La tenue des registres de lots et de traçabilité, ainsi que la mise en place d'un système permettant d'effectuer des rappels, s'avèrent très difficiles à gérer sur papier. Il est temps d'envisager un système spécialement conçu à cet effet, qui simplifiera et facilitera cette tâche.
Vous savez que, dans le contexte réglementaire actuel, vous devez être en mesure de mener des opérations de rappel rapidement et avec précision. Si vous avez déjà essayé de tenir à jour vos registres de lots et de traçabilité sur papier ou à l'aide d'un tableur Excel, vous trouvez sans doute que c'est difficile et chronophage.
Le scénario suivant vous semble-t-il à la fois effrayant et familier ?
Passez au crible les registres de réception pour déterminer la date à laquelle le lot faisant l'objet du rappel a été réceptionné.
Examinez à nouveau les registres de production en partant de la date de réception et en extrayant tous les registres de lots concernés par ce lot.
Je me démène pour déterminer quel a été le dernier lot fabriqué à partir de ce lot de production, et s'il en reste encore en stock. Je file à l'entrepôt pour le chercher.
Passez une nouvelle fois au crible vos registres d'expédition pour déterminer à quels clients vous avez expédié des colis. Si vous gérez une activité de préparation de commandes et d'emballage avec des milliers d'enregistrements d'expédition, cela devient un véritable cauchemar.
Triez et classez tous les dossiers d'expédition par client. Dressez pour chacun d'entre eux une liste des lots potentiellement concernés.
Vous êtes enfin prêt à commencer à passer des appels ou à envoyer des e-mails, tout en vous demandant si vos listes sont bien complètes et exactes.
Tout ce qui précède suppose que vous ayez effectivement consigné les numéros de lot sur vos lots et vos expéditions. Si ce n'est pas le cas, vous ne pouvez que formuler des hypothèses en vous basant sur la période d'utilisation du produit et sur la date de fabrication des produits que vous avez expédiés à vos clients.
Si vous vous êtes déjà lancé dans cette démarche, vous savez sans doute que, pour une organisation, quelle que soit sa taille et sa complexité, il est impossible d'y parvenir dans les délais serrés imposés par la FDA et d'autres organismes d'audit.
La bonne nouvelle, c’est qu’une gestion rigoureuse et ponctuelle des registres, associée à un système conçu pour garantir la traçabilité et faciliter les rappels, peut rendre ce processus extrêmement simple et le mener à bien en moins de 60 secondes (si vous avez des doutes, remplissez ce formulaire et nous nous ferons un plaisir de vous le démontrer). Le plus intéressant dans tout ça ? C’est une conséquence naturelle de la tenue régulière de vos registres de réception, de fabrication et d’expédition.
