Gerir um armazém eficiente significa otimizar todos os procedimentos diários. Uma vez que os custos com mão-de-obra, por si só, podem representar a maior parte do orçamento de um armazém, a racionalização das tarefas comuns pode desempenhar um papel crucial na redução de custos.
Uma oportunidade comum, mas por vezes negligenciada, para a otimização do armazém é o processo de receção. Embora não existam duas entregas de carga idênticas, os procedimentos padronizados e os elementos comuns ao longo de todo o processo de receção podem ajudar a garantir que as mercadorias cheguem de forma precisa e rápida.
O que é o processo de receção no armazém?
O processo de receção no armazém consiste no conjunto de procedimentos e tarefas envolvidos na aceitação, verificação e registo das remessas recebidas. Normalmente, inclui a descarga das entregas, a inspeção da carga para detetar danos ou discrepâncias e a verificação de que os artigos correspondem às ordens de compra. Este processo é fundamental para manter a precisão do inventário, minimizar atrasos e otimizar as operações gerais do armazém.
Quais são as etapas envolvidas nos procedimentos de receção no armazém?
Uma receção eficaz no armazém segue uma série de etapas bem definidas. Estas etapas incluem:
Passo 1: Descarregamento das remessas
À medida que os camiões chegam ao armazém, os trabalhadores descarregam as remessas. Esta etapa deve ser coordenada de forma a evitar engarrafamentos e a garantir que a carga seja manuseada com cuidado, para evitar danos.
Passo 2: Verificação da exatidão da remessa
Isto implica a verificação cruzada das mercadorias recebidas com as ordens de compra e as faturas, para confirmar se os artigos, as quantidades e as condições corretas foram cumpridos. Quaisquer discrepâncias, tais como artigos em falta ou incorretos, devem ser documentadas imediatamente.
Passo 3: Inspeção das mercadorias
Durante o processo de receção, as mercadorias devem ser verificadas para detetar quaisquer sinais de danos ou defeitos. Esta etapa garante que os produtos com defeito ou danificados sejam tratados antes de serem incorporados no inventário.
Passo 5: Atualização do inventário
Após a inspeção, o stock é registado no sistema de gestão de inventário do armazém, recorrendo frequentemente a códigos de barras ou etiquetas RFID para garantir a precisão. Esta etapa atualiza os níveis de stock do armazém, tornando os artigos disponíveis para o processamento das encomendas.
Passo 6: Armazenamento de artigos
Por fim, as mercadorias verificadas são transferidas para as respetivas áreas de armazenamento, quer em estantes quer em prateleiras, de modo a garantir um acesso fácil quando necessário para a recolha e embalagem.
Erros comuns que as empresas cometem na receção de mercadorias no armazém
Mesmo as equipas de armazém mais experientes podem cair em erros comuns durante o processo de receção. Alguns desses erros incluem:
- Falta de preparação: Não se preparar para as remessas que vão chegar pode levar a ineficiências. Sem um processo de pré-receção em vigor, os artigos podem acumular-se, causando atrasos no resto da operação.
- Omissão de inspeções: A falta de uma inspeção minuciosa das remessas à chegada aumenta o risco de aceitar mercadorias danificadas ou incorretas, o que pode causar imprecisões no inventário e insatisfação dos clientes mais tarde.
- Utilização ineficiente da tecnologia: Não tirar partido das ferramentas disponíveis, como leitores de códigos de barras ou RFID, pode atrasar o processo de receção e levar a erros na introdução de dados que podem afetar todo o fluxo de trabalho do armazém.
Vantagens de otimizar o processo de receção no armazém
A otimização do processo de receção no armazém pode trazer vantagens significativas para a sua empresa, incluindo:
Maior precisão
A redução do erro humano na contagem e verificação das remessas garante que os níveis de stock se mantenham precisos, evitando a falta de stock ou o excesso de stock.
Prazos de entrega mais rápidos
Os processos simplificados permitem uma receção e armazenamento mais rápidos das mercadorias, o que melhora a eficiência operacional global e reduz os atrasos no processamento das encomendas.
Poupança de custos
A utilização eficiente da mão-de-obra e dos recursos no processo de receção reduz os custos operacionais, incluindo as despesas com pessoal e as potenciais perdas decorrentes de remessas danificadas ou incorretas.
Melhor gestão de stock
Ao atualizar imediatamente o seu sistema de inventário com dados precisos, terá informações em tempo real sobre os níveis de stock, melhorando a previsão da procura e as decisões relativas à reposição de stock.
Como melhorar o processo de receção no armazém
Eis três formas essenciais de melhorar o processo de receção no armazém:
1. Estabelecer um procedimento de pré-receção no armazém de elevada qualidade
A otimização do processo de receção começa muito antes de o primeiro camião chegar à doca. Sempre que possível, certifique-se de que comunica requisitos de receção claros aos expedidores e fornecedores.
Tenha em conta todos os aspetos, desde os procedimentos de descarga da carga até aos requisitos de embalagem. Isto inclui as informações nas etiquetas ou as dimensões aceitáveis das embalagens, garantindo que os artigos estejam prontos para serem movimentados e organizados de forma rápida à chegada.
A criação de um sistema de registo de entrada para artigos recebidos, recorrendo à etiquetagem com códigos de barras, pode contribuir para uma gestão eficaz do inventário. Com o recurso às mais recentes tecnologias de armazém, os leitores de códigos de barras ou os dispositivos móveis de leitura de códigos de barras permitem confirmar as informações com precisão. Além disso, é possível carregar automaticamente os dados para o seu ERP ou outros sistemas de back-end. Isto elimina a introdução manual de dados, que é demorada e propensa a erros.
2. Contratar o número adequado de trabalhadores para a receção no armazém
Ter o número adequado de funcionários no local pode ter um impacto significativo nos resultados financeiros de um armazém. Com base na quantidade de mercadorias cuja chegada está prevista para um determinado dia, certifique-se de que estará disponível o número adequado de funcionários para ajudar. Isto inclui aqueles com certificação para conduzir empilhadores, se necessário.
Para garantir que o processo de armazenamento seja o mais produtivo possível, os colaboradores também terão de saber como e onde armazenar os artigos. Para aumentar a eficiência, poderá definir tarefas de armazém com base na localização, no estado e nas capacidades dos colaboradores.
Além disso, considere a possibilidade de criar tarefas com base na prioridade, no nível de segurança, nas zonas de trabalho ou nos requisitos de equipamento. Um sistema abrangente de gestão de armazéns (WMS) pode tornar este processo mais eficiente. O WMS adequado pode interligar as comunicações e os dados em tempo real para elaborar ordens de trabalho eficientes e garantir que os artigos sejam armazenados no local correto.
3. Inspecionar o stock de forma adequada e minuciosa à chegada
Realizar uma verificação minuciosa das mercadorias recebidas pode ajudar a evitar problemas futuros e a reduzir custos. Ao contar as mercadorias recebidas, esteja atento a produtos danificados, artigos incorretos ou qualquer coisa que possa ter sido mal etiquetada.
A utilização de códigos de barras ou de etiquetas RFID pode agilizar significativamente este processo. Este software garante que os trabalhadores dispõem das melhores ferramentas para realizar uma contagem de inventário completa e precisa. Sem terem de recorrer a métodos de contagem manuais, os trabalhadores do armazém podem verificar remessas, números de série e muito mais, com uma margem de erro reduzida.
4. Criar um processo padronizado de controlo de qualidade
Uma parte fundamental da melhoria do processo de receção no armazém consiste na implementação de um processo de controlo de qualidade padronizado. Garantir que os produtos recebidos cumprem os seus padrões de qualidade antes de serem armazenados pode evitar problemas dispendiosos mais à frente.
À chegada, as remessas devem ser submetidas a uma inspeção visual para verificar se existem mercadorias danificadas ou defeitos na embalagem. Os colaboradores podem utilizar dispositivos móveis de leitura ótica para comparar o conteúdo da remessa com a ordem de compra original e garantir que foram entregues os artigos e as quantidades corretas. Um processo padronizado deve também incluir etapas claramente definidas para documentar discrepâncias ou mercadorias danificadas, o que permite uma resolução rápida com os fornecedores.
Esta abordagem não só reduz o risco de erros, como também ajuda a manter a integridade do inventário, evitando futuras rupturas de stock ou devoluções dispendiosas.
5. Formar os colaboradores em várias funções para garantir flexibilidade
Para garantir o bom funcionamento do processo de receção, é importante dispor de uma força de trabalho flexível. A formação cruzada dos colaboradores em várias tarefas do processo de receção pode ajudar a garantir que as operações não fiquem paralisadas devido à falta de pessoal ou a estrangulamentos.
Quando os colaboradores têm conhecimentos sobre diferentes tarefas — desde a descarga de camiões até ao processamento do inventário —, podem intervir e colmatar lacunas sempre que necessário. Os colaboradores com formação multidisciplinar podem ajudar a evitar atrasos no processo de receção e a manter os fluxos de trabalho fluidos, mesmo em períodos de pico ou quando a carga de trabalho varia.
Além disso, a formação interdepartamental promove uma melhor compreensão do funcionamento global do armazém, melhorando a comunicação e o trabalho em equipa entre os departamentos. Ao investir na formação interdepartamental, irá criar uma força de trabalho mais resiliente e adaptável, o que é fundamental para otimizar o processo de receção.
6. Tirar partido de um Sistema de Gestão de Armazéns (WMS)
A implementação de um Sistema de Gestão de Armazéns (WMS) pode melhorar drasticamente a eficiência e a precisão do processo de receção do seu armazém. Um WMS ajuda a automatizar tarefas essenciais, tais como o acompanhamento das remessas recebidas, a otimização dos procedimentos de armazenamento e a monitorização dos níveis de stock em tempo real.
A utilização de um WMS permite-lhe acompanhar os produtos assim que estes entram nas instalações, integrando tecnologia de códigos de barras ou RFID para uma leitura rápida e precisa. Isto ajuda a garantir que os artigos são registados corretamente no sistema de inventário sem necessidade de introdução manual de dados, reduzindo o risco de erro humano.
Um WMS também pode otimizar todo o processo, atribuindo tarefas aos trabalhadores com base na sua localização, competências ou disponibilidade de equipamento. Os dados em tempo real permitem-lhe ajustar a distribuição da mão-de-obra para ajudar a garantir que são mobilizados os recursos adequados e manter a eficiência do processo de receção. Ao integrar totalmente a tecnologia WMS nas operações do seu armazém, não só irá acelerar a receção, como também melhorar a precisão, minimizar erros e aumentar a produtividade global.
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