Wenn Unternehmen der Lebensmittel- und Getränkeindustrie sich mit neuer Software befassen, besteht der erste Schritt oft darin, eine Ausschreibung (Request for Proposal, RFP) zu erstellen. Zwar greifen viele zunächst auf allgemeine Vorlagen zurück, doch spiegeln diese Dokumente selten die Komplexität der Lebensmittelproduktion wider – insbesondere in Bezug auf Rückverfolgbarkeit, Ertragsmanagement und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.
Um den richtigen Technologiepartner zu finden, sollte Ihre Ausschreibung den Anbietern die Möglichkeit geben, darzulegen, wie ihre Systeme die besonderen Gegebenheiten der Lebensmittelherstellung unterstützen: Chargenproduktion, schwankende Erträge, Rückverfolgbarkeit der Zutaten und in zunehmendem Maße KI-gestütztes Datenmanagement.
Im Folgenden finden Sie wichtige Schwerpunkte und Beispielfragen, die in einer modernen Ausschreibung für Software zur Herstellung von Lebensmitteln, Fleisch und Getränken enthalten sein sollten.
1. Unterstützung für die Fertigung mit mehreren Eingängen und mehreren Ausgängen
Die Lebensmittelproduktion erfolgt nicht eins zu eins. Aus einer einzigen Charge entstehen oft mehrere Artikel in unterschiedlichen Größen oder Formaten. In Ihrer Ausschreibung sollten Sie fragen, wie das System Folgendes handhabt:
- Rezepte oder Formeln, aus denen mehrere Fertigprodukte entstehen
- Erfassung von Ausschuss, Nacharbeit und Ausbeute
- Echtzeit-Kostenberechnungen über mehrere Ausgabebereiche hinweg
Ein Safthersteller kann beispielsweise eine Charge des Produkts herstellen und diese anschließend in Einzelportionen für die Gastronomie sowie in größere Behälter für den Einzelhandel abfüllen. Ihre Software sollte jede Eingangscharge mit jeder Ausgangscharge verknüpfen, um eine lückenlose Rückverfolgbarkeit und eine genaue Kostenkalkulation zu gewährleisten.
2. Rückruf- und Rückverfolgbarkeitsfunktionen über mehrere Produktionstage hinweg
Viele Lebensmittelhersteller produzieren an einem Tag und verpacken an einem anderen. Ihre Ausschreibung sollte sicherstellen, dass das System Produktions- und Verpackungsläufe miteinander verknüpfen kann, um eine lückenlose Rückverfolgbarkeit im Falle eines Rückrufs zu gewährleisten.
Fragen Sie, wie die Software Folgendes erfasst:
- Zwischen- oder Prozesschargen, die in Endprodukten verwendet werden
- Verpackungsdaten im Vergleich zu Produktionsdaten
- Meldungen zu Rückrufaktionen aufgrund von Grundursachen, die sich über mehrere Produktionstage erstrecken
Moderne Systeme sollten es ermöglichen, Probleme wie fehlgeschlagene Qualitätskontrollen oder Allergenkontaminationen problemlos über alle verbundenen Chargen hinweg zurückzuverfolgen – ohne manuelle Abgleichung.
3. Erweiterte Unterstützung für Barcodes und Scannen
Eine effiziente Rückverfolgbarkeit hängt von der Genauigkeit der Daten ab. Verarbeitungsbetriebe setzen zunehmend GS1- und Code-128-Barcodes ein, um mehrere Datenpunkte mit einem einzigen Scan zu erfassen. In Ihrer Ausschreibung sollten Sie sicherstellen, dass Ihre Software folgende Funktionen bietet:
- Code 128- oder GS1-konforme Barcodes erstellen und lesen
- Chargennummern, Verfallsdaten und variable Gewichte mit einem einzigen Scan erfassen
- Barcode-Daten direkt in die Arbeitsabläufe für Bestandsverwaltung, Versand und Rückrufe integrieren
Dadurch wird der manuelle Erfassungsaufwand reduziert und die Rückverfolgbarkeit verbessert – insbesondere bei Produkten mit variablem Gewicht wie Fleisch, Käse und Obst und Gemüse.
4. Echtzeit-Integration zwischen Werk, Lager und Büro
Geschwindigkeit und Transparenz sind in der Lebensmittelproduktion von entscheidender Bedeutung. In Ihrer Ausschreibung sollten Sie erfragen, wie das System Echtzeitdaten aus der Produktion mit den Bereichen Lagerverwaltung, Qualitätssicherung und Vertrieb synchronisiert.
Wichtige Fragen, die berücksichtigt werden sollten:
- Können Produktionsdaten während der Herstellung der Chargen in Echtzeit erfasst werden?
- Wie geht das System mit der Bestandsübersicht um, wenn Chargen nur teilweise fertiggestellt sind?
- Kann die Software Sendungen verwalten, die vor der endgültigen Qualitätskontrolle freigegeben wurden – ohne dass die Rückverfolgbarkeit der Charge beeinträchtigt wird?
Das Ziel ist ein vernetzter Betriebsablauf, bei dem Daten automatisch fließen – man muss nicht mehr darauf warten, dass Unterlagen oder Tabellen aktualisiert werden, bevor man Produkte versenden oder die Verfügbarkeit bestätigen kann.
5. Datenkonsolidierung und Systemanbindung
Bevor Lebensmittelhersteller die Vorteile von KI oder Automatisierung nutzen können, benötigen sie eine umfassende und vernetzte Infrastruktur. Viele Verarbeitungsbetriebe stützen sich bei Produktion, Lagerverwaltung, Qualitätssicherung und Finanzen nach wie vor auf mehrere voneinander getrennte Systeme. Diese Fragmentierung schränkt die Transparenz ein, verlangsamt die Berichterstellung und macht es nahezu unmöglich, genaue Echtzeit-Einblicke zu gewinnen.
In Ihrer Ausschreibung sollten Sie untersuchen, wie potenzielle Softwareanbieter die Systemkonsolidierung und den Datenfluss angehen. Wichtige Fragen, die Sie dabei berücksichtigen sollten:
- Kann die Software Produktions-, Bestands-, Qualitäts- und Finanzdaten an einem Ort bündeln?
- Wie einfach lässt es sich in bestehende Tools wie Etikettierungs-, Wartungs- oder Logistiksysteme integrieren?
- Wird dadurch die manuelle Dateneingabe oder die Notwendigkeit mehrerer Tabellenkalkulationen vermieden?
- Wie werden Ihre Daten auf zukünftige Automatisierungs- und KI-Funktionen vorbereitet?
Wenn Daten in einer einzigen, strukturierten Umgebung gespeichert sind, erhalten Teams einen einheitlichen Überblick über die Betriebsabläufe – und schaffen damit die Grundlage für intelligentere Prognosen, Rückverfolgbarkeit und Compliance. Die Systemkonsolidierung ist nicht nur ein IT-Projekt, sondern die Voraussetzung für sinnvolle Automatisierung und zukunftsfähige Intelligenz.
6. Einhaltung von Vorschriften und Datensicherheit
Angesichts immer strengerer Vorschriften sollte Ihre Ausschreibung auch die Themen Compliance und Datenmanagement behandeln:
- Entspricht das System den Anforderungen der FDA, der CFIA oder des SQF?
- Wie werden Prüfpfade und die digitale Aktenführung gehandhabt?
- Welche Sicherheitsprotokolle gibt es zum Schutz von Produktions- und Lieferantendaten?
Halten Sie Ausschau nach Systemen, die die Berichterstattung zur Einhaltung von Vorschriften vereinfachen und klare, automatisierte Rückverfolgbarkeitsnachweise für jeden Inhaltsstoff und jede Charge liefern.
Abschließende Gedanken
Eine gut konzipierte Ausschreibung geht über das bloße Abhaken von Kriterien hinaus – sie hilft Ihnen dabei, einen Partner zu finden, der versteht, wie die Lebensmittelproduktion tatsächlich funktioniert. Die richtige Software sollte Ihr Werk, Ihre Mitarbeiter und Ihre Prozesse miteinander vernetzen und sich gleichzeitig an zukünftige Technologien wie KI und Predictive Analytics anpassen.
Indem sie von Anfang an die richtigen Fragen stellen, können Lebensmittel- und Getränkehersteller sicher sein, die richtigen Lösungen auszuwählen, die für Transparenz, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und langfristiges Wachstum sorgen.
