Wie KPIs die kontinuierliche Verbesserung bei Herstellern von Chargenprodukten vorantreiben

Das Wichtigste in Kürze:

• KPIs sind strategische Instrumente, die als Leitfaden für langfristige Verbesserungen dienen und auf die Unternehmensziele abgestimmt sind – sie sind nicht nur Kennzahlen für den Tagesbetrieb.
• Führende Hersteller verfolgen weniger, dafür aber gezieltere KPIs, um für Klarheit zu sorgen, Störfaktoren zu reduzieren und die Verantwortlichkeit zu gewährleisten.
• Für jeden KPI sollte ein Verantwortlicher benannt werden, um die Zuständigkeit und die konsequente Umsetzung abteilungsübergreifend sicherzustellen.
• Eine ausgewogene Mischung aus Früh- und Spätindikatoren hilft Teams dabei, sowohl die aktuelle Leistung als auch zukünftige Risiken zu steuern.
• KPIs sollten zu handlungsorientierten Gesprächen anregen, anstatt lediglich als statische Datenpunkte zu dienen.
• Branchenspezifische KPIs bieten den größten Nutzen, wenn sie auf die individuellen Ziele und regulatorischen Anforderungen jedes einzelnen Werks zugeschnitten sind.
• KPI-Programme sind dann erfolgreich, wenn sie in der Unternehmenskultur verankert sind, da sie das Verhalten, die Entscheidungsfindung und die kontinuierliche Verbesserung vorantreiben.

In der Serienfertigung, wo Konsistenz, Einhaltung von Vorschriften und Kostenkontrolle von entscheidender Bedeutung sind, stützen sich Unternehmen bei ihren Entscheidungen auf Daten. Doch nicht alle Daten tragen zur Verbesserung bei. 

In Branchen wie der Pharmaindustrie, der Lebensmittel- und Getränkeindustrie, der Spezialchemie und der Kosmetikbranche sehen sich Führungskräfte in der Produktion oft mit Leistungsberichten, Dashboards und aus ERP-Systemen generierten Kennzahlen konfrontiert. Doch trotz der Verfügbarkeit dieser Informationen bleiben sinnvolle Veränderungen oft schwer zu erreichen. 

Warum? Weil die Datenmenge allein noch keine operative Transparenz garantiert. Der Unterschied liegt darin, wie Leistungskennzahlen (KPIs) ausgewählt, umgesetzt und genutzt werden. Wenn KPIs zielgerichtet eingesetzt werden, helfen sie Herstellern dabei, den Übergang von reaktivem „Feuerlöschen“ zu proaktiver, kontinuierlicher Verbesserung zu schaffen. 

Den strategischen Unterschied zwischen KPIs und PIs verstehen

Hersteller erfassen routinemäßig zahlreiche Prozess- und Leistungskennzahlen. Dazu gehören die Maschinenverfügbarkeit, die Arbeitsstunden der Bediener, der Lagerbestandsverbrauch und vieles mehr. Diese Daten liefern zwar Einblicke in die Betriebsaktivitäten, doch ist es unerlässlich, zwischen zwei entscheidenden Messkategorien zu unterscheiden: 

• Leistungskennzahlen (PIs): Taktische Kennzahlen, die zur Steuerung des täglichen Betriebs dienen. Beispiele hierfür sind Ausfallzeiten von Geräten während einer Schicht oder die Gewichtsgenauigkeit bei der Dosierung von Zutaten. 
• Leistungskennzahlen (KPIs): Strategische Kennzahlen, die an die Unternehmensziele gekoppelt sind. Sie dienen als Orientierungshilfe für langfristige Entscheidungen und als Frühindikatoren für die wirtschaftliche Gesundheit des Unternehmens. 

Während PIs dabei helfen, die Ausführung in Echtzeit zu überwachen, ermöglichen KPIs die funktionsübergreifende Abstimmung, Leistungsvergleiche und kontinuierliche Verbesserungen in großem Maßstab. 

Warum Hersteller die Idee der KPIs lieben

Menschen in der Fertigungsindustrie sind Problemlöser. Sie glauben an Logik, Prozesse und kontinuierliche Verbesserung. Die Vorstellung, dass man durch Messungen eine bessere Leistung erzielen kann, ist nicht nur attraktiv, sondern tief in der Unternehmenskultur verwurzelt. Und theoretisch stimmt das auch. Was man nicht messen kann, kann man auch nicht verbessern, oder? 

Das Problem ist, dass die meisten Unternehmen bei der Messung falsch vorgehen. Sie glauben der Lüge: „Wenn wir mehr Kennzahlen erfassen, gewinnen wir mehr Erkenntnisse.“ Tatsächlich passiert jedoch Folgendes: 

• Die Kennzahlen nehmen zu.
• Der Fokus verliert sich.
• Die Rechenschaftspflicht schwindet.
• Niemand weiß, welche Zahl wirklich zählt. 

Dann fangen die Teams an, die Diagramme zu fälschen. Nicht, weil sie unehrlich sind, sondern weil sie überfordert sind. Das System verlangt von ihnen, 27 KPIs im Auge zu behalten, und sie versuchen einfach nur, es bis zum Schichtwechsel durchzuhalten. 

Abstimmung der KPIs auf die Unternehmensziele

Wirksame KPIs basieren auf einem klaren Verständnis der strategischen Prioritäten, und die oberste strategische Priorität jeder Organisation ist der Gewinn. Wenn Ihre KPIs nicht auf ein besseres Geschäftsergebnis ausgerichtet sind, sind sie keine wirksamen KPIs. Für die meisten Hersteller von Chargenprodukten lassen sich diese in der Regel in fünf Kategorien einteilen: 

1. Effizienz – Ausfallzeiten reduzieren, Chargenlaufzeiten optimieren, Durchsatz steigern. 
2. Qualität – Abweichungen minimieren, die „Right-First-Time“-Quote verbessern, die Einhaltung der GMP-Vorschriften sicherstellen. 
3. Kostenkontrolle – Abfall reduzieren, Rohstoffausbeute steuern, Energieverbrauch senken.
4. Compliance – Verfolgen Sie den Abschluss von Schulungen, die Abschlussquoten von CAPA-Maßnahmen und die Bereitschaft für Audits.
5. Zuverlässigkeit der Lieferkette – Gewährleistung einer pünktlichen Lieferung von Vorleistungen und der Genauigkeit der Bestandsdaten. 

Die erfolgreichsten Werke verzichten darauf, allgemeine KPI-Vorlagen zu übernehmen. Stattdessen gehen sie von ihren operativen Zielen aus und erarbeiten rückwärts die Kennzahlen, die aussagekräftiges Feedback liefern. 

Beispielsweise könnte ein Kosmetikhersteller, der neue Artikel einführt, der Chargenausbeute und der Umrüstzeit Priorität einräumen, während ein Pharmawerk, das sich auf eine behördliche Inspektion vorbereitet, den Schwerpunkt auf die CAPA-Umsetzungszeit und die Klärung der bei der Prüfung festgestellten Mängel legen könnte.

 Was erfolgreiche Hersteller anders machen 

Die besten Unternehmen der Welt erfassen nicht mehr Kennzahlen. Sie erfassen weniger, dafür aber bessere. Sie wissen, dass KPIs nicht nur Zahlen sind. Sie sind Erzählungen. Jeder KPI erzählt eine Geschichte darüber, was dem Unternehmen wichtig ist, wo das Risiko liegt und wer dafür verantwortlich ist, Abhilfe zu schaffen. 

Und das machen sie: 

1 – Sie beginnen mit einer strategischen Ausrichtung: Sie sagen nicht: „Wir wollen bessere Zahlen.“ Sie sagen: „Wir wollen den Chargenverlust in diesem Jahr um 30 % reduzieren.“ Dann fragen sie: „Was müssen wir jede Woche sehen, um zu wissen, dass wir auf Kurs sind?“ Diese Frage führt zu abgestimmten, aussagekräftigen KPIs wie: Ausbeute pro Charge, Abweichungsrate, RFT (Right First Time) oder Materialverbrauchsabweichung. Jede Kennzahl ist mit einer geschäftlichen Priorität verknüpft. Und jeder weiß, wie seine Handlungen den Erfolg beeinflussen. 

2. Sie weisen Verantwortlichkeiten zu: In leistungsstarken Betrieben ist neben jedem KPI ein Name angegeben. Das ist kein Mikromanagement, sondern sorgt für Klarheit. Wenn die „CAPA-Abschlusszeit“ in den Zuständigkeitsbereich der Qualitätssicherung fällt und die „Ausfallzeit pro Linie“ in den des Betriebs, dann beschränken sich die Mitarbeiter nicht nur darauf, die Kennzahlen zu verfolgen, sondern arbeiten auch an deren Verbesserung. 

3 – Sie schaffen ein Gleichgewicht zwischen vorlaufenden und nachlaufenden KPIs: Schlechte Produktionsstätten jagen der Vergangenheit hinterher. Gute Produktionsstätten gestalten die Zukunft.Nachlaufende KPIs: Ausbeute, Ausschussquote, Kosten pro Charge.Vorlaufende KPIs: Prozentsatz der abgeschlossenen planmäßigen Wartungsarbeiten, Prozentsatz der Materialien, die bei der Lieferung die Spezifikationen erfüllen. Erfolgreiche Produktionsstätten nutzen beides. Sie verfolgen sowohl die Ergebnisse als auch die Verhaltensweisen, die diese Ergebnisse beeinflussen. 

4 – Sie nutzen KPIs als Gesprächsanstoß, nicht als Berichte: Wenn Ihr KPI-Meeting lediglich aus der Weitergabe von Daten besteht, haben Sie bereits verloren. Führende Hersteller nutzen KPIs als Gesprächsanstoß: „Warum ist der RFT diesen Monat gesunken?“, „Was hat sich in unserem Mischprozess geändert?“ oder „Gibt es größere Schwankungen bei den Rohstoffen?“. KPIs dienen als Anhaltspunkte, nicht als Schlussfolgerungen. 

Beispiele für aussagekräftige KPIs in der Chargenfertigung

Produktionsleistung 

• Gesamtanlageneffektivität (OEE): FasstVerfügbarkeit, Leistung und Qualität in einer einzigen Effizienzkennzahl zusammen. 
• Durchlaufzeit pro Charge: Misstdie Bearbeitungszeit und zeigt potenzielle Engpässe auf. 
• Ausbeute in Prozent: Gibtden Anteil des Endprodukts im Verhältnis zum eingesetzten Rohmaterial an. 

Qualitätssicherung 

• „Right First Time“ (RFT): Gibtden Prozentsatz der Chargen an, die alle Qualitäts- und behördlichen Vorgaben ohne Nacharbeit erfüllen. 
• Abweichungsrate: Erfasstdie Häufigkeit von Abweichungsfällen, was für GMP-Umgebungen von entscheidender Bedeutung ist. 
• CAPA-Abschlusszeitpunkt: Bewertungder Reaktionsfähigkeit auf Prozessabweichungen oder Prüfungsfeststellungen. 

Lagerbestand und Lieferkette 

• Lagerumschlag: Misst, wie oft der Lagerbestand verbraucht und wieder aufgefüllt wird. 
• Rohstoffverlustrate: DecktIneffizienzen bei der Handhabung und Lagerung auf. 
• Liefertermintreue der Lieferanten: Bewertender Zuverlässigkeit kritischer Materiallieferungen. 

Kosten und Energieeffizienz 

• Kosten pro Charge: UmfassenMaterial-, Arbeits- und Gemeinkosten und ermöglichen so eine detaillierte Rentabilitätsanalyse. 
• Ausschussquote: Gibt den Verlust aufgrund von nicht nachbearbeitbarem Material oder Verpackungsmängeln wieder . 
• Energieverbrauch pro produzierter Einheit: Trägt zu Nachhaltigkeitsinitiativen und Kosteneinsparungen bei . 

So erstellen Sie KPIs operativ wirksam

Der wahre Wert von KPIs zeigt sich erst dann, wenn sie als Entscheidungsgrundlage dienen und nicht nur dazu, Berichte zu füllen. Führende Hersteller setzen die folgenden Maßnahmen um, um sicherzustellen, dass KPIs zu sinnvollen Verbesserungen führen: 

1 – Verantwortlichkeiten und Rechenschaftspflicht festlegen: Für jeden KPI muss ein Verantwortlicher benannt werden, in der Regel ein Teamleiter, Abteilungsleiter oder Qualitätsbeauftragter. Die Zuweisung von Verantwortlichkeiten fördert das Verantwortungsbewusstsein, regt Eigeninitiative an und stellt sicher, dass Trends nicht übersehen werden. 

2 – Standardisierung der Häufigkeit und des Kontexts der Überprüfungen: KPI-Überprüfungssitzungensollten in regelmäßigen Abständen stattfinden und sich sowohl auf die Trendanalyse als auch auf die zugrunde liegenden Ursachen konzentrieren. So kann beispielsweise ein Rückgang der OEE eine strukturierte Überprüfung der Wartungsprotokolle, Schichtübergaben und Umrüstungsverfahren auslösen. 

3 – Legen Sie Wert auf eine ausgewogene Kombination aus Früh- und Spätindikatoren: Spätindikatorenspiegeln Ergebnisse wider (z. B. Kosten pro Charge), während Frühindikatoren die zukünftige Leistung prognostizieren (z. B. Abschluss vorbeugender Wartungsmaßnahmen). Eine ausgewogene Mischung gewährleistet kurzfristige Transparenz und langfristige Vorhersehbarkeit. 

4 – Integration von KPIs in die täglichen Managementsysteme: VisuelleDashboards, Gemba-Tafeln und mit dem ERP-System verknüpfte Scorecards können die Überwachung in Echtzeit unterstützen. Entscheidend ist, dass die Daten zugänglich und aussagekräftig sind und mit den Entscheidungsprozessen an der Basis verknüpft werden. 

Häufige Fallstricke bei der Einführung von KPIs überwinden 

Selbst mit den besten Absichten können KPI-Programme ins Stocken geraten. Hier sind die häufigsten Herausforderungen und wie man sie bewältigen kann: 

• Übermäßige Messung: Der Versuch, zu viele KPIs zu erfassen, führt zu einer Verwässerung des Fokus. Die Lösung besteht darin, sich pro Abteilung auf 5–7 Kernkennzahlen zu konzentrieren, die mit geschäftskritischen Ergebnissen verknüpft sind. 
• Mangelnde Abstimmung: Kennzahlen, die die strategischen Ziele nicht unterstützen oder abteilungsübergreifend im Widerspruch zueinander stehen, führen zu Fehlentwicklungen. Eine abteilungsübergreifende Planung ist unerlässlich. 
• Passive Berichterstattung: KPIs, die zwar überprüft, aber nicht weiterverfolgt werden, untergraben die Glaubwürdigkeit. Stellen Sie sicher, dass jeder KPI einen Schwellenwert, einen Verantwortlichen und einen zugehörigen Aktionsplan hat. 
• Kurzfristdenken: Die ausschließliche Konzentration auf unmittelbare Ergebnisse kann den langfristigen Aufbau von Kompetenzen untergraben. Leitende KPIs und regelmäßige Strategieüberprüfungen tragen dazu bei, ein Gleichgewicht zu wahren. 

Beispiele für branchenspezifische KPIs

Damit KPI-Rahmenwerke relevant und umsetzbar sind, müssen sie die spezifischen Anforderungen der verschiedenen Bereiche der Serienfertigung widerspiegeln. Nachfolgend finden Sie eine Aufschlüsselung der besonders aussagekräftigen KPIs, zugeschnitten auf die jeweilige Branche. 

Arzneimittelherstellung 

In der Pharmabranche stehen Präzision und die Einhaltung von Vorschriften im Mittelpunkt der KPI-Planung. Die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und die Produktqualität sind unverzichtbar. 

• „Right First Time“ (RFT): Eine entscheidende Qualitätskennzahl, die die Freigabe einer Charge ohne Nacharbeit angibt.
• Abweichungsrate: Erfasst GMP-Verstöße und Prozessabweichungen.
• CAPA-Umsetzungszeit: Gibt an, wie effizient Qualitätsprobleme behoben werden.
• Durchlaufzeit des Chargenfreigabezyklus: Beeinflusst die Produktverfügbarkeit und die Lieferfristen für die Kunden.
• Prüfungsbereitschaftsindex: Ein zusammengesetzter Wert aus abgeschlossenen internen Prüfungen und noch offenen Compliance-Problemen. 

Lebensmittel- und Getränkeverarbeitung 

Lebensmittel- und Getränkehersteller müssen einen hohen Durchsatz mit Rückverfolgbarkeit und Frische in Einklang bringen. Geschwindigkeit und Sicherheit gehen Hand in Hand. 

• OEE (Overall Equipment Effectiveness): Bewertet die Effizienz und Betriebsbereitschaft der Anlage.
• Prozentualer Ertragsverlust: Misst den Materialverlust zwischen Eingabe und Ausgabe.
• Durchlaufzeit pro Charge: Beeinflusst die Reaktionsfähigkeit auf saisonale und auftragsbezogene Nachfrage.
• Einhaltungsquote bei der Reinigung vor Ort (CIP): Gewährleistet hygienische Verarbeitungsumgebungen.
• Auftragsabwicklungsquote: Ein Indikator für die Kundenzufriedenheit, der mit der Leistungsfähigkeit der Auftragsabwicklung zusammenhängt. 

Kosmetik und Körperpflege 

Kosmetikhersteller müssen komplexe Rezepturen und Schwankungen bei kleinen Chargen bewältigen. Der Markenerfolg hängt von Konsistenz und einer schnellen Markteinführung der Produkte ab. 

• Chargen-zu-Chargen-Schwankungen: Überwachung der Toleranzen hinsichtlich Farbe, Konsistenz und Viskosität.
• Ausschussquote bei Rohstoffen: Gibt Aufschluss über die Qualität in den vorgelagerten Prozessen und die Effektivität der Beschaffung.
• Umrüstzeit: Beeinflusst die Flexibilität beim Wechsel zwischen verschiedenen Produktlinien.
• Kundenbeschwerdequote: Überwachung von Produktproblemen auf dem Markt.
• Markteinführungszeit für neue Artikel: Verknüpft Innovation mit Produktionsreife. 

Spezialchemikalien 

In der Spezialchemie stehen Sicherheit, präzise Dosierung und Umweltkontrollen im Vordergrund. Das Betriebsrisiko ist hoch, ebenso wie die Komplexität der Produkte. 

• Rate der Prozesssicherheitsvorfälle: Misst die Häufigkeit gefährlicher Ereignisse.
• Einhaltung der Rezepturvorgaben: Überprüft die Richtigkeit der Chargeneingaben.
• Energieverbrauch pro Charge: Erfasst Kosten- und Nachhaltigkeitskennzahlen. 
• Bestandsgenauigkeit: Gewährleistet den korrekten Umgang mit Rohstoffen. 
• „Delivery-In-Full On-Time“ (DIFOT): Schafft ein Gleichgewicht zwischen Logistik und Kundenerwartungen. 

KPI in die Kultur der kontinuierlichen Verbesserung integrieren

Leistungskennzahlen (KPIs) sind nicht nur Messinstrumente, sondern auch Triebkräfte für die operative Transformation. Wenn sie sorgfältig ausgewählt und auf die Strategie abgestimmt sind, werden KPIs zu einer gemeinsamen Sprache über alle Funktionsbereiche hinweg, die Erwartungen verdeutlicht und zum Handeln motiviert. 

Unternehmen, die sich durch kontinuierliche Verbesserung auszeichnen, nutzen KPIs nicht nur zur Berichterstattung über Ergebnisse, sondern auch, um Risiken zu antizipieren, Investitionsentscheidungen zu lenken und die Verantwortlichkeit zu fördern. Ihr Erfolg beruht nicht darauf, wie viele Kennzahlen sie erfassen, sondern darauf, wie gut diese Kennzahlen das widerspiegeln, worauf es wirklich ankommt. 

Für Hersteller von Serienprodukten, die ihre Leistung steigern möchten, besteht der nächste Schritt nicht darin, mehr Daten zu sammeln, sondern bessere Fragen zu stellen und mithilfe von KPIs die Antworten zu finden, die zu dauerhaften Veränderungen führen. 

Zu den Anzeichen dafür, dass Compliance nicht ausreichend in Ihre Finanzsysteme integriert ist, gehören:

• Verlassen auf manuelle Verfahren zur Nachverfolgung von Chargennummern, Zutaten oder Produktionsaufzeichnungen.
• Längere Antwortzeiten bei Simulationsaudits oder Lieferantenüberprüfungen.
• Unfähigkeit, Finanzdaten nahtlos mit Informationen zur Rückverfolgbarkeit von Chargen zu verknüpfen.

Häufig gestellte Fragen

1

Wie viele KPIs sollten wir pro Abteilung erfassen?

Jede Abteilung sollte sich auf nicht mehr als fünf bis sieben zentrale KPIs konzentrieren. Diese sollten in direktem Zusammenhang mit ihren operativen Aufgaben stehen und die werksweiten Ziele beeinflussen können. Die Erfassung zu vieler Kennzahlen führt zu einer Verwässerung des Fokus und schwächt die Verantwortlichkeit.2

Was ist der Unterschied zwischen vorlaufenden und nachlaufenden KPIs?

Nachlaufende KPIs messen Ergebnisse wie Ausbeute oder Chargenkosten, die die vergangene Leistung widerspiegeln. Vorlaufende KPIs sind prädiktiv; sie helfen dabei, Ergebnisse zu antizipieren und Probleme zu vermeiden. Beispielsweise ist die Abschlussquote bei der vorbeugenden Instandhaltung ein vorlaufender KPI, der dazu beiträgt, die zukünftige Gesamtanlageneffektivität (OEE) zu verbessern. Ein solides KPI-Rahmenwerk umfasst beide Arten, um eine ausgewogene Steuerung und Vorausschau zu gewährleisten.3

Wie stellen wir sicher, dass alle Teams für die KPIs verantwortlich sind?

Weisen Sie jedem KPI einen namentlich genannten Verantwortlichen zu. Die Zuweisung von Verantwortung bedeutet nicht, dass jemand die Schuld trägt, sondern signalisiert Verantwortungsbewusstsein. Teams sollten die Kennzahlen regelmäßig im Kontext überprüfen, die Ursachen für Leistungsschwankungen ermitteln und gemeinsam Aktionspläne erarbeiten. Die Überprüfung der KPIs sollte in wöchentliche Besprechungen oder monatliche Strategietreffen integriert werden und nicht als eigenständige Berichterstattungsaufgabe behandelt werden.4

Können kleinere Chargenproduktionen von formalen KPIs profitieren?

Ja. Tatsächlich profitieren kleinere Betriebe oft schneller von KPI-Systemen, da sie über schlankere Teams und klarere Kommunikationswege verfügen. Selbst ohne teure Software kann die manuelle KPI-Erfassung mithilfe von Tabellenkalkulationen oder visuellen Übersichten zu einer erheblichen Verbesserung der betrieblichen Disziplin führen.5

Wie oft sollten KPI-Ziele neu bewertet werden?

Die Zielvorgaben sollten vierteljährlich überprüft und unter Berücksichtigung von Leistungstrends, Marktbedingungen und Prozessänderungen angepasst werden. Statische Ziele können an Relevanz verlieren oder zu Selbstzufriedenheit führen. Ein dynamisches KPI-Management stellt sicher, dass die Zielvorgaben anspruchsvoll, aber dennoch erreichbar bleiben.

Über den Autor

Peter Suddard verfügt über umfangreiche Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Herstellern im Chargenverfahren und unterstützt diese bei der Skalierung und Optimierung ihrer Betriebsabläufe. Seine Expertise liegt darin, den Erfolg der Kunden sicherzustellen und Produktverbesserungen voranzutreiben, was ihn zu einer wertvollen Ressource für Hersteller macht, die wachsen wollen. Peter ist außerdem Co-Moderator des „Better Batch“-Podcasts, in dem er Einblicke in die Optimierung von Chargenfertigungsprozessen vermittelt.