Casi todo en nuestro mundo se ha digitalizado en mayor o menor medida. Los periódicos ahora son digitales, los libros son libros electrónicos y las cartas son correos electrónicos. Lo mismo ocurre con las instrucciones de trabajo, a las que ahora se denomina «instrucciones de trabajo digitales».
En términos sencillos, las instrucciones de trabajo digitales son versiones electrónicas de guías paso a paso o manuales que proporcionan información sobre cómo realizar una tarea o un proceso concreto. Suelen presentarse en formato digital, como un archivo PDF, un archivo de MS Word, una página web o una aplicación móvil. Las personas que necesitan estas instrucciones pueden consultarlas en sus dispositivos móviles, dispositivos wearables u ordenadores de sobremesa.
Sigue leyendo para conocer una guía sobre las ventajas y los casos de uso de las instrucciones de trabajo digitales.
- Componentes de las instrucciones de trabajo digitales
- Ventajas de las instrucciones de trabajo digitales
- Casos de uso de las instrucciones de trabajo digitales
- Buenas prácticas para el uso de instrucciones de trabajo digitales
- Instrucciones de trabajo digitales y software para trabajadores conectados
Componentes de las instrucciones de trabajo digitales
Todas las instrucciones de trabajo digitales cuentan con elementos específicos que facilitan su comprensión y su aplicación. A continuación se enumeran algunos de los más habituales.
Formato
El formato se refiere a la forma en que se presentan las instrucciones de trabajo digitales. La estructura estándar de las instrucciones de trabajo digitales es la siguiente:
- Título: El nombre de la instrucción de trabajo.
- Introducción: Finalidad y objetivo de la instrucción de trabajo.
- Materiales necesarios: La lista de herramientas o equipos necesarios para realizar la tarea.
- Pasos: Los pasos secuenciales necesarios para completar la tarea.
- Imágenes o vídeos: recursos visuales que ayudan a comprender mejor las instrucciones.
- Solución de problemas: Posibles problemas que pueden surgir y cómo solucionarlos.
Las buenas instrucciones digitales tienen un formato fácil de usar, sin una estructura ni un lenguaje complejos que puedan confundir al usuario.
Características
Las características de las instrucciones de trabajo digitales varían en función de la plataforma o el software elegidos. No obstante, algunas características estándar pueden incluir:
- Elementos interactivos, como botones en los que se puede hacer clic e hipervínculos
- Compatibilidad multimedia con imágenes, vídeos y animaciones
- Fácil acceso a recursos y enlaces externos para obtener más ayuda
- Función de búsqueda para una navegación rápida
- Opciones personalizables para adaptar el contenido a tus preferencias o en diferentes idiomas
Accesibilidad/Movilidad
Dado que las instrucciones de trabajo digitales están destinadas a ser utilizadas por diferentes partes interesadas, deben ser accesibles. Por ejemplo, las instrucciones deben ser compatibles con distintos dispositivos, como ordenadores de sobremesa, portátiles, tabletas y teléfonos inteligentes.
Además, deben ser accesibles para usuarios con discapacidades, como problemas de visión o de audición. Asimismo, deben poder utilizarse sin conexión a Internet, tanto para el teletrabajo como en caso de conexión limitada a Internet.
Integraciones tecnológicas
La integración de las instrucciones de trabajo digitales con otras herramientas tecnológicas puede mejorar la eficiencia y agilizar los procesos. Por ejemplo, las instrucciones digitales pueden integrarse con un software de gestión de proyectos para asignar tareas y realizar un seguimiento del progreso.
Del mismo modo, la integración con plataformas de comunicación puede facilitar la colaboración en tiempo real. Un buen ejemplo sería la integración con una herramienta como Slack, que permitiría a los usuarios comentar determinados procedimientos dentro de las instrucciones y pedir ayuda en caso necesario.
Ventajas de las instrucciones de trabajo digitales
Las instrucciones de trabajo digitales ofrecen numerosas ventajas. A continuación, vamos a ver algunas de ellas.
Instrucciones y orientaciones claras
La ventaja más fundamental de las instrucciones de trabajo digitales es que ofrecen una guía clara y concisa para la realización de las tareas. Dependiendo de lo que mejor se adapte a tu equipo, puedes adaptar el formato para incluir listas de comprobación o procedimientos paso a paso.
Actualizaciones en tiempo real/Control de versiones
Las aplicaciones de software de instrucciones digitales suelen permitir actualizaciones en tiempo real, lo que significa que los cambios realizados en las instrucciones están disponibles de inmediato para todos los usuarios.
Del mismo modo, el control de versiones garantiza que todos estén al corriente. Solo los usuarios autorizados pueden crear instrucciones de trabajo digitales o realizar cambios en ellas. Esto resulta mucho más eficiente que las instrucciones verbales o las versiones tradicionales en papel, que son complicadas de actualizar.
Aumento general de la eficiencia y la productividad
En conjunto, todas estas ventajas se traducen, en última instancia, en un aumento de la productividad. Además, los conocimientos acumulados, que antes estaban limitados a unos pocos empleados clave, ahora están al alcance de todos, lo que permite mejorar la eficiencia en todos los ámbitos.
Casos de uso de las instrucciones de trabajo digitales
Los casos de uso de las instrucciones de trabajo digitales varían según el sector, comola industria manufacturera, el sector tecnológico, el comercio minorista, la sanidad, etc. A continuación se enumeran algunos casos de uso habituales.
Integración de flujos de trabajo
Las instrucciones de trabajo digitales pasan a formar parte del flujo de trabajo en la planta de producción cuando se integran con diferentes aplicaciones de software. Esto significa que, una vez que los trabajadores completan una tarea, el sistema actualiza automáticamente su estado y pasa al siguiente paso.
Dado que todo esto ocurre en tiempo real, no es necesario introducir los datos manualmente ni esperar a que los supervisores validen las tareas completadas.
Compromiso de los empleados
La experiencia de los empleados es tan importante como la experiencia del cliente. Cuanto más satisfechos estén tus empleados, mayor será la tasa de retención.
¿Qué mejor manera de mejorar la experiencia laboral que utilizar soluciones de instrucciones de trabajo que proporcionan toda la información necesaria en un único lugar? Los empleados ya no tienen que buscar manuales ni pedir ayuda a sus compañeros. En cambio, todo lo que necesitan está a solo un clic de distancia.
Mejora continua
Siempre hay margen de mejora, y las instrucciones de trabajo digitales pueden ayudar a identificar las áreas que requieren atención. Las empresas pueden analizar los datos recopilados a partir de las interacciones de los usuarios con las instrucciones para detectar cuellos de botella y optimizar los procesos. Cualquier comentario que se recabe de los empleados puede ayudar a ajustar las instrucciones para lograr una eficiencia óptima. Además, mejora la productividad y permite ahorrar costes.
Seguridad
Unas instrucciones de trabajo bien redactadas y precisas son fundamentales para garantizar la seguridad de los trabajadores. Por ejemplo, en sectores potencialmente peligrosos, como el del petróleo y el gas o la construcción, las instrucciones digitales pueden velar por la seguridad de los trabajadores al proporcionar procedimientos y protocolos de seguridad detallados. También pueden incluir recursos visuales, como diagramas o vídeos, para explicar tareas complejas.
Operaciones y mantenimiento
Cada sector cuenta con determinadas operaciones y áreas que requieren un mantenimiento continuo. Las instrucciones de trabajo digitales sirven de guía para estas tareas. Los empleados pueden seguir las instrucciones estándar para garantizar que las operaciones de la empresa funcionen siempre correctamente.
Formación y desarrollo profesional
La comunicación verbal de los procesos y procedimientos puede dar lugar fácilmente a malentendidos, lo que provoca errores. Las instrucciones de trabajo digitales ofrecen pasos claros y concisos que son fáciles de seguir, lo que reduce la probabilidad de que se produzcan errores y accidentes. La posibilidad de actualizar las instrucciones sin problemas también garantiza que todos los empleados sigan las mismas instrucciones actualizadas, lo que asegura la coherencia y la calidad en toda la plantilla.
El software de instrucciones de trabajo digitales también facilita enormemente la incorporación y la formación. Sus guías paso a paso, sus ayudas visuales y sus funciones interactivas facilitan que los nuevos empleados aprendan los procedimientos rápidamente. Imaginemos que eres jefe de obra y quieres actualizar un proceso. En lugar de transmitir esta información verbalmente a más de 100 empleados en la obra, basta con que actualices las instrucciones de trabajo digitales, y la información llegará a quienes la necesitan, lo que ahorra tiempo y les ayuda a realizar sus tareas de forma más eficiente.
Buenas prácticas para el uso de instrucciones de trabajo digitales
No basta con incorporar instrucciones digitales en tu flujo de trabajo. También debes asegurarte de que se utilicen de forma eficaz. Las siguientes prácticas te ayudarán:
- Control de calidad: Disponer deun proceso de control de calidad para garantizar que las instrucciones de trabajo sean precisas y estén actualizadas.
- Auditorías periódicas:Es posible que algunasinstrucciones queden obsoletas con el tiempo o que se introduzcan nuevos procedimientos. Las auditorías periódicas ayudan a mantener las instrucciones actualizadas.
- Comentarios de los usuarios: Anima a los empleados a que den su opinión sobre las instrucciones y utiliza estos comentarios para introducir mejoras cuando sea necesario.
Instrucciones de trabajo digitales y software para trabajadores conectados
Hemos constatado que las instrucciones de trabajo digitales impulsan la mejora continua. Además, ahorran tiempo y mejoran la colaboración en toda la organización.
Lo único que une todos estos beneficios es un software adecuado, como «Connected Worker» de Parsable, una solución de digitalización para el personal de primera línea que ayuda a:
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