PROFIL DU CLIENT
À Twin Falls, dans l'Idaho, Canyonside fabrique depuis plus de 30 ans des compléments alimentaires sur mesure sous forme de poudre, de gélules et de liquide. 543 références (matières premières, composants, emballages) 65 formulations 35 employés
DÉFIS
Certification CGMP obligatoire Difficulté à assurer la traçabilité des données Conversions manuelles de densité chronophages et sources d'erreurs Vérification des substitutions complexe et chronophage Manque de données sur le coût des marchandises vendues Préparation des audits difficile
SOLUTION
Mar-Kov : Contrôle des lots et gestion des stocks
RÉSULTATS
Certification CGMP en bonne voie Accès immédiat à des données traçables et vérifiables Conversions de densité rapides, automatisées et précises à 100 % Vérification simple et immédiate des substitutions Informations stratégiques essentielles grâce au coût des marchandises vendues Prêt pour les audits, facilement et rapidement
LA CROISSANCE FUTURE DE CANYONSIDE DÉPEND de la certification CGMP, car des détaillants tels qu’Amazon, Walmart, Costco et Walgreens l’exigent désormais.
« Nous avions besoin de données traçables, vérifiables et précises, ainsi que de procédures opérationnelles standard (SOP), pour obtenir la certification des bonnes pratiques de fabrication actuelles (CGMP), car jusqu’à 90 % de nos ventes l’exigeront – Mar-Kov nous aide à y parvenir », explique Tom Atkin, directeur de la chaîne d’approvisionnement chez Canyonside Labs. « Une fois que nous aurons obtenu la certification CGMP, nous pourrons attirer de nouveaux clients et fabriquer des produits nécessitant cette certification pour nos clients existants.
La certification CGMP, dont l'application est contrôlée par la Food and Drug Administration (FDA) américaine, était la seule voie possible pour Canyonside. Plus que jamais, les principaux clients de Canyonside, ainsi que ses futurs clients, vendent leurs produits à des détaillants qui exigent cette certification CGMP.
« Les BPF sont un sujet brûlant en matière de réglementation et de commercialisation : personne ne souhaite que ses produits soient refusés ou signalés par Amazon ou tout autre détaillant », explique Tom
« Les BPF sont un sujet brûlant en matière de réglementation et de commercialisation : personne ne souhaite que ses produits soient refusés ou signalés par Amazon ou tout autre détaillant », explique Tom
Tom Atkin
Directeur de la chaîne d'approvisionnement, Canyonside Labs
DONNÉES PRÉCISES, PROCÉDURES OPÉRATIONNELLES STANDARDISÉES ET RÉPÉTABLES
Dans le cadre des BPF, Canyonside avait besoin d’un accès immédiat à des données précises et à jour (stocks, coûts, formulations). L’entreprise devait également s’assurer que les opérateurs et les employés de production respectaient systématiquement ses procédures opérationnelles standard (SOP). Les employés savent que le respect de ces procédures est obligatoire, car Mar-Kov émet des « arrêts » s’ils omettent une étape. Par exemple, Mar-Kov vérifie si les ingrédients ont dépassé leur date de péremption ou de contrôle. Si ce n’est pas le cas, les employés ne peuvent pas passer à l’étape suivante.
« Mar-Kov sert à rappeler et à inciter les employés qui ont tendance à se concentrer davantage sur l'accomplissement des tâches qui leur sont confiées plutôt que de vérifier minutieusement chacune de leurs actions », explique Tom. « C'est également très utile du point de vue des bonnes pratiques de fabrication (CGMP). »
CONVERSION DE LA DENSITÉ – SI SIMPLE, SI ESSENTIELLE
Avant même que les exigences des BPF ne motivent le déménagement chez Mar-Kov, la nouvelle équipe de direction de Canyonside savait que les systèmes mis en place par les anciens propriétaires posaient problème. Après avoir travaillé avec ces systèmes, les responsables avaient constaté qu’ils étaient obsolètes et qu’ils ne permettaient pas d’intégrer tous les aspects de l’activité : approvisionnement, gestion des stocks, mélange et formulation, encapsulation, production des produits finis et expédition.
Bien que Canyonside ait passé au crible plusieurs plateformes, aucune ne répondait à ses besoins. Un chimiste et formulateur de Canyonside a recommandé Mar-Kov en raison de ses nombreuses fonctionnalités, notamment sa fonction de conversion de densité.
« Les fonctions de conversion de densité et d'unités de Mar-Kov nous ont vraiment convaincus, car chaque jour, nos employés devaient effectuer manuellement des centaines de conversions de densité et d'unités », explique Tom.
Le calcul de la densité massique par rapport au volume est simple. Mais d'après l'expérience de Canyonside, aucune autre plateforme ni aucun autre logiciel ne le réalise aussi facilement ni avec autant de précision que Mar-Kov. En effet, certains ne proposent tout simplement pas de fonction de conversion de densité.
« Grâce au calcul de densité de Mar-Kov, nos achats, nos stocks et nos recettes sont toujours précis », explique Tom.
Les utilisateurs saisissent la densité de l'ingrédient et Mar-Kov convertit le volume en masse. Mar-Kov permet de gagner du temps et d'éliminer les erreurs liées au calcul manuel de la densité. Avant l'arrivée de Mar-Kov, les employés passaient beaucoup trop de temps à ajuster le coût des marchandises vendues et à les affecter aux déchets généraux ou aux pertes.
« Notre stock et nos recettes sont à jour, car c’est Mar-Kov qui s’occupe de tout », explique Tom. « Nous savons si un produit est en stock, en quelle quantité et quelle est sa date de péremption. »
De plus, Mar-Kov convertit automatiquement tous les types d’unités de mesure de poids et de volume, par exemple les kilogrammes, les grammes, les litres, les livres, les gallons et même les moles. Ainsi, Canyonside commande ses ingrédients dans les unités choisies par ses fournisseurs afin de garantir l’exactitude des bons de commande et des stocks.
VÉRIFICATION IMMÉDIATE DES REMPLACEMENTS
La certification CGMP exige également la traçabilité des ingrédients – et Mar-Kov répond à cette exigence. L'entreprise attribue à chaque ingrédient un numéro d'identification unique (RMID). Peu importe le nombre de combinaisons fournisseur/fabricant associées à cet ingrédient.
Avant Mar-Kov, les systèmes de Canyonside attribuaient un RMID à chaque ingrédient et à chaque combinaison fournisseur/fabricant. Plus de 20 % des matières premières de Canyonside disposaient d’au moins deux RMID approuvés, et certaines en comptaient jusqu’à cinq. Si l’ingrédient spécifié dans la formule n’était pas disponible, les préparateurs, les responsables et même les acheteurs passaient des heures à déterminer quelles substitutions avaient été approuvées.
« Mar-Kov nous facilite énormément la tâche : un seul chiffre par ingrédient », explique Tom. « Avant, les substitutions étaient d’une complexité incroyable : un véritable cauchemar qui entraînait parfois l’arrêt de la production et des retards de livraison. »
GÉRER LES MARGES GRÂCE À L'ANALYSE DES DONNÉES
Canyonside utilise également ces données précises et actualisées pour mieux comprendre et gérer ses marges. Mar-Kov assure le suivi de la main-d'œuvre directe, des rendements des recettes et des pertes de matières entre les phases de mélange et d'encapsulation.
La machine doit-elle être reconfigurée, entretenue ou remplacée ? Les opérateurs ont-ils besoin d'une formation ou d'un accompagnement supplémentaires ? Est-il possible d'augmenter les marges sur un produit en réduisant les coûts, ou une hausse des prix est-elle nécessaire ? Quels sont les produits et les clients qu'il vaut la peine de conserver ? Faut-il abandonner certains produits ? Quel type de clients vaut-il la peine de cibler ?
« Mar-Kov nous aide à évaluer notre rentabilité et à déterminer comment améliorer nos marges », explique Tom.
Avant même que Canyonside n'intègre ses balances, Mar-Kov avait constaté qu'un ingrédient essentiel se situait 30 % en dessous de la quantité requise et en avait identifié la cause première.
« Mar-Kov a évité une erreur qui aurait pu avoir des conséquences désastreuses et nous a expliqué ce qui l’avait provoquée », explique Tom. « Pour résoudre ce problème par nous-mêmes, nous aurions dû vérifier physiquement chaque sac d’ingrédients, ce qui aurait été une tâche pratiquement impossible. »
TOUJOURS PRÊT POUR UN AUDIT
Lorsque la FDA a appris que Canyonside exerçait ses activités en tant que nouvelle entreprise avec de nouveaux propriétaires, un contrôle s'imposait.
« L'auditeur de la FDA a été impressionné par notre esprit d'initiative et par les efforts que nous avons déployés pour nous mettre en conformité », explique Tom. « Mar-Kov a joué un rôle essentiel dans cette démarche. »
Alors que Canyonside se projette au-delà des audits de certification CGMP, l'entreprise sait que Mar-Kov lui offre un accès immédiat aux rapports et données précis, contrôlables et traçables attendus par les différents auditeurs.
« On sera prêts – grâce à Mar-Kov », déclare Tom.
PRIX ABORDABLE, FONCTIONNALITÉS AVANCÉES
Canyonside continue d'apprécier les nombreuses fonctionnalités de Mar-Kov ainsi que son rapport qualité-prix. Seuls 30 % des employés de Canyonside sont des utilisateurs simultanés ; la tarification par utilisateur simultané proposée par Mar-Kov a donc permis de réaliser des économies substantielles par rapport aux modèles facturés par employé.
« Les concurrents proposaient moins de fonctionnalités et coûtaient jusqu’à 350 % plus cher », explique Tom, qui souligne que le responsable de l’embouteillage de Canyonside, pourtant peu à l’aise avec la technologie, a volontiers adopté Mar-Kov en raison de sa grande simplicité d’utilisation.
