Hvorfor implementerer vi ERP-løsninger (Enterprise Resource Planning)? Spør flere forskjellige selskaper, og du vil få en rekke svar. Det ene svaret jeg hører oftest, faktisk et vanlig refreng fra de som lykkes mest, er: «Å integrere alle fasetter av virksomheten vår på én applikasjonsplattform.» Dette gir mening, spesielt når du tenker på at «E» i ERP er Enterprise.
La oss nå stille et annet spørsmål: Hva er den ene tingen du ville gjort annerledes?
Igjen finnes det en rekke mulige svar, men et som ofte står høyt på listen – og som vanligvis kommer fra de som sliter etter at de har fullført implementeringen – er: «Unngå en stykkevis implementering.»
stykkevis /ˈpēsˌmēl/ — kjennetegnet av usystematiske delvise tiltak tatt over en periode i separate stadier i stedet for å bli planlagt og utført som en helhet
Det er ingen enkel oppgave å innføre endringer i en menneskelig virksomhet. Det er enda vanskeligere når endringen påvirker alle fasetter av en drift, forstyrrer status quo eller den daglige driften. Men hvis det er meningen at folk skal kunne samarbeide for å være mer lydhøre for kundenes behov på en kostnadseffektiv måte, må endringsledelse omfatte alle funksjoner.
En vanlig feil
Mange bedrifter implementerer ERP-løsninger på grunn av den omfattende funksjonaliteten som dekker en rekke driftsformer, fra CRM og salg til lagerplanlegging, innkjøp og produksjon.
Regnskap er et område som noen ganger utelates fra valg og implementering av ERP-systemer i et forsøk på å redusere omfang og kompleksitet. Dette er en stor feil.
Den gode nyheten er at med en god ERP-løsning er integrasjon med regnskapsfunksjoner et naturlig biprodukt av en god implementering. Hvorfor? Fordi ERP bruker et sett med hovedbokkontotilordninger i hver modul som, når de er riktig konfigurert, automatisk posterer den økonomiske siden av alle forretningstransaksjoner til de riktige kontoene.
Jeg husker levende da økonomisjefen til en veldig stor ERP-kunde sa til meg ettermiddagen på lanseringsdagen: «Vi ser allerede at noe interessant og verdifull informasjon strømmer inn i hovedboken som vi aldri har kunnet se før.» Hadde de vurdert å drive den operative siden av virksomheten på én plattform og regnskapssiden på en annen, ville de fortsatt vært i blinde.
Hvordan få det til å skje
Så lurer du kanskje på hvordan vi implementerer en ERP-løsning helt fra starten av? Implementeringsprosessen er et veldig bredt tema som kan ta opp flere blogginnlegg, så la oss begrense diskusjonen vår til å integrere regnskap med andre driftsfunksjoner. Her er noen ideer.
Først bør du utnevne en prosjektleder med operativ bakgrunn som har god kjennskap til hele virksomheten. Ideelt sett bør ikke denne personen komme fra IT/DevOps eller regnskap. IT/DevOps og regnskap er, selv om de er ekstra viktige, funksjoner som støtter virksomhetens oppdrag snarere enn å definere det.
Kjerneimplementeringsteamet ditt vil se slik ut:
- Drift (prosjektleder)
- Regnskap (prosjektstøtte)
- IT / DevOps (prosjektstøtte)
For å være effektivt må et team trene sammen. Dette gjelder like mye for ERP-implementeringer som for idrett. Sørg derfor for at de deltar på den grunnleggende ERP-applikasjonsopplæringen sammen. Hvorfor? For prosjektlederen bør det være åpenbart. Denne personen vil knytte virksomheten sammen operasjonelt på en ny programvareplattform. Det samme gjelder medlemmet av regnskapsteamet, selv om det i dette tilfellet er økonomisk integrasjon, ikke operasjonell. Og IT/DevOps? Verdien av dataene som samles inn av ERP-systemet er enorm. Et IT/DevOps-teammedlem er mest verdifullt når de – utover å gi daglig støtte for maskinvare- og programvareressurser – forstår hvordan en applikasjon støtter sluttbrukere.
Nå som teamet har trent sammen om applikasjonsgrunnleggende, er det på tide å begynne å utvikle den første eller «lille» piloten. Denne piloten inneholder en skalert versjon av selskapets virksomhet med bare noen få elementer, kunder, leverandører og hovedbokkontoer. Den utgjør det første forsøket på å kartlegge prosesser og data i ERP. Igjen, sammenlignet med sport, trener lagene først sammen, deretter gjennomfører de interne treningsøkter før de spiller en kamp. Etter en vellykket «liten» pilot kommer den fullstendige eller «store» piloten som inneholder alle selskapets data, inkludert data som kommer via import. Å jobbe med den store piloten er analogt med å trene mot rivalen på tvers av byen under spilllignende forhold. Mer om pilotering .
Regnskapsmedlemmet må være involvert i pilotprosessen helt fra starten av for å gi veiledning om oppsett av hovedbokkontoer, tilordning og transaksjonsvalidering når transaksjoner kjøres gjennom pilotprogrammene. Faktisk eier regnskapsmedlemmet oppsettet av hovedbok og kontotilordning. Etter at innspill er gitt om oppsett av kontotilordning, kan regnskapsmedlemmet nå fokusere på en strategi og forberedelse for startsaldoer, definisjoner av økonomiske rapporter og opplæring av regnskapsmedarbeidere i daglige forretningstransaksjoner i ERP.
Under pilotfasen jobber IT/DevOps-teammedlemmet med teamet, og senere sluttbrukere, for å finjustere kjerneskjemaer og rapporter som bestillinger, fakturaer osv., og utvikle nye rapporter og applikasjonsforbedringer om nødvendig.
Å definere suksess, og deretter oppnå den
Det finnes mange måter å måle hvor vellykket en ERP-implementering er. Hvordan du definerer suksess kan være forskjellig fra andre selskaper som har implementert ERP. Men hvis målet ditt er å integrere virksomheten tettere, noe som gjør den mer responsiv og kostnadseffektiv, bør implementering av all kjernefunksjonalitet være et av suksessmålene dine.
Som et eksempel tok vi en kort titt på hvordan regnskapsfunksjonen enkelt kan integreres i implementeringsplanen, slik at når ERP-systemet er i drift, flyter verdifull økonomisk informasjon sømløst til de riktige kontoene som et resultat av forretningstransaksjoner. Dette eliminerer batchopplasting, omtasting, feil, unøyaktigheter og tidshull som oppstår når et eksternt regnskapssystem, for eksempel QuickBooks , brukes.
