¿Por qué implantamos soluciones de planificación de recursos empresariales (ERP)? Si preguntas a varias empresas diferentes, obtendrás respuestas muy variadas. La respuesta que más oigo, y que de hecho es un estribillo habitual entre quienes tienen más éxito, es: «Para integrar todas las facetas de nuestro negocio en una única plataforma de aplicaciones». Esto tiene sentido, sobre todo si se tiene en cuenta que la «E» de ERP significa «Empresa».
Ahora, planteémonos otra pregunta: ¿qué es lo único que harías de otra manera?
Una vez más, hay varias respuestas posibles, pero una de las que suele ocupar uno de los primeros puestos de la lista —y que normalmente proviene de quienes se encuentran con dificultades tras haber completado la implementación— es: «Evita una implementación por partes».
poco a poco /ˈpēsˌmēl/ — que se caracteriza por la adopción de medidas parciales y sin sistema a lo largo de un periodo de tiempo, en etapas separadas, en lugar de planificarse y llevarse a cabo como un todo
No es tarea fácil introducir cambios en cualquier iniciativa humana. Resulta aún más difícil cuando ese cambio afecta a todas las facetas de una empresa en funcionamiento, alterando el statu quo o el día a día. Sin embargo, si el objetivo es permitir que las personas trabajen juntas para responder mejor a las necesidades de los clientes de una manera rentable, la gestión del cambio debe abarcar todas las funciones.
Un error habitual
Muchas empresas implantan soluciones ERP debido a su amplia funcionalidad, que abarca diversos ámbitos operativos, desde la gestión de las relaciones con los clientes (CRM) y las ventas hasta la planificación de existencias, las compras y la fabricación.
La contabilidad es un ámbito que a veces se deja de lado en la selección e implantación de un sistema ERP, con el fin de reducir el alcance y la complejidad. Esto es un gran error.
La buena noticia es que, con una buena solución ERP, la integración con las funciones contables es una consecuencia natural de una buena implementación. ¿Por qué? Porque el ERP utiliza un conjunto de asignaciones de cuentas del libro mayor en cada módulo que, una vez configuradas correctamente, contabilizan automáticamente la parte financiera de todas las transacciones empresariales en las cuentas adecuadas.
Recuerdo perfectamente cuando el responsable financiero de un cliente muy importante de un sistema ERP me dijo, la tarde del día de la puesta en marcha: «Ya estamos viendo cómo llega al libro mayor información interesante y valiosa que nunca antes habíamos podido ver». Si hubieran pensado en gestionar la parte operativa del negocio en una plataforma y la contable en otra, seguirían sin tener ni idea.
Cómo conseguirlo
Entonces, quizá te preguntes: ¿cómo se implementa una solución ERP al completo desde el principio? El proceso de implementación es un tema muy amplio que podría dar para varias entradas de blog, así que limitemos el alcance de nuestro análisis a la integración de la contabilidad con otras funciones operativas. Aquí tienes algunas ideas.
En primer lugar, nombra como responsable del proyecto a alguien con experiencia operativa que tenga un buen conocimiento práctico de todo el negocio. Lo ideal es que esta persona no proceda de los departamentos de TI/DevOps ni de Contabilidad. Los departamentos de TI/DevOps y Contabilidad, aunque son extraordinariamente importantes, son funciones que respaldan la misión de la empresa, pero no la definen.
Tu equipo principal de implementación tendrá la siguiente composición:
- Operaciones (responsable de proyecto)
- Contabilidad (apoyo a proyectos)
- TI / DevOps (apoyo a proyectos)
Para ser eficaz, un equipo debe formarse conjuntamente. Esto es tan cierto en las implementaciones de ERP como en el deporte. Asegúrate, por tanto, de que asistan juntos a la formación básica sobre la aplicación ERP. ¿Por qué? Para el responsable del proyecto, debería ser obvio. Esta persona será la encargada de coordinar el funcionamiento de la empresa en una nueva plataforma de software. Lo mismo ocurre con el miembro del equipo de contabilidad, aunque en este caso se trate de una integración financiera, no operativa. ¿Y el equipo de TI/DevOps? El valor de los datos recopilados por el ERP es inmenso. Un miembro del equipo de TI/DevOps resulta más valioso cuando —más allá de proporcionar soporte diario para los activos de hardware y software— comprende cómo una aplicación da soporte a los usuarios finales.
Ahora que el equipo se ha formado conjuntamente en los fundamentos de la aplicación, es el momento de empezar a desarrollar el primer proyecto piloto, o «pequeño». Este proyecto piloto contiene una versión a escala reducida del negocio de la empresa, con solo unos pocos artículos, clientes, proveedores y cuentas del libro mayor. Constituye el primer intento de mapear procesos y datos en el ERP. De nuevo, si lo comparamos con el deporte, los equipos primero entrenan juntos y luego realizan partidos de entrenamiento entre ellos antes de disputar un partido oficial. Tras el éxito de un proyecto piloto «pequeño», viene el proyecto piloto completo o «grande», que contiene todos los datos de la empresa, incluidos los que proceden de importaciones. Trabajar en el proyecto piloto grande es análogo a disputar un partido de entrenamiento contra el rival de la ciudad en condiciones similares a las de un partido real. Más información sobre los proyectos piloto.
El miembro del equipo de contabilidad debe participar en el proceso piloto desde el principio para ofrecer orientación sobre la configuración de las cuentas del libro mayor, la asignación de cuentas y la validación de las transacciones cuando estas se procesen a través de los pilotos. De hecho, el miembro del equipo de contabilidad es el responsable de la configuración del libro mayor y de la asignación de cuentas. Una vez aportadas las indicaciones sobre la configuración de la asignación de cuentas, el miembro del equipo de contabilidad puede centrarse en la estrategia y la preparación de los saldos iniciales, las definiciones de los informes financieros y la formación del personal de contabilidad sobre las transacciones comerciales cotidianas en el ERP.
Durante la fase piloto, el miembro del equipo de TI/DevOps colabora con el equipo y, posteriormente, con los usuarios finales, para ajustar los formularios e informes principales —como órdenes de compra, facturas, etc.— y desarrollar nuevos informes y mejoras en la aplicación si es necesario.
Definir el éxito y, a continuación, alcanzarlo
Hay muchas formas de evaluar el éxito de la implantación de un sistema ERP. Tu definición de «éxito» puede diferir de la de otras empresas que hayan implantado un sistema ERP. Sin embargo, si tu objetivo es integrar mejor el negocio para que sea más ágil y rentable, la implantación de todas las funcionalidades básicas debería ser uno de tus indicadores de éxito.
A modo de ejemplo, hemos analizado brevemente cómo se puede incorporar fácilmente la función contable al plan de implementación, de modo que, una vez que el ERP esté operativo, la información financiera relevante fluya sin problemas a las cuentas correspondientes como resultado de las transacciones comerciales, eliminando así la carga por lotes, la reintroducción de datos, los errores, las imprecisiones y los retrasos que se producen cuando se utiliza un sistema contable externo, como QuickBooks, se utiliza un sistema de contabilidad externo.
