Pourquoi mettons-nous en place des solutions de progiciel de gestion intégré (ERP) ? Posez la question à plusieurs entreprises différentes, et vous obtiendrez une multitude de réponses. Celle que j’entends le plus souvent, et qui est d’ailleurs un refrain récurrent chez ceux qui réussissent le mieux, est la suivante : « Pour intégrer toutes les facettes de notre activité au sein d’une seule et même plateforme applicative. » Cela semble logique, surtout si l’on considère que le « E » de l’acronyme ERP signifie « Entreprise ».
Posons-nous maintenant une autre question : quelle est la seule chose que vous feriez différemment ?
Là encore, les réponses possibles sont nombreuses, mais l’une d’entre elles figure souvent en tête de liste — et elle est généralement avancée par ceux qui rencontrent des difficultés après avoir mené à bien leur mise en œuvre — : « Évitez une mise en œuvre fragmentaire. »
au coup par coup /ˈpēsˌmēl/ — qui se caractérise par des mesures partielles et non systématiques prises au fil du temps, par étapes distinctes, plutôt que d'être planifiées et mises en œuvre dans leur ensemble
Il n'est pas facile d'introduire le changement dans une entreprise, quelle qu'elle soit. C'est d'autant plus difficile lorsque ce changement touche toutes les facettes d'une entreprise en activité, bouleversant le statu quo ou le fonctionnement quotidien. Cependant, si ce changement vise à permettre aux collaborateurs de travailler ensemble pour mieux répondre aux besoins des clients de manière rentable, alors la gestion du changement doit englober toutes les fonctions.
Une erreur courante
De nombreuses entreprises mettent en place des solutions ERP en raison de leurs nombreuses fonctionnalités, qui couvrent divers domaines d'activité, allant de la gestion de la relation client (CRM) et des ventes à la planification des stocks, aux achats et à la production.
La comptabilité est un domaine qui est parfois négligé lors du choix et de la mise en œuvre d'un progiciel de gestion intégré (ERP), dans le but de réduire la portée et la complexité du projet. C'est une grave erreur.
La bonne nouvelle, c'est qu'avec une solution ERP performante, l'intégration aux fonctions comptables est une conséquence naturelle d'une mise en œuvre réussie. Pourquoi ? Parce que l'ERP utilise, dans chaque module, un ensemble de correspondances de comptes du grand livre qui, une fois correctement configurées, enregistrent automatiquement la partie financière de toutes les transactions commerciales dans les comptes appropriés.
Je me souviens très bien du moment où le responsable financier d’un très grand client ERP m’a dit, l’après-midi même de la mise en service : « Nous voyons déjà des informations intéressantes et précieuses affluer dans le grand livre général, des informations que nous n’avions jamais pu consulter auparavant. » S’ils avaient envisagé de gérer l’aspect opérationnel de l’entreprise sur une plateforme et l’aspect comptable sur une autre, ils seraient encore dans le flou.
Comment y parvenir
Vous vous demandez peut-être comment mettre en œuvre l'intégralité d'une solution ERP dès le départ ? Le processus de mise en œuvre est un sujet très vaste qui pourrait faire l'objet de plusieurs articles de blog ; limitons donc notre discussion à l'intégration de la comptabilité avec d'autres fonctions opérationnelles. Voici quelques pistes de réflexion.
Tout d'abord, nommez à la tête du projet une personne issue du terrain, qui possède une bonne connaissance pratique de l'ensemble de l'entreprise. Idéalement, cette personne ne devrait pas provenir des services informatiques/DevOps ou de la comptabilité. Les services informatiques/DevOps et la comptabilité, bien qu'extrêmement importants, sont des fonctions qui soutiennent la mission de l'entreprise plutôt que de la définir.
Votre équipe principale chargée de la mise en œuvre se présentera comme suit :
- Opérations (chef de projet)
- Comptabilité (soutien aux projets)
- Informatique / DevOps (soutien aux projets)
Pour être efficace, une équipe doit se former ensemble. Cela vaut autant pour les implémentations d’ERP que pour le sport. Veillez donc à ce que tous les membres de l’équipe suivent ensemble la formation de base sur l’application ERP. Pourquoi ? Pour le chef de projet, cela devrait aller de soi. C’est en effet cette personne qui sera chargée de coordonner l’ensemble des activités de l’entreprise sur une nouvelle plateforme logicielle. Il en va de même pour le membre de l’équipe comptable, même si, dans ce cas précis, il s’agit d’une intégration financière et non opérationnelle. Et l’équipe informatique/DevOps ? La valeur des données collectées par l’ERP est immense. Un membre de l’équipe informatique/DevOps apporte une contribution inestimable lorsqu’il comprend — au-delà du simple soutien quotidien des ressources matérielles et logicielles — comment une application soutient les utilisateurs finaux.
Maintenant que l'équipe s'est formée ensemble aux principes fondamentaux de l'application, il est temps de commencer à développer le premier pilote, dit « petit » pilote. Ce pilote contient une version réduite de l'activité de l'entreprise, avec seulement quelques articles, clients, fournisseurs et comptes du grand livre. Il constitue la première tentative de cartographie des processus et des données dans l'ERP. Là encore, pour faire une analogie avec le sport, les équipes s'entraînent d'abord ensemble, puis elles organisent des matchs d'entraînement en interne avant de disputer un match officiel. Une fois ce « petit » projet pilote mené à bien, vient le projet pilote complet, ou « grand » projet pilote, qui contient toutes les données de l’entreprise, y compris celles issues d’importations. Travailler sur ce grand projet pilote revient à disputer un match d’entraînement contre le rival local dans des conditions proches de celles d’un match officiel. En savoir plus sur les projets pilotes.
Le membre de l'équipe comptable doit être impliqué dans le processus de pilotage dès le début afin de fournir des conseils sur la configuration des comptes du grand livre, le mappage et la validation des opérations lors de l'exécution des transactions dans le cadre des pilotes. En effet, c'est ce membre de l'équipe comptable qui est responsable de la configuration du grand livre et du mappage des comptes. Une fois ses conseils apportés concernant la configuration de la mise en correspondance des comptes, le membre de l’équipe comptable peut alors se concentrer sur l’élaboration d’une stratégie et la préparation des soldes d’ouverture, la définition des rapports financiers, ainsi que la formation des membres du personnel comptable aux opérations commerciales quotidiennes dans l’ERP.
Au cours de la phase pilote, le membre de l'équipe informatique/DevOps travaille avec l'équipe, puis avec les utilisateurs finaux, afin d'ajuster les formulaires et rapports essentiels, tels que les bons de commande, les factures, etc., et de développer de nouveaux rapports ainsi que des améliorations de l'application si nécessaire.
Définir la réussite, puis y parvenir
Il existe de nombreuses façons d'évaluer la réussite de la mise en œuvre d'un progiciel de gestion intégré (ERP). Votre définition de la réussite peut différer de celle d'autres entreprises ayant mis en place un ERP. Toutefois, si votre objectif est d'intégrer davantage les différentes fonctions de l'entreprise afin de la rendre plus réactive et plus rentable, la mise en œuvre de l'ensemble des fonctionnalités essentielles devrait constituer l'un de vos critères de réussite.
À titre d’exemple, nous avons brièvement examiné comment la fonction comptable peut être facilement intégrée au plan de mise en œuvre afin que, dès que l’ERP sera opérationnel, les informations financières pertinentes soient automatiquement transférées vers les comptes appropriés à la suite des transactions commerciales, éliminant ainsi les importations par lots, les ressaisies, les erreurs, les inexactitudes et les décalages temporels qui surviennent lorsqu’un système comptable externe, tel que QuickBooks, est utilisé.
