Wenn Ihr ERP-Anbieter seine Software ordnungsgemäß entwickelt hat und Sie im Zuge der Weiterentwicklung Ihres Unternehmens von neuen Funktionen profitieren konnten, herzlichen Glückwunsch. Sie gehören zu den Glücklichen. Die meisten Unternehmen mit einem veralteten ERP-System stoßen jedoch zunehmend auf Probleme und sind immer stärker auf Notlösungen, Tabellenkalkulationen und Anwendungen von Drittanbietern angewiesen.
Gleichzeitig reagiert das Support-Team des Anbieters immer langsamer auf Support-Anfragen und entschuldigt sich zunehmend, während Ihr Unternehmen durch die mittlerweile veraltete Software behindert wird.
Im vergangenen Jahr prognostizierte das Marktforschungsunternehmen Gartner einen Anstieg der ERP-Investitionen, da immer mehr Hersteller darauf drängen, veraltete ERP-Systeme zu modernisieren und zu ersetzen. Eine der wichtigsten Initiativen ist die Modernisierung von ERP-Systemen, um kritische Geschäftsfunktionen zu stärken und die Geschäftsabläufe zu beschleunigen. Dazu gehören robustere Systeme und plattformübergreifende Datenintegrationen1.
Die Umstellung auf ein neues ERP-System ist keine Kleinigkeit und kann mit hohen Kosten verbunden sein. Das Sprichwort „Was nicht kaputt ist, muss man nicht reparieren“ trifft sicherlich auf viele ansonsten zukunftsorientierte Unternehmen zu. Diese Unternehmen nehmen weiterhin veraltete Software und schlechten Service in Kauf, da sich ihre Mitarbeiter an die kleinen Macken der Software gewöhnt haben und sich gegen Veränderungen sträuben2.
Wenn Sie immer mehr Zeit damit verbringen, Ihre Altsoftware dazu zu bringen, Dinge zu tun, für die sie nicht ausgelegt ist, oder wenn Sie ständig auf Workarounds zurückgreifen, ist es möglicherweise an der Zeit, über einen Austausch Ihres ERP-Systems nachzudenken. Durch die Nutzung eines veralteten Systems gefährden Sie die Unternehmensproduktivität, die IT-Sicherheit und die allgemeine Kundenzufriedenheit.
Wann ist es also an der Zeit, ernsthaft über ein neues ERP-System nachzudenken?
Hier sind fünf Anzeichen dafür, dass es soweit ist:
1. Your vendor no longer supports your ERP software
Software vendors are under intense pressure to keep their applications competitive. Often, this means wholesale transitions to a new underlying platform or a complete end-of-life (EOL) of your version of their software. As a result, they set a date after which they will no longer offer support, updates and patches on the legacy software that allow it to run its best and respond to evolving security threats. While the product may still work for you on a day-to-day basis, the lack of incremental improvements will eventually cause problems. For example, if you just bought new hardware, like a laptop, and cannot load the ERP, that’s a sure sign you may need to make a change.3
2. Your ERP software doesn’t offer real-time visibility into your sales, manufacturing processes and supply chain
If your current ERP lacks real-time visibility into your inventory or manufacturing processes or if you can’t view data at every stage in your supply chain in real time, it’s time to upgrade or replace your ERP. The best software lets you easily access this critical information to make informed decisions.
Contemporary ERP is delivered as software-as-a-service (SaaS) and is cloud-based software, providing complete business visibility and a seamless transition experience from the office, home, and on your mobile devices. Cloud-based ERP systems are accessed via the internet, allowing your staff to 24/7 access on any mobile device.
Your ERP should also integrate well with third-party systems, such as CRM or accounting. You don’t want your staff trying to manage multiple systems and re-entering the same data multiple times. This can lead to errors and lots of time wasted. Look for ERP software with a flexible Application Programming Interface (API) that lets your team tap into third-party tools to work more efficiently and provide better customer service.
From a compliance perspective and depending on your industry, outdated ERP can put sensitive customer or business data at risk. Look for ERP solutions with built-in information security standards and functionality to meet your industry’s specific regulatory compliance requirements.
3. It’s becoming increasingly difficult to find qualified business systems and technical talent to support your legacy solutions
The inability to find and attract the right kind of talent to support your legacy solution is another key indicator that it may be time for a change. With technology evolving at an unprecedented pace, it can be challenging for your team to keep up with these changes and maintain the professional certifications they need to properly support these systems. Keep in mind that as you struggle to keep your old ERP running, your competition may have already invested and deployed software that doesn’t require this extra effort, giving them a competitive edge.
4. Dated user interfaces and user experiences create employee recruitment, onboarding, and retention challenges
The team you have using and maintaining your current ERP will not be around forever. If they retire or leave the company, you can spend a long time picking up the pieces and dealing with the fallout. New software provides greater access to more people, helping you weather workforce changes with greater ease.
Technology is supposed to make life easier. When it stops achieving that goal, it’s time to make a switch. If you’re fortunate enough to attract new employees, it’s likely that they’ll become frustrated with the software. This can lead to higher staff turnover and difficulty in attracting the next generation of savvy workers who expect newer, user-friendly applications. The best ERP solutions meet these needs.
5. Your ERP system runs on your on-premises server, requiring internal IT resources and risking catastrophic data loss
If your legacy ERP is running on a server in your on-premises computer room and the server malfunctions, you risk catastrophic data loss. On-prem computing also requires internal IT resources to secure, manage and maintain the hardware.
Cloud-based software is faster to implement and doesn’t require in-house IT resources. These systems enhance data security and disaster recovery and provide for rapid updates and upgrades to keep the ERP software up to date. In 2022 and 2023, Gartner estimates that half or more of manufacturers will have ERP remotely deployed, that ERP will be cloud based, and “ERP mega vendor” customers will look at adding to or replacing those monolithic ERP implementations.
Beyond 24/7 availability, the potential benefits of the cloud-based ERP software are enormous. If your current network is self-contained in an on-premises computer room, you’re running the equivalent of your own generator. And with that comes a load of responsibility. Generators malfunction, require fuel, servicing, and possibly additional purchase/installation if demand rises.
Cloud-based ERP eliminates all these responsibilities because cloud providers are responsible for maintenance, infrastructure, and repair, and for meeting surges in demand to ensure service is reliable. That means no more worrying about power outages, hardware failures, offsite backup, and warranty maintenance fees.
Additionally, you eliminate the fees associated with operating system licensing. Cloud-based solutions reduce capital expenses and deployment fees, replacing them with a predictable, budgeted operational expense. Hardware, power, and software costs, along with setup, support, maintenance, and downtime, are cut. Location flexibility and business continuity are also gained, leading to overall savings. As more services are moved to the cloud, more savings are realized through reduced on-premises hardware management.
Fazit
Die Entscheidung für eine neue ERP-Lösung fällt nie leicht. Wenn Sie jedoch auf die Probleme eingehen, die von Mitarbeitern angesprochen werden, die regelmäßig mit der Altsoftware arbeiten, und Ihre aktuelle Software anhand der von uns skizzierten Veränderungsindikatoren bewerten, fällt die Entscheidung etwas leichter.
Sie sollten den ERP-Bewertungsprozess damit beginnen, Ihre geschäftlichen Prioritäten zu ermitteln. Eine sorgfältige Abwägung sowohl Ihrer Unternehmensprioritäten als auch der Frage, inwieweit die verfügbaren ERP-Lösungen diese sowohl jetzt als auch langfristig unterstützen können, wird Ihnen helfen, die richtige Entscheidung bezüglich der Modernisierung Ihrer ERP-Software zu treffen.
ERP-Software sollte dazu beitragen, dass Ihr Unternehmen effizient läuft, das Serviceniveau für Ihre Kunden maximiert und die Rentabilität steigert. Die tatsächlichen Kosten, die entstehen, wenn Sie sich weiterhin einfach mit Ihrer veralteten, alten ERP-Software „begnügen“, können erhebliche negative Auswirkungen haben. Warten Sie nicht zu lange, um diese wichtige Entscheidung zu treffen.
