PERFIL DO CLIENTE
Em Twin Falls, Idaho, a Canyonside fabrica suplementos alimentares personalizados em formato de pó, cápsulas e líquido há mais de 30 anos. 543 SKUs (matérias-primas, componentes, embalagens) 65 formulações 35 colaboradores
DESAFIOS
Certificação CGMP obrigatória Dificuldade em acompanhar e rastrear dados Conversões manuais de densidade demoradas e propensas a erros Verificação de substituições complexa e demorada Falta de dados relativos ao custo das mercadorias vendidas Dificuldade em preparar-se para auditorias
SOLUÇÃO
Controlo de lotes e gestão de inventário da Mar-Kov
RESULTADOS
Certificação CGMP em andamento Acesso imediato a dados rastreáveis e verificáveis Conversões de densidade rápidas, automatizadas e 100% precisas Verificação simples e imediata de substituições Informações críticas sobre o negócio com o custo das mercadorias vendidas Pronto para auditoria de forma fácil e rápida
O CRESCIMENTO FUTURO DA CANYONSIDE DEPENDE da certificação CGMP, uma vez que retalhistas como a Amazon, o Walmart, a Costco e a Walgreens agora a exigem.
«Precisávamos de dados rastreáveis, verificáveis e precisos, bem como de Procedimentos Operacionais Padrão (POP), para obtermos a certificação das Boas Práticas de Fabrico Atuais (CGMP), uma vez que até 90 % das nossas vendas a exigirão – a Mar-Kov está a ajudar-nos a concretizar esse objetivo», afirma Tom Atkin, diretor da cadeia de abastecimento da Canyonside Labs. «Assim que obtivermos a certificação CGMP, poderemos atrair novos clientes e fabricar produtos que exijam essa certificação para os clientes existentes.»
A certificação CGMP, exigida pela Administração de Alimentos e Medicamentos dos EUA (FDA), era a única via a seguir para a Canyonside. Mais do que nunca, os principais clientes da Canyonside e os seus futuros clientes vendem a retalhistas que exigem a certificação CGMP.
«As BPF são um tema muito em voga no que diz respeito à regulamentação e ao marketing — ninguém quer que os seus produtos sejam rejeitados ou sinalizados pela Amazon ou por qualquer outro retalhista», afirma Tom
«As BPF são um tema muito em voga no que diz respeito à regulamentação e ao marketing — ninguém quer que os seus produtos sejam rejeitados ou sinalizados pela Amazon ou por qualquer outro retalhista», afirma Tom
Tom Atkin
Diretor da cadeia de abastecimento, Canyonside Labs
DADOS PRECISOS, PROCEDIMENTOS OPERACIONAIS PADRÃO REPETÍVEIS
No que diz respeito às BPF, a Canyonside precisava de acesso imediato a dados precisos e atualizados (inventário, custos, formulação). A empresa também tinha de comprovar que os operadores e os colaboradores da linha de produção cumpriam sempre os seus POC. Os colaboradores reconhecem que o cumprimento é obrigatório, uma vez que a Mar-Kov emite «paragens» caso os colaboradores omitam um passo. Por exemplo, a Mar-Kov verifica se os ingredientes ultrapassaram as suas datas de validade ou de reanálise. Caso contrário, os colaboradores não podem avançar para a fase seguinte.
«O Mar-Kov serve de reforço e lembrete para os colaboradores que possam estar mais concentrados em concluir as tarefas que lhes foram atribuídas do que em verificar cuidadosamente tudo o que fazem», afirma Tom. «É também muito útil do ponto de vista das Boas Práticas de Fabrico de Medicamentos (CGMP).»
CONVERSÃO DE DENSIDADE – TÃO SIMPLES, TÃO IMPORTANTE
Mesmo antes de os requisitos das BPF terem motivado a mudança para a Mar-Kov, a nova equipa de gestão da Canyonside já sabia que os sistemas dos anteriores proprietários eram problemáticos. Depois de trabalharem com esses sistemas, os gestores perceberam que estavam desatualizados e que não conseguiam integrar todos os aspetos do negócio – aprovisionamento, controlo de inventário, mistura e combinação, encapsulamento, produção de produtos acabados e expedição.
Embora a Canyonside tivesse avaliado várias plataformas, não tinha encontrado nenhuma que satisfizesse as suas necessidades. Um químico e formulador da Canyonside recomendou a Mar-Kov devido às suas inúmeras funcionalidades, em particular a conversão de densidade.
«A funcionalidade de conversão de densidade e unidades do Mar-Kov foi o que realmente nos convenceu, porque, todos os dias, os nossos colaboradores tinham de calcular manualmente centenas de conversões de densidade e unidades», afirma Tom.
O cálculo da densidade em relação ao peso é simples. Mas, segundo a experiência da Canyonside, nenhuma outra plataforma ou software o realiza de forma tão simples e precisa como o Mar-Kov. Na verdade, algumas nem sequer oferecem a conversão de densidade.
«Graças ao cálculo da densidade da Mar-Kov, as nossas compras, o nosso inventário e as nossas receitas são sempre precisos», afirma Tom.
Os utilizadores introduzem a gravidade específica ou a densidade do ingrediente e o Mar-Kov converte o volume em massa. O Mar-Kov poupa tempo e elimina os erros decorrentes do cálculo manual da densidade. Antes do Mar-Kov, os colaboradores gastavam demasiado tempo a ajustar o custo das mercadorias vendidas e a atribuí-las a desperdícios ou perdas gerais.
«O nosso inventário e as nossas receitas estão corretos porque a Mar-Kov trata de tudo», afirma Tom. «Sabemos se o produto está em stock, a quantidade que temos e a data de validade.»
Além disso, o Mar-Kov converte automaticamente todos os tipos de unidades de medida de peso e volume, por exemplo, quilogramas, gramas, litros, libras, galões e até moles. Consequentemente, a Canyonside encomenda os ingredientes nas unidades de medida escolhidas pelos fornecedores, para garantir que as ordens de compra e o inventário estejam corretos.
VERIFICAÇÃO IMEDIATA DE SUBSTITUIÇÕES
A certificação CGMP exige também a rastreabilidade e a identificabilidade dos ingredientes – e a Mar-Kov cumpre esses requisitos. Atribui a cada ingrediente um Número de Identificação de Matéria-Prima (RMID) único. Não importa quantas combinações de fornecedores/fabricantes estejam associadas a esse ingrediente.
Antes da Mar-Kov, os sistemas da Canyonside atribuíam um RMID a cada ingrediente e a cada combinação de fornecedor/fabricante. Mais de 20 % das matérias-primas da Canyonside tinham pelo menos dois RMIDs aprovados e algumas chegavam a ter até cinco RMIDs. Se o ingrediente especificado na fórmula não estivesse disponível, os misturadores, os gestores e até mesmo os compradores passavam horas a tentar descobrir quais as substituições que tinham sido aprovadas.
«A Mar-Kov torna tudo incrivelmente simples para nós – um número por ingrediente», afirma Tom. «No passado, as substituições eram incrivelmente confusas – um pesadelo que, por vezes, paralisava a produção e atrasava as entregas.»
GESTÃO DAS MARGENS ATRAVÉS DA ANÁLISE DE DADOS
A Canyonside também utiliza esses dados precisos e atempados para compreender e gerir melhor as margens. A Mar-Kov monitoriza a mão-de-obra direta, os rendimentos das receitas e os materiais perdidos entre a fase de mistura e a de encapsulamento.
Será que a máquina precisa de ser reconfigurada, submetida a manutenção ou substituída? Os operadores precisam de mais formação ou apoio? É possível aumentar as margens de lucro de um produto através da redução de custos ou é necessário um aumento de preço? Que produtos e clientes vale a pena manter? Deverão determinados produtos ser retirados do mercado? Que tipo de clientes vale a pena procurar?
«O Mar-Kov ajuda-nos a perceber qual é a nossa rentabilidade e como melhorar as margens», afirma Tom.
Ainda antes de a Canyonside ter integrado as suas balanças, a Mar-Kov descobriu que um ingrediente essencial estava 30 % abaixo da quantidade necessária e identificou a causa principal.
«A Mar-Kov evitou um erro potencialmente devastador e mostrou-nos o que o provocou», afirma Tom. «Para resolvermos o problema por nossa conta, teríamos de verificar fisicamente cada saco de ingredientes — uma tarefa praticamente impossível.»
SEMPRE PRONTO PARA A AUDITORIA
Quando a FDA tomou conhecimento de que a Canyonside estava a funcionar como uma nova empresa com proprietários diferentes, foi necessária a realização de uma auditoria.
«O auditor da FDA ficou impressionado com a nossa atitude proativa e com o esforço que dedicámos para garantir a conformidade», afirma Tom. «A Mar-Kov teve um papel fundamental nisso.»
À medida que a Canyonside olha para além das auditorias de certificação CGMP, a empresa sabe que a Mar-Kov proporciona acesso imediato aos relatórios e dados precisos, monitorizáveis e rastreáveis que os diferentes auditores esperam.
«Estaremos prontos – graças ao Mar-Kov», diz o Tom.
PREÇO ACESSÍVEL, FUNCIONALIDADES AVANÇADAS
A Canyonside continua a valorizar as inúmeras funcionalidades da Mar-Kov, bem como a sua acessibilidade. Apenas 30% dos colaboradores da Canyonside são utilizadores simultâneos, pelo que o modelo de preços por utilizador simultâneo da Mar-Kov proporcionou poupanças significativas em comparação com os modelos por colaborador.
«Os concorrentes ofereciam menos funcionalidades e custavam até 350 % mais», afirma Tom, que refere que o responsável pelo engarrafamento da Canyonside, apesar de ter receio da tecnologia, aceitou de bom grado o Mar-Kov devido à sua grande facilidade de utilização.
