produtos, é realmente complicado quando se faz em papel – está na hora de considerar um sistema concebido para este fim, que torne a tarefa simples e fácil.
Sabe que, no atual contexto regulamentar, é necessário conseguir efetuar recolhas de produtos de forma rápida e precisa. Se já tentou manter registos de lotes e de rastreabilidade em papel e através de um sistema em Excel, provavelmente considera que é um processo difícil e demorado.
O que se segue parece-lhe um processo assustador, mas familiar?
Analise os registos de receção para identificar a data em que o lote objeto de recolha foi recebido.
Analise novamente os registos de produção, começando pela data de receção e extraindo todos os registos de lote afetados por esse lote.
A tentar descobrir qual foi o último lote produzido com aquele material e se ainda há algum em stock. Corro até ao armazém para procurá-lo.
Analise mais uma vez os seus registos de envios para descobrir a que clientes fez envios. Se a sua empresa se dedica à recolha e embalagem de encomendas e tem milhares de registos de envios, isto torna-se um pesadelo.
Classifique e organize todos os registos de envios por cliente. Elabore uma lista, para cada um deles, dos lotes potencialmente afetados.
Estás finalmente pronto para começar a ligar ou a enviar e-mails, cheio de incertezas quanto ao facto de as tuas listas estarem completas e corretas.
Tudo o que foi referido acima pressupõe que registou efetivamente os números de lote nos seus lotes e remessas. Caso contrário, terá de fazer suposições com base no intervalo de datas em que o produto foi utilizado e na data em que produziu o produto que enviou aos seus clientes.
Se já tentou fazer isto, saberá que, para uma organização de qualquer dimensão e complexidade, é impossível fazê-lo no prazo limitado exigido pela FDA e por outros auditores.
A boa notícia é que um pouco de organização atempada dos registos e um sistema concebido a pensar na rastreabilidade e nos recalls podem tornar este processo totalmente simples, demorando menos de 60 segundos (se não acredita, preencha este formulário e teremos todo o gosto em mostrar-lhe). A melhor parte? Trata-se de um efeito colateral natural da manutenção dos seus registos regulares de receção, fabrico e expedição.
