Warum führen wir ERP-Lösungen (Enterprise Resource Planning) ein? Wenn Sie verschiedene Unternehmen danach fragen, werden Sie eine Vielzahl unterschiedlicher Antworten erhalten. Die Antwort, die ich am häufigsten höre – und die in der Tat ein gängiges Argument der erfolgreichsten Unternehmen ist –, lautet: „Um alle Bereiche unseres Unternehmens auf einer einzigen Anwendungsplattform zu integrieren.“ Das leuchtet ein, vor allem wenn man bedenkt, dass das „E“ in ERP für „Enterprise“ steht.
Stellen wir uns nun einmal eine andere Frage: Was würdest du anders machen?
Auch hier gibt es eine Vielzahl möglicher Antworten, doch eine, die oft ganz oben auf der Liste steht – und die in der Regel von denjenigen kommt, die nach Abschluss ihrer Implementierung mit Schwierigkeiten zu kämpfen haben –, lautet: „Vermeiden Sie eine stückweise Implementierung.“
stückweise /ˈpēsˌmēl/ — gekennzeichnet durch unsystematische Teilmaßnahmen, die über einen bestimmten Zeitraum hinweg in einzelnen Schritten ergriffen werden, anstatt als Ganzes geplant und durchgeführt zu werden
Es ist keine leichte Aufgabe, Veränderungen in ein Unternehmen einzuführen. Noch schwieriger wird es, wenn diese Veränderungen alle Bereiche eines laufenden Betriebs betreffen und den Status quo oder den Arbeitsalltag durcheinanderbringen. Wenn das Ziel jedoch darin besteht, Menschen in die Lage zu versetzen, zusammenzuarbeiten, um kosteneffizient besser auf Kundenbedürfnisse eingehen zu können, dann muss das Veränderungsmanagement alle Funktionen umfassen.
Ein häufiger Fehler
Viele Unternehmen führen ERP-Lösungen ein, da diese über umfangreiche Funktionen verfügen, die eine Vielzahl von Geschäftsbereichen abdecken – von CRM und Vertrieb bis hin zu Bestandsplanung, Einkauf und Fertigung.
Die Buchhaltung ist ein Bereich, der bei der Auswahl und Einführung eines ERP-Systems manchmal außer Acht gelassen wird, um den Umfang und die Komplexität zu reduzieren. Das ist ein großer Fehler.
Die gute Nachricht ist, dass bei einer guten ERP-Lösung die Integration mit den Buchhaltungsfunktionen ein natürliches Nebenprodukt einer erfolgreichen Implementierung ist. Warum? Weil das ERP-System in jedem Modul eine Reihe von Kontenzuordnungen für das Hauptbuch nutzt, die – sobald sie ordnungsgemäß eingerichtet sind – die finanzielle Seite aller Geschäftsvorgänge automatisch auf die richtigen Konten buchen.
Ich erinnere mich noch sehr gut daran, wie der Controller eines sehr großen ERP-Kunden am Nachmittag des Go-Live-Tages zu mir sagte: „Wir sehen bereits einige interessante und wertvolle Informationen, die in die Hauptbuchhaltung fließen und die wir zuvor nie einsehen konnten.“ Hätten sie in Erwägung gezogen, den operativen Bereich des Unternehmens auf einer Plattform und den Buchhaltungsbereich auf einer anderen zu betreiben, wären sie immer noch im Dunkeln.
So geht’s
Sie fragen sich vielleicht: Wie führen wir eine ERP-Lösung von Anfang an vollständig ein? Der Einführungsprozess ist ein sehr umfangreiches Thema, das mehrere Blogbeiträge füllen könnte. Beschränken wir uns daher in dieser Diskussion auf die Integration der Buchhaltung mit anderen betrieblichen Funktionen. Hier sind einige Ideen dazu.
Ernennen Sie zunächst jemanden mit operativem Hintergrund, der über fundierte Kenntnisse des gesamten Unternehmens verfügt, zum Projektleiter. Idealerweise sollte diese Person nicht aus dem IT-/DevOps- oder Rechnungswesenbereich kommen. IT/DevOps und Rechnungswesen sind zwar außerordentlich wichtig, aber es handelt sich dabei um Funktionen, die die Unternehmensmission unterstützen, anstatt sie zu definieren.
Ihr Kernteam für die Umsetzung wird wie folgt aussehen:
- Betrieb (Projektleitung)
- Buchhaltung (Projektunterstützung)
- IT / DevOps (Projektunterstützung)
Um effektiv zu sein, muss ein Team gemeinsam geschult werden. Das gilt für ERP-Implementierungen genauso wie für den Sport. Stellen Sie daher sicher, dass sie gemeinsam an der Kernschulung für die ERP-Anwendung teilnehmen. Warum? Für den Projektleiter sollte das auf der Hand liegen. Diese Person wird die Geschäftsabläufe auf einer neuen Softwareplattform operativ zusammenführen. Das Gleiche gilt für das Mitglied des Buchhaltungsteams, auch wenn es in diesem Fall um die finanzielle und nicht um die operative Integration geht. Und IT/DevOps? Der Wert der vom ERP-System erfassten Daten ist immens. Ein Mitglied des IT/DevOps-Teams ist dann am wertvollsten, wenn es – über den täglichen Support für Hardware und Software hinaus – versteht, wie eine Anwendung die Endnutzer unterstützt.
Nachdem das Team nun gemeinsam die Grundlagen der Anwendung erlernt hat, ist es an der Zeit, mit der Entwicklung des ersten oder „kleinen“ Pilotprojekts zu beginnen. Dieses Pilotprojekt umfasst eine verkleinerte Version der Unternehmensabläufe mit nur wenigen Artikeln, Kunden, Lieferanten und Hauptbuchkonten. Es stellt den ersten Versuch dar, Prozesse und Daten im ERP-System abzubilden. Um erneut einen Vergleich zum Sport heranzuziehen: Teams trainieren zunächst gemeinsam, führen dann interne Testspiele durch, bevor sie ein richtiges Spiel bestreiten. Auf einen erfolgreichen „kleinen“ Pilotprojekt folgt das vollständige oder „große“ Pilotprojekt, das alle Unternehmensdaten enthält, einschließlich aller Daten, die über Importe einfließen. Die Arbeit am großen Pilotprojekt ist vergleichbar mit einem Testspiel gegen den Stadtrivalen unter spielähnlichen Bedingungen. Mehr zum Thema Pilotprojekte.
Das Mitglied des Buchhaltungsteams muss von Anfang an in den Pilotprozess eingebunden sein, um bei der Einrichtung der Hauptbuchkonten, der Zuordnung und der Validierung von Transaktionen während der Durchführung der Pilotprojekte beratend zur Seite zu stehen. Tatsächlich ist das Mitglied des Buchhaltungsteams für die Einrichtung des Hauptbuchs und die Kontenzuordnung verantwortlich. Nachdem die Vorgaben zur Kontenzuordnung vorliegen, kann sich das Mitglied des Buchhaltungsteams nun auf die Strategie und Vorbereitung der Eröffnungsbilanz, die Definition der Finanzberichte sowie die Schulung der Buchhaltungsmitarbeiter im Hinblick auf die täglichen Geschäftsvorgänge im ERP-System konzentrieren.
Während der Pilotphase arbeitet das Mitglied des IT/DevOps-Teams mit dem Team und später mit den Endnutzern zusammen, um zentrale Formulare und Berichte wie Bestellungen, Rechnungen usw. anzupassen und bei Bedarf neue Berichte zu erstellen sowie Anwendungserweiterungen zu entwickeln.
Erfolg definieren und dann erreichen
Es gibt viele Möglichkeiten, den Erfolg einer ERP-Einführung zu messen. Ihre Definition von Erfolg kann sich von der anderer Unternehmen unterscheiden, die ebenfalls ein ERP-System eingeführt haben. Wenn es jedoch Ihr Ziel ist, die Geschäftsabläufe enger zu verzahnen und so die Reaktionsfähigkeit und Kosteneffizienz zu steigern, dann sollte die Implementierung aller Kernfunktionen einer Ihrer Erfolgskriterien sein.
Als Beispiel haben wir kurz beleuchtet, wie die Buchhaltungsfunktion problemlos in den Implementierungsplan integriert werden kann, sodass nach der Inbetriebnahme des ERP-Systems wertvolle Finanzdaten als Ergebnis von Geschäftsvorgängen nahtlos in die entsprechenden Konten fließen. Dadurch werden Batch-Uploads, die erneute Eingabe von Daten, Fehler, Ungenauigkeiten und Zeitverzögerungen vermieden, die entstehen, wenn ein externes Buchhaltungssystem wie QuickBooks, verwendet wird.
