En CAI, colaboramos con numerosas pequeñas empresas para ayudarles a superar sus dificultades en materia de gestión de existencias. A menudo, las pequeñas empresas no disponen de los recursos ni del personal necesarios para dedicarse por completo al control de existencias. Esto puede dificultar la gestión de las existencias.
A lo largo de los años, hemos ayudado a muchas empresas a utilizar la tecnología para controlar mejor sus procesos de inventario y cadena de suministro. Antes de empezar a implementar una solución, dedicamos mucho tiempo a hablar con algunos de los empleados de cada empresa para conocer los retos específicos relacionados con el inventario a los que se han enfrentado, con el fin de determinar la mejor manera de ayudarles a superarlos.
Independientemente del sector al que pertenezcan, observamos que muchas pequeñas empresas se enfrentan a dificultades similares en lo que respecta al inventario.
A continuación, te presentamos los retos más habituales en materia de inventario a los que se enfrentan las pequeñas empresas y con los que solemos ver que tienen dificultades.
20 retos en la gestión de existencias
1. Conocer los niveles reales de existencias
Sin un sistema de gestión de existencias integrado, gestionar el stock de una pequeña empresa puede resultar complicado. Esto se debe a que es posible que se vendan, se compren o se mantengan existencias sin actualizar con precisión los niveles de stock para reflejar la transacción. Al no reflejarse con precisión los niveles de stock, los empleados de la empresa no sabrán de cuánto stock se dispone realmente, lo que genera confusión.
Entre los sistemas de inventario en los que resulta difícil mantener unos niveles de existencias fiables se incluyen:
- Memoria
- Lápiz y papel
- Hojas de cálculo
- Sistemas independientes y no integrados para la gestión de existencias, ventas y compras
2. Tener demasiadas hojas de cálculo
Como se ha mencionado anteriormente, el uso de hojas de cálculo para la gestión del inventario puede resultar complicado. Esto se debe a que pueden existir muchas versiones de la misma hoja de cálculo, incluso para un mismo usuario. Esto provoca discrepancias en los niveles de inventario, y las hojas de cálculo pueden desorganizarse muy rápidamente. Muchas empresas utilizan hojas de cálculo para llevar un control del inventario debido a su disponibilidad y facilidad de uso. Sin embargo, esto puede convertirse en un problema a medida que la empresa empieza a crecer.
3. Procesos de flujo de trabajo inconexos
Hemos observado que muchas pequeñas empresas no cuentan con procesos de flujo de trabajo claramente definidos. En algunos casos, esto se debe a que no disponen de los recursos adecuados para gestionar de forma eficiente su flujo de trabajo, lo que afecta a la optimización de su inventario y de su cadena de suministro.
4. Disponer de un inventario preciso en los procesos de fabricación
Para las pequeñas empresas manufactureras, la gestión del inventario puede resultar especialmente complicada. Algunas de las empresas con las que hemos trabajado tenían dificultades para llevar un control de su inventario a medida que sus productos pasaban por el proceso de fabricación o montaje. Por lo tanto, las empresas no solo deben llevar un control de los componentes y productos individuales, sino que también tienen que hacer un seguimiento de los artículos en proceso de fabricación, así como de los productos terminados.
5. Sin control de lotes
Controlar los lotes es importante para muchas empresas por diversas razones, entre las que se incluyen:
- Normativa gubernamental
- Garantía de calidad
- Satisfacción de los consumidores
Las empresas de diversos sectores pueden utilizar números de lote para identificar sus existencias. Aunque pueda ser obligatorio por ley, algunas empresas desconocen la tecnología de la que disponen para llevar un control de los números de lote y las existencias.
6. Roturas de stock y exceso de existencias
Equilibrar los niveles de existencias supone un reto para muchas pequeñas empresas. Sin unas previsiones adecuadas, las empresas pueden quedarse sin existencias, lo que conlleva la pérdida de ventas y la insatisfacción de los clientes. Por otro lado, el exceso de existencias inmoviliza capital y espacio de almacenamiento, lo que reduce la eficiencia de las operaciones.
7. Gestión ineficaz de los pedidos
La gestión manual de los pedidos de compra puede dar lugar a errores, problemas de comunicación con los proveedores y retrasos en la reposición de existencias. Sin un sistema automatizado, las pequeñas empresas suelen tener dificultades para garantizar que los pedidos se realicen en el momento adecuado y en las cantidades correctas.
8. Previsión de demanda deficiente
Muchas empresas tienen dificultades para predecir la demanda de los clientes. Basarse en conjeturas o en datos obsoletos puede dar lugar a un exceso de existencias o a frecuentes situaciones de desabastecimiento. Las fluctuaciones estacionales y las tendencias del mercado complican aún más las tareas de previsión.
9. Baja rotación de existencias
Mantener existencias de baja rotación inmoviliza capital y espacio de almacenamiento. Si las empresas no controlan los índices de rotación de existencias, pueden acabar con productos obsoletos que son difíciles de vender, lo que conlleva pérdidas económicas.
10. Falta de seguimiento del inventario en tiempo real
Sin un seguimiento en tiempo real, las empresas se basan en recuentos de inventario desactualizados que pueden no reflejar las ventas, las devoluciones o las reposiciones recientes. Esta falta de visibilidad suele dar lugar a niveles de existencias inexactos y a decisiones de compra basadas en información errónea.
11. Dificultad para gestionar varias sedes
Para las empresas que operan en varias sedes o almacenes, mantener el inventario sincronizado puede suponer un gran reto. Sin un sistema de inventario centralizado, los niveles de existencias pueden no reflejar la realidad, lo que provoca ineficiencias a la hora de trasladar los productos allí donde más se necesitan.
12. Pérdidas de inventario
Los robos, los errores de recuento y las discrepancias con los proveedores pueden provocar pérdidas de stock. Si las empresas no cuentan con medidas de seguimiento adecuadas, es posible que ni siquiera se den cuenta de cuánto stock está desapareciendo hasta que ello afecte de forma significativa a sus resultados.
13. Gestión ineficaz de las devoluciones
La gestión de las devoluciones puede resultar compleja, sobre todo si no se cuenta con un proceso claro. Es posible que los artículos devueltos no se revisen, se repongan o se documenten adecuadamente, lo que puede dar lugar a discrepancias en los registros de inventario y a posibles pérdidas.
14. Gestión del stock de productos perecederos
Las empresas que comercializan productos perecederos (como los alimentos) deben controlar minuciosamente las fechas de caducidad. Sin unas prácticas adecuadas de rotación de existencias, las empresas corren el riesgo de sufrir pérdidas debido al deterioro o a la caducidad de los productos.
15. Problemas relacionados con la fiabilidad de los proveedores
Los proveedores poco fiables pueden alterar el flujo de existencias, lo que provoca retrasos en la reposición. Si las empresas no cuentan con proveedores alternativos o con canales de comunicación eficaces, pueden tener dificultades para mantener estables los niveles de existencias.
16. Falta de códigos de barras
Recurrir a la introducción manual de datos para el seguimiento del inventario aumenta el riesgo de error humano. A las empresas que no cuentan con tecnología de lectura de códigos de barras les puede resultar difícil mantener registros precisos de las existencias y garantizar una gestión eficiente del inventario.
17. Dificultad para gestionar el stock a granel
Las empresas que compran al por mayor para ahorrar costes pueden tener dificultades para hacer frente a las limitaciones de almacenamiento y para realizar un seguimiento eficaz de grandes cantidades. Sin unos sistemas de inventario adecuados, gestionar los pedidos al por mayor puede resultar abrumador.
18. Montaje y preparación de kits complejos
Para las empresas que venden productos combinados o kits, el seguimiento del inventario, tanto a nivel de componentes como de producto final, puede resultar complejo. Una gestión inadecuada en este ámbito puede provocar la falta de piezas, retrasos o una sobreproducción.
19. Falta de procedimientos normalizados de inventario
Sin unos procedimientos de inventario coherentes, los empleados pueden seguir métodos diferentes a la hora de realizar el recuento, almacenar y actualizar el inventario. Esta falta de estandarización suele dar lugar a errores e ineficiencias en la gestión del inventario.
20. Dificultades en materia de cumplimiento normativo y presentación de informes
Algunos sectores requieren un seguimiento riguroso del inventario para cumplir con la normativa. Sin el sistema adecuado, las empresas pueden tener dificultades para elaborar informes precisos, realizar el seguimiento de los números de lote o cumplir con los requisitos normativos, lo que podría dar lugar a posibles multas o problemas legales.
La solución a los retos de la gestión de existencias: Acctivate
La gestión del inventario en las pequeñas empresas no tiene por qué ser complicada. Con la tecnología adecuada, como Acctivate, las pequeñas empresas pueden gestionar y controlar con éxito su inventario. Independientemente de los retos a los que se enfrente tu empresa en materia de inventario, existe la tecnología adecuada para gestionar con éxito el inventario.
Para nosotros es muy gratificante ayudar a las pequeñas empresas a gestionar mejor su inventario mediante la implantación de Acctivate. Es realmente sorprendente ver cómo aumentan las capacidades y mejora el flujo de trabajo de estas empresas desde el momento en que las conocemos hasta que terminan de implantar Acctivate como su sistema de gestión de inventario. Y estamos deseando ayudar también a tu empresa con su inventario.
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