Por que razão implementamos soluções de planeamento de recursos empresariais (ERP)? Se perguntar a várias empresas diferentes, obterá uma variedade de respostas. A resposta que ouço com mais frequência, e que é, de facto, um refrão comum entre aqueles que têm mais sucesso, é: «Para integrar todas as facetas do nosso negócio numa única plataforma de aplicações.» Isto faz sentido, especialmente quando se tem em conta que o «E» em ERP significa «Enterprise» (Empresa).
Agora, vamos fazer uma pergunta diferente: qual é a única coisa que farias de forma diferente?
Mais uma vez, há uma variedade de respostas possíveis, mas uma que costuma figurar no topo da lista — e que geralmente vem daqueles que enfrentam dificuldades depois de terem concluído a implementação — é: «Evite uma implementação fragmentada.»
fragmentário /ˈpēsˌmēl/ — caracterizado por medidas parciais e não sistemáticas tomadas ao longo de um período de tempo em etapas separadas, em vez de serem planeadas e executadas como um todo
Não é tarefa fácil introduzir mudanças em qualquer iniciativa humana. É ainda mais difícil quando essa mudança afeta todas as vertentes de uma empresa em funcionamento, perturbando o status quo ou o dia-a-dia. No entanto, se o objetivo for permitir que as pessoas trabalhem em conjunto para responderem melhor às necessidades dos clientes de forma economicamente eficiente, então a gestão da mudança deve abranger todas as funções.
Um erro comum
Muitas empresas implementam soluções ERP devido à sua vasta funcionalidade, que abrange uma variedade de áreas de atividade, desde a gestão de relações com os clientes (CRM) e vendas até ao planeamento de inventário, compras e produção.
A contabilidade é uma área que, por vezes, é deixada de fora do processo de seleção e implementação de um ERP, numa tentativa de reduzir o âmbito e a complexidade. Trata-se de um grande erro.
A boa notícia é que, com uma boa solução de ERP, a integração com as funções de contabilidade é uma consequência natural de uma boa implementação. Porquê? Porque o ERP utiliza um conjunto de mapeamentos de contas do livro-razão em cada módulo que, uma vez devidamente configurados, lançam automaticamente a parte financeira de todas as transações comerciais nas contas corretas.
Lembro-me perfeitamente de quando o Diretor Financeiro de um cliente de um sistema ERP de grande dimensão me disse, na tarde do dia da entrada em funcionamento: «Já estamos a ver a chegar ao livro-razão algumas informações interessantes e valiosas que nunca antes tínhamos conseguido ver.» Se tivessem considerado a possibilidade de gerir a vertente operacional do negócio numa plataforma e a vertente contabilística noutra, ainda estariam no escuro.
Como concretizar isso
Então, poderá perguntar: como é que implementamos toda uma solução ERP desde o início? O processo de implementação é um tema muito vasto que daria para várias publicações no blogue, por isso vamos restringir o âmbito da nossa discussão à integração da contabilidade com outras funções operacionais. Aqui ficam algumas ideias.
Em primeiro lugar, nomeie como responsável pelo projeto alguém com experiência operacional e que tenha um bom conhecimento prático de todo o negócio. Idealmente, esta pessoa não deverá ser proveniente das áreas de TI/DevOps ou Contabilidade. As áreas de TI/DevOps e Contabilidade, embora sejam extremamente importantes, são funções que apoiam a missão da empresa, em vez de a definirem.
A vossa equipa principal de implementação terá a seguinte composição:
- Operações (coordenador do projeto)
- Contabilidade (apoio a projetos)
- TI / DevOps (apoio a projetos)
Para ser eficaz, uma equipa tem de receber formação em conjunto. Isto é tão verdadeiro nas implementações de ERP como no desporto. Certifique-se, portanto, de que todos participam em conjunto na formação básica sobre a aplicação ERP. Porquê? Para o responsável pelo projeto, isso deve ser óbvio. Esta pessoa será quem vai articular as operações da empresa numa nova plataforma de software. O mesmo se aplica ao membro da equipa de contabilidade, embora, neste caso, se trate de integração financeira e não operacional. E a equipa de TI/DevOps? O valor dos dados recolhidos pelo ERP é imenso. Um membro da equipa de TI/DevOps é mais valioso quando — para além de prestar apoio diário aos recursos de hardware e software — compreende como uma aplicação apoia os utilizadores finais.
Agora que a equipa recebeu formação conjunta sobre os fundamentos da aplicação, é altura de começar a desenvolver o primeiro piloto, ou «pequeno» piloto. Este piloto contém uma versão reduzida da atividade da empresa, com apenas alguns itens, clientes, fornecedores e contas do livro-razão. Constitui a primeira tentativa de mapear processos e dados no ERP. Mais uma vez, comparando isto com o desporto, as equipas primeiro treinam juntas e, depois, realizam jogos-treino entre si antes de disputarem um jogo. Após um projeto-piloto «pequeno» bem-sucedido, segue-se o projeto-piloto completo ou «grande», que contém todos os dados da empresa, incluindo quaisquer dados provenientes de importações. Trabalhar no projeto-piloto grande é análogo a disputar um jogo-treino contra o rival da cidade em condições semelhantes às de um jogo oficial. Mais informações sobre projetos-piloto.
O membro da equipa de contabilidade deve estar envolvido no processo de testes desde o início, para fornecer orientação sobre a configuração das contas do livro-mestre, o mapeamento e a validação das transações aquando da execução das transações nos testes. Na verdade, o membro da equipa de contabilidade é o responsável pela configuração do livro-mestre e pelo mapeamento das contas. Após terem sido fornecidas as orientações sobre a configuração do mapeamento de contas, o membro da equipa de contabilidade pode agora concentrar-se na estratégia e na preparação dos saldos iniciais, nas definições dos relatórios financeiros e na formação dos membros da equipa de contabilidade sobre as transações comerciais do dia-a-dia no ERP.
Durante a fase piloto, o membro da equipa de TI/DevOps colabora com a equipa e, posteriormente, com os utilizadores finais, para ajustar os formulários e relatórios principais, tais como ordens de compra, faturas, etc., e desenvolver novos relatórios e melhorias na aplicação, se necessário.
Definir o sucesso e, depois, alcançá-lo
Existem muitas formas de avaliar o sucesso da implementação de um ERP. A forma como define o sucesso pode diferir da de outras empresas que já implementaram um ERP. No entanto, se o seu objetivo for integrar mais estreitamente o negócio, tornando-o mais ágil e rentável, então a implementação de todas as funcionalidades essenciais deve ser um dos seus indicadores de sucesso.
A título de exemplo, analisámos brevemente como a função de contabilidade pode ser facilmente incorporada no plano de implementação, de modo a que, assim que o ERP estiver operacional, a informação financeira valiosa flua de forma integrada para as contas adequadas, em resultado das transações comerciais, eliminando o carregamento em lote, a reintrodução de dados, os erros, as imprecisões e os atrasos que ocorrem quando se utiliza um sistema de contabilidade externo, como o QuickBooks, é utilizado.
